Hoe de prestaties van uw werknemers te documenteren

Als u de leiding heeft over andere mensen, is de documentatie een communicatiemiddel dat u kunt gebruiken om de feiten te bewaren en de dubbelzinnigheden te elimineren. Nauwkeurige documentatie van prestaties, hetzij goed of slecht, en disciplinaire maatregelen, indien nodig, is essentieel voor de langdurige zorg voor uw werknemers.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 1

Problemen met documentpersoneel als ze zich voordoen, niet weken of maanden later. Om dit doel te bereiken, moeten de documenten een nauwkeurige uitleg bevatten van wat door de individuen werd besproken en wat er op bepaalde data gebeurde.

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 2

Scheid een beetje tijd af. Het voordeel van de documentatie is veel meer waard dan de tijd en moeite die het kost om gesprekken te voeren over de prestaties van uw werknemers. Schrijf de onderwerpen die zijn besproken, wie aanwezig was, welke problemen ontstonden en welke beloften of afspraken werden gemaakt, op deze manier creëer je een gedocumenteerde basis voor toekomstige referenties. Het creëren van een goed gedocumenteerd dossier over een medewerker vermijdt misverstanden tussen alle betrokken partijen en beschermt u en uw werknemer wettelijk in geval van een rechtszaak.

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 3

Beschrijf de belangrijkste punten van het gesprek. Vat de onderhandelde voorwaarden samen, voorzorgsmaatregelen uitgelegd aan de werknemer, specifieke prestatiemaatstaven die ze samen hebben beoordeeld en de punten die beide partijen hebben vastgelegd. Bijvoorbeeld: wie doet wat, deadline, etc.

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 4

Blijf bij de feiten. Probeer niet uw aantekeningen van gesprekken met werknemers te laten lijken op een persoonlijk dagboek, waarin u uw mening uitdrukt en emoties deelt. De documenten kunnen in een rechtbank worden omgezet in openbare documenten, zodat er duidelijke en professionele aantekeningen worden gemaakt. Schrijf op een onverschillige toon, alsof je een vreemde bent die gedetailleerd aangeeft wat er op een veilige afstand gebeurt. Focus op de kwaliteit van werk, gedrag en gedrag, fouten en beschikbaarheid. Val het karakter van de werknemer niet aan.

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 5

Bevat voorbeelden en andere bronnen om een solide document te maken. Dit zal anders zijn, afhankelijk van de situatie die u presenteert. Voorbeelden hiervan zijn: klachtenbrieven voor klanten als bewijs van slechte service door een medewerker, kopieën van inleverbonnen om vertraging te bewijzen, kopie van de analyse van een consultant om de lage productiviteit van een medewerker te testen, enz. .

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 6

Documenteer de disciplinaire vergaderingen met de werknemers door aantekeningen te maken die drie elementen van de gesprekken samenvatten.

De aanvaardbare prestatienorm, of de minimale verwachting, aangezien dit van toepassing is op het onderwerp dat besproken wordt.

De mate waarin de medewerker aan de gestelde doelen heeft voldaan of niet. Toont elke overtreding van de regels en disciplinaire handelingen.

Het perspectief, de reactie of de positie van de medewerker op het onderwerp. Het toont een gedetailleerde uitleg van uw punten, zelfs als u het er niet mee eens bent of twijfelt aan de geldigheid ervan.

Titel afbeelding Document Employee Performance Step 7

Vraag een medewerker om de acceptatie van uw documentatie te bekijken en ondertekenen. Hoewel sommige werknemers zullen weigeren, toont uw aanbod te goeder trouw aan. Als uw werknemer weigert om het papierwerk te ondertekenen, leg dan uit dat uw handtekening aangeeft dat u met hen hebt gesproken, niet dat ze accepteren wat het document zegt. Als ze het er niet mee eens zijn, zeg dan dat ze zich moeten houden aan een amendement.

tips

Volg het model van de afbeelding.
Medewerkers en hun advocaten vechten routinematig wat zij als een onweerlegbaar feit beschouwen. Daarom is het belangrijk om bewijsmateriaal in de archieven te verzamelen om uw documentatie te onderbouwen. Overweeg het opnemen van gedetailleerde ooggetuigenverslagen, foto`s, kopieën van gedateerde e-mails of andere voorbeelden die de aard van de handelingen benadrukken.
Je moet kennis nemen van gelijke kansen. Documenteer niet alleen de fouten van uw werknemers. Bouw een bestand voor elke werknemer en noteer prestatieproblemen, goed of slecht, voor elk lid van uw team. Door positieve uitvoeringen te documenteren, zie je eruit als een eerlijke supervisor. Als je je documentatie beperkt tot de makers van het probleem, kun je uiteindelijk op het juridische kantoor stappen als een andere counselor zegt dat je iemand vanaf het begin wilt "verdwijnen" of anderen wilt beschermen.
Los 10 minuten per dag om inhoudelijke gesprekken met uw werknemers te documenteren. De beste tijd om dit te documenteren is de laatste 10 minuten voordat je het kantoor verlaat, op die manier zijn de gebeurtenissen van de dag nieuw voor je. Na het bijwerken van de bestanden van uw werknemers, creëert u de gewoonte om de kast te vergrendelen als de laatste handeling van de werkdag.

Delen op sociale netwerken:

Verwant