Hoe een procesdocument te maken

De procesdocumenten zijn een logische volgorde van essentiële stappen om een ​​proces met succes te voltooien en een gewenst resultaat te bereiken. De inhoud van dit type document kan eenvoudig of ingewikkeld zijn, afhankelijk van de complexiteit van de stappen die het algemene proces vormen. Desondanks vereist de basisbenadering het bepalen van elk van de stappen die met succes moeten worden voltooid, de meest logische volgorde of de volgorde waarin elke stap moet worden uitgevoerd en wat er werkelijk moet worden bereikt door elke stap te voltooien. Met deze basisproblemen in het achterhoofd, is het mogelijk om procesdocumentatie te maken voor alles van het koken van een ei tot het runnen van een internationale marketingcampagne.

2

Catalogus de middelen die nodig zijn om het proces succesvol af te ronden. Het omvat niet alleen tastbare hulpbronnen zoals geld en apparatuur, maar ook tijd en ervaring. Dit is handig wanneer u precies wilt bepalen hoe u de stappen moet uitvoeren en hoe u deze zo efficiënt mogelijk kunt uitvoeren.

3

Denk aan de logische volgorde van gebeurtenissen die moeten plaatsvinden voordat het proces verder kan gaan. Het feit van het voltooien van een stap effent vaak de weg voor de uitvoering van de volgende stap van de reeks. Voordat u bijvoorbeeld een brief schrijft, moet u het doel van de brief definiëren, die op zijn beurt nodig is om deze per post te kunnen verzenden.

4

Sorteer de stappen geïdentificeerd in de meest logische volgorde. Zorg ervoor dat elke stap die wordt voltooid, je gemakkelijk kunt voorbereiden om de volgende stap van de reeks te voltooien, zodat de laatste stap het hoofddoel van het proces mogelijk maakt.

5

Maak een lijst met uitzonderingen voor elk snijpunt van de procesreeks. De uitzonderingen zijn de resultaten van elke stap van het proces met een lage waarschijnlijkheid van voorkomen, maar toch kunnen ze de verplaatsing van het proces doorsturen als ze niet goed worden behandeld. Het doel van het identificeren en behandelen van mogelijke uitzonderingen is om onvoorziene acties te plannen om elke stap te voltooien zonder een onverwachte gebeurtenis die de loop van het hele proces afwijkt.

6

Test de reeks. Probeer indien mogelijk het proces te voltooien door elke stap in de juiste volgorde te volgen. Dit maakt het mogelijk om de instructies voor elke stap te verfijnen en ervoor te zorgen dat in elk geval het gewenste effect wordt bereikt. Een daadwerkelijke test van de sequentie vergemakkelijkt vaak de identificatie van kleine factoren die eerder over het hoofd zijn gezien en maakt de uiteindelijke versie van het procesdocument logischer en uitgebreider.