Hoe een verandermanagementplan te schrijven

Er zijn twee soorten wijzigingsbeheerplannen. De ene gaat over de impact van het veranderen van een organisatie, het faciliteren van de transitie. De andere monitort de wijzigingen in een enkel project en maakt een duidelijk overzicht van aanpassingen of aanpassingen van het product binnen de reikwijdte van het project. Beide plannen zijn bedoeld om duidelijk en precies te communiceren wat er moet gebeuren.

stappen

2

Definieer het type en de omvang van de wijzigingen. Beschrijf in het kort de verwachte aard van het project voor verandermanagement. Bepaal of dit van invloed is op banen, procesveranderingen, beleidswijzigingen en structurele organisatie. Maak een lijst met afdelingen, werkgroepen, systemen of andere componenten die mogelijk worden gewijzigd.

3

Beschrijf de steun van de belanghebbende partijen. Maak een lijst van alle betrokken partijen die door het plan worden getroffen, bijvoorbeeld het management, de projectmanager, de projectsponsor, de eindgebruikers en de werknemers die door de wijziging zijn getroffen. Geef voor elke melding op of de geïnteresseerde de wijziging ondersteunt of niet ondersteunt.

4

Creëer een change managementteam. Dit team is verantwoordelijk voor communicatie met alle geïnteresseerde partijen, luisteren naar zorgen en ervoor zorgen dat de verandering zo vloeiend mogelijk is. Kies mensen met een hoge geloofwaardigheid in de organisatie en goede communicatieve vaardigheden.

5

Ontwikkel een aanpak voor het management van de organisatie. De volledige steun van de zwaargewichten van de organisatie is fundamenteel voor het succes van verandering. Het stelt elk hooggeplaatst personeelslid in staat om feedback te geven over de verandering en werkt samen met iedereen om een ​​actieve rol te spelen bij het demonstreren en bepleiten van de veranderingen.

6

Maak een plan voor elke stakeholder. Voor elke belanghebbende omvat het de mensen die de verandering ondersteunen en beoordeelt de risico`s en zorgen die hiermee gemoeid zijn. Wijs het team voor wijzigingsbeheer de taak toe om deze zorgen weg te nemen.

7

Maak een communicatieplan. Communicatie is het belangrijkste onderdeel van verandermanagement. Communiceer regelmatig met elke betrokken persoon. Het versterkt de redenen achter de verandering en de voordelen ervan.

8

Bewaak de weerstand. Er is altijd weerstand tegen verandering. Dit gebeurt op individueel niveau, dus communiceer persoonlijk met de belanghebbenden om de oorzaak te achterhalen. Monitor klachten op een zodanige manier dat het change management team actie kan ondernemen. Deze zorgen omvatten meestal:

9

Richt de obstakels. Veel klachten moeten worden gedekt door een toename van de communicatie of een verandering in de communicatiestrategie die specifieke problemen aanpakt. Anderen vereisen aanvullende benaderingen, die mogelijk in uw plan zijn opgenomen of door het Change Management Team om het uit te voeren wanneer dat nodig is. Overweeg welke geschikt is voor uw organisatie:

2

Overweeg een change control board te maken. Softwareprojecten bevatten meestal een change control board, samengesteld uit vertegenwoordigers van elke stakeholdergroep. Het bestuur keurt alle wijzigingsverzoeken goed in plaats van de projectdirecteur en communiceert beslissingen aan geïnteresseerde partijen. Deze aanpak werkt goed voor projecten met veel belanghebbenden en projecten waarvoor een frequente herevaluatie van de scope- en baselinedoelstellingen nodig is.

3

Maak een proces om wijzigingsverzoeken uit te voeren. Zodra iemand in het projectteam een ​​stap voorwaarts identificeert, hoe gaat het dan van een idee naar een realiteit zijn? Beschrijf dit proces hier, zoals afgesproken door het team. Hier is een voorbeeld:

4

Maak een wijzigingsaanvraagformulier. Bij elk wijzigingsverzoek moeten de volgende gegevens worden opgenomen en in het wijzigingslogboek worden ingevoerd.

5

Voeg extra informatie toe aan het wijzigingslogboek. Het wijzigingslogboek moet ook beslissingen en implementatie volgen. Naast de informatie die is gekopieerd van het wijzigingsverzoekformulier, heeft u ruimte nodig voor het volgende:

6

Volg de belangrijkste beslissingen. Naast het dagelijkse veranderingsrecord, kan het project profiteren van een record van belangrijke beslissingen. Deze record kan het monitoren van langlopende projecten of projecten die leiderschapswijzigingen ondergaan vergemakkelijken. Dit record kan ook de communicatie met klanten of het adres begeleiden. Voor elke wijziging in deadlines, scope- of projectvereisten, prioriteitsniveaus of strategie, moet de volgende informatie worden opgenomen: