Hoe een gestandaardiseerde bedieningsprocedure te schrijven

Een gestandaardiseerde operationele procedure (SOP) is een document dat bestaat uit stapsgewijze instructies die uitleggen hoe een taak moet worden uitgevoerd. Een POE die al bestaat, kan worden gewijzigd of geüpdatet, of je kunt zelfs in het scenario zitten dat je er een vanuit het niets moet schrijven. Het klinkt uitdagend, maar het is echt een lijst met dingen om heel, heel, heel uitgebreid te doen. Ga door naar stap 1 om te beginnen met schrijven.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Tips

stappen

Deel 1

Formatteer de POE

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 1

Kies het formaat Er is geen goede of foute manier om een PEO te schrijven. Uw bedrijf heeft echter waarschijnlijk een PEO-nummer waarnaar u kunt verwijzen om de richtlijnen met betrekking tot het formaat te verkrijgen, die uw voorkeuren aangeven. Als dat het geval is, gebruikt u de vorige POE als een sjabloon. Als het nog niet bestaat, hebt u enkele opties:

Een eenvoudig stappenplan, dit is voor routinematige procedures die kort zijn, die weinig mogelijke resultaten hebben en die concreet zijn. Afgezien van de nodige documentatie en beveiligingsgidsen, is het eigenlijk maar een lijst met eenvoudige zinnen die de lezer vertellen wat hij moet doen.
Een hiërarchisch formaat van stappen. Dit wordt meestal gebruikt voor lange procedures, procedures met meer dan tien stappen, waarbij sommige beslissingen moeten worden genomen, waaronder verduidelijkingen en terminologie. Dit is meestal een lijst van de belangrijkste stappen met sublevels in een zeer specifieke volgorde.
Een stroomdiagramindeling Als de procedure meer op een kaart lijkt en een oneindig aantal resultatenmogelijkheden heeft, is een stroomdiagram uw beste optie. Dit is het formaat dat u zou moeten kiezen als de resultaten niet altijd voorspelbaar zijn.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 2

Overweeg de lezer. Er zijn drie belangrijke factoren die u moet overwegen voordat u begint met het schrijven van de SOP:

Eerdere kennis van de lezer Ken je de organisatie en zijn procedures? Kent u de terminologie ervan? De taal die u gebruikt, moet overeenkomen met de kennis en investituur van de lezer.

Het taalvermogen van de lezer. Is er een mogelijkheid dat mensen die je taal niet kennen, naar toe gaan lees je POE? Als dit een probleem is, is het een goed idee om veel expliciete afbeeldingen en diagrammen op te nemen.

Het aantal lezers. Als veel mensen uw POE lezen (vanuit verschillende taken), moet u het document als een gesprek opmaken: gebruiker 1 voltooit een actie, gevolgd door gebruiker 2, enzovoort tot het einde. Op die manier kan elke lezer zien hoe hij of zij een integraal tandwiel is voor de goed geoliede en gemonteerde machine.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 3

beschouwt jouw kennis Het komt hierop neer: bent u de juiste persoon om de procedure te schrijven? Weet jij wat het proces met zich meebrengt? Wat kan falen? Hoe het te beveiligen? Als je dit niet weet, is het beter voor iemand anders om het te doen. Een slecht geschreven POE, of nog erger, een onnauwkeurige, zal niet alleen de productiviteit verminderen en tot organisatorische fouten leiden, maar kan ook onveilig zijn en negatieve gevolgen hebben voor uw team en het milieu. Kortom, het is een risico dat u niet zou moeten nemen.

Als het een project is dat aan u is toegewezen en waarvan u zich verplicht voelt (of verplicht bent) om het in te vullen, hoeft u niet bang te zijn om hulp te vragen aan anderen die de procedure elke dag afronden. Het doen van interviews is een normaal onderdeel van elk proces van het maken van een SOP.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 4

Besluit om het korte of lange formaat voor je POE te gebruiken. Als u een PEO schrijft of bijwerkt voor een groep personen die het protocol, de terminologie, enz. Kent, en alleen baat zou hebben bij een korte POE en tot het punt dat het meer een opgesomde lijst met stappen is, kunt u het verkorte formulier gebruiken.

Afgezien van het basisdoel en de relevante informatie (datum, auteur, identificatienummer, enz.), Is het slechts een lijst met stappen. Wanneer u geen details of verduidelijkingen nodig heeft, is dit de manier om het te doen.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 5

Houd het doel van uw PEO in gedachten. Wat voor de hand ligt, is dat het een procedure is voor uw organisatie die acties herhaalt, keer op keer. Maar is er een specifieke reden waarom deze SOP bijzonder nuttig is? Moet het de veiligheid benadrukken? Nalevingsmaatregelen? Wordt het gebruikt voor dagelijkse training? Dit zijn enkele redenen waarom uw POE noodzakelijk is voor het succes van uw team:

Om ervoor te zorgen dat aan nalevingsnormen wordt voldaan

Om de productie-eisen te maximaliseren

Om ervoor te zorgen dat de procedure geen nadelige of milieueffecten heeft

Het zal toevallig de veiligheid garanderen

Om te garanderen dat alles volgens de kalender verloopt

Om fabricagefouten te voorkomen

Te gebruiken als een trainingsdocument

Als je weet wat je POE moet benadrukken, zal het gemakkelijker zijn om te structureren wat je rond deze punten schrijft. Het zal ook gemakkelijker zijn om te overwegen hoe belangrijk uw PEO is.

Deel 2

Schrijf de POE

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 6

Het behandelt het nodige materiaal. Over het algemeen bestaan technische PEOS uit vier elementen anders dan de procedure als zodanig:Titel van de pagina. Dit omvat 1) de titel van de procedure, 2) een identificatienummer van de POE, 3) de datum van uitgifte of herziening, 4) de naam van het agentschap, de afdeling of het bijkantoor waarop de POE van toepassing is en 5) de handtekeningen van de die de SOP heeft voorbereid en goedgekeurd. Dit kan in het gewenste formaat zijn, zolang de informatie maar duidelijk is.Inhoudsopgave. Dit is alleen nodig als uw POE erg lang is, zodat het gemakkelijk te raadplegen is. De standaard inhoud is de inhoud van de POE.Kwaliteitsborging of kwaliteitscontrole. Een procedure is geen goede procedure als deze niet kan worden beoordeeld. Het levert de benodigde materialen en details zodat de lezer kan garanderen dat ze de gewenste resultaten hebben behaald. Dit kan al dan niet andere documenten omvatten, zoals prestatie-evaluatiemonsters.referentie. Zorg ervoor dat u alle geciteerde of significante referenties vermeldt. Als u verwijst naar andere SOP`s, zorg dan dat u de nodige informatie in de bijlage bijvoegt.
Uw organisatie heeft mogelijk een ander protocol dan dit. Als er andere SOP`s zijn waarnaar u kunt verwijzen, verlaat u deze structuur en houdt u zich aan het bestaande.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 7

Overweeg voor de procedure zelf het volgende:

Toepassingsgebied en toepasbaarheid. Met andere woorden, het beschrijft het doel van het proces, zijn limieten en hoe het wordt gebruikt. Het omvat normen, wettelijke vereisten, rollen en verantwoordelijkheden en inputs en outputs.

Methodologie en procedures.Het is de kern van de zaak, het geeft een overzicht van alle stappen met de nodige details, inclusief de benodigde apparatuur. Het behandelt opeenvolgende procedures en beslissingsfactoren. Raadpleeg de mogelijkheden en mogelijke interferenties of veiligheidsoverwegingen.

Verduidelijking van terminologie. Identificeer acroniemen, afkortingen en alle zinnen die niet in de gemeenschappelijke taal voorkomen.

Gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen. Om op te nemen in zijn eigen sectie en langs de stappen waar het een probleem is. Laat dit gedeelte niet over het hoofd.

Uitrusting en benodigdheden Volledige lijst van wat nodig is en wanneer het nodig is, waar de apparatuur, apparatuurstandaarden, enz. Te vinden zijn.

Voorzorgsmaatregelen en interferentie. Het is eigenlijk het probleemoplossende gedeelte. Het gaat over wat er mis kan gaan, wat moet worden bewaakt en wat het einde van het ideale product zou kunnen verstoren.

Geef elk van deze onderwerpen een eigen gedeelte (meestal aangeduid met cijfers of letters) om te voorkomen dat uw POE voluit en verwarrend is en gemakkelijke referentie mogelijk maakt.

Het is niet voor niets een uitputtende lijst, het is slechts het topje van de ijsberg van procedures. Uw organisatie kan andere aspecten specificeren die aandacht vereisen.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 8

Maak uw schrijven bondig en gemakkelijk te lezen. De kans is groot dat de lezer er niet voor kiest om het voor de lol te lezen. U moet het kort en duidelijk houden, anders gaat uw aandacht verloren of vindt u het document formidabel en moeilijk te begrijpen. Houd de zinnen in het algemeen zo kort mogelijk.

Dit is een slecht voorbeeld: Zorg ervoor dat u al het stof uit de luchtkanalen verwijdert voordat u het gaat gebruiken.

Dit is een goed voorbeeld: verwijdert al het stof uit de luchtkanalen voordat ze worden gebruikt.

Gebruik het woord in het algemeen niet je. Het moet impliciet zijn. Spreek met een actieve stem en begin je zinnen met actiewerkwoorden.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 9

Voer indien nodig een interview af met het personeel dat bij het proces betrokken is, over hoe de taak uit te voeren. Het laatste wat je wilt doen is een POE schrijven die niet klopt. Je zult de veiligheid van je team, de effectiviteit en de tijd ervan in gevaar brengen en je zult een vast proces volgen zonder op te letten, iets dat je collega`s als aanstootgevend zullen ervaren. Vraag het alsjeblieft! Je wilt het goed doen.

Als u het niet weet, vraag het dan aan andere mensen, die alle rollen en verantwoordelijkheden beslaan. Een teamlid kan een standaardprocedure niet volgen of een ander lid kan slechts in een deel van het proces worden betrokken.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 10

Scheid grote tekstfragmenten met afbeeldingen en stroomdiagrammen. Als je een of twee stappen hebt die bijzonder intimiderend zijn, geef je de lezer een soort tabel of diagram. Het zal gemakkelijker te lezen zijn en de geest een korte pauze geven zodat alles zinvol is. En het zal vollediger en beter geschreven zijn.

Neem ze niet alleen mee om uw POE te stapelen - doe dit alleen als dat nodig is of als u een lacune wilt vullen vanwege de taal.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 11

Zorg ervoor dat elke pagina een controlotatie heeft van het document. Uw PEO is waarschijnlijk een van de vele POE`s, daarom heeft uw organisatie misschien een soort grotere database om alles in een referentiesysteem te catalogiseren. Uw PEO maakt deel uit van dit referentiesysteem en heeft daarom een bepaald type code nodig. Dat is waar de notatie in het spel komt.

Elke pagina moet een korte titel of identificatienummer, een revisienummer, datum en # van # in de rechterbovenhoek (voor de meeste indelingen). U hebt al dan niet een voetnoot nodig (of voegt deze toe in de voetnoot), afhankelijk van de voorkeuren van de organisatie.

Deel 3

Zorg voor succes en effectiviteit

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 12

Test de procedure. Als je de procedure niet wilt proberen, heb je waarschijnlijk niet zo goed geschreven. Maak iemand met een Beperkte kennis van het proces (of een persoon die de gemiddelde lezer vertegenwoordigt) gebruikt uw SOP als een leidraad. Welke problemen heb je gevonden? Als dat er was, bekijk het en breng de nodige verbeteringen aan.
Het is beter dat meerdere mensen de SOP proberen. Verschillende individuen zullen verschillende problemen hebben, waardoor een breed scala aan antwoorden mogelijk is (in de hoop dat ze nuttig zijn).
Zorg ervoor dat u de procedure probeert met iemand die het nog nooit eerder heeft gedaan. Iedereen met voorkennis gaat door
uw kennis om het proces uit te voeren en niet uw werk, zonder het doel te bereiken.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 13

Laat degenen die de procedure daadwerkelijk uitvoeren de PEO beoordelen. Aan het eind van de dag Het maakt echt niet uit wat je baas van de PEO denkt. Degenen die Het maakt echt uit dat ze het werk doen. Dus voordat je je werk aan je meerderen overdraagt, laat het dan zien aan degenen die het zullen doen (of aan hen die het doen). Wat denken ze? hen?

Door ze betrokken te laten worden en te laten voelen dat ze deel uitmaken van het proces, zullen ze de PEO waaraan je werkt, accepteren. En ze zullen zeker heel goede ideeën hebben.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 14

Laat uw adviseurs en het Quality Assurance-team de PEO beoordelen. Zodra het team je goedkeuring heeft gegeven, stuur het dan naar je adviseurs. Waarschijnlijk zullen ze minder suggesties hebben over de inhoud zelf, maar ze zullen je laten weten of het voldoet aan de vereisten van het formaat, of er iets is dat je over het hoofd hebt gezien en volg het protocol om het officieel te maken en toe te voegen aan het systeem.

Volg de PEO-goedkeuringen met behulp van documentbeheersystemen om ervoor te zorgen dat u het controletraject volgt voor goedkeuringen. Dit is afhankelijk van elke organisatie. Kortom, u wilt dat alles voldoet aan de richtlijnen en voorschriften.

Handtekeningen zijn nodig en de meeste organisaties hebben momenteel geen probleem met het accepteren van elektronische handtekeningen.

Titel afbeelding Write a Standard Operating Procedure Step 15

Zodra het is goedgekeurd, start u met de implementatie van de PEO. Dit kan de uitvoering van een formele training voor het getroffen personeel inhouden (bijvoorbeeld face-to-face training, elektronische training, enz.) Of dat uw procedure uiteindelijk in de badkamer hangt. Wat het ook is, zorg dat het geïmplementeerd wordt! Je hebt eraan gewerkt. Het is tijd om erkend te worden.

Zorg ervoor dat je POE up-to-date blijft. Als het ooit verouderd raakt, werk het dan bij, laat de updates goedkeuren en documenteren en distribueer de POE zo nodig. De veiligheid van uw team, productiviteit en succes hangen ervan af.

tips

Vergeet niet om de aandeelhouders zoveel mogelijk te betrekken, zodat het gedocumenteerde proces de echte is.
Controleer de duidelijkheid. Zorg ervoor dat er geen meerdere interpretaties zijn. Laat de procedure zien aan iemand die het proces niet kent en laat ze u vertellen wat zij denken dat het beschrijft - u zult misschien verrast zijn.
Gebruik de stroomdiagrammen en grafische weergaven, zodat de lezer het proces duidelijk begrijpt.
Gebruik eenvoudig Spaans om de stappen uit te leggen.
Laat verschillende mensen uw document beoordelen voordat ze goedkeuring vragen.
Vergeet niet de POE-geschiedenis te documenteren voor elke versieverandering.
Controleer of er een oude versie van de POE is voordat je de POE gaat schrijven. U kunt slechts een paar snelle wijzigingen aanbrengen. Zorg er wel voor dat je die documenteert

Delen op sociale netwerken:

Verwant