Hoe een samenwerkingsproject te starten

Het starten van een project is niet eenvoudig. Er zijn veel elementen die elke dag moeten worden beheerd. Als dit wordt toegevoegd aan het feit dat steeds meer mensen in collaboratieve omgevingen werken, verdrievoudigt de complicatie.

Vanuit zakelijk oogpunt moeten de projecten in lijn zijn met de bedrijfsstrategie, maar vooral moet elk van de uitgevoerde acties overeenkomen met de cultuur van de organisatie. Dat wil zeggen, met de mensen die deel uitmaken van het bedrijf. Sterker nog, dat wordt vaak gezegd van de moeilijkste dingen in de bedrijfskunde is het managen van mensen.

Een samenwerkingsproject is dus een reeks activiteiten die worden uitgevoerd om een ​​specifieke doelstelling te bereiken, op basis van specifieke vereisten en een specifiek werkteam. Verschillende multidisciplinaire medewerkers van uiteenlopende aard en herkomst kunnen aan dit team deelnemen. Daarom zijn enkele belangrijke elementen vanaf het begin van de planning geïntegreerd.

Dit artikel gaat in detail hoe een samenwerkingsproject moet worden gestart, waarbij verschillende soorten professionals zijn betrokken. En is dat de basis van een succesvol project om te weten hoe een adequate communicatie tot stand te brengen met al zijn stakeholders.

3

Selecteer een planningsapp in de cloud. In een samenwerkingsproject is het essentieel dat u online hulpmiddelen gebruikt. Veel teams werken op afstand, dus een app waarmee ze vloeiend kunnen communiceren terwijl ze op de hoogte zijn van wat ze moeten doen en wanneer ze dat moeten doen, staat centraal. Er zijn veel taakmanagers zoals Trello, Asana, een van de meest populaire. Nog niet zo lang geleden nemen meer complete en eenvoudig te gebruiken online planningstools zoals Sinnaps, een van de meest intuïtieve op de markt, een leidende rol.

4

Identificeer de noodzakelijke activiteiten. Het is tijd om een ​​eerste planning te maken voordat u aan een samenwerkingsproject begint. Met deze schets kan de communicatie met het team op een duidelijke, eenvoudige en directe manier worden gestart. Om dit te doen, verdeel het project in blokken en identificeer de belangrijkste activiteiten. Als uw management is gebaseerd op agile methodologieën, kunt u de eerste taken uitvoeren die nodig zijn om zo snel mogelijk met de uitvoering van het project te beginnen.

5

Identificeer alle geïnteresseerden in het project. Voordat u het team belt, moet u weten wie alle stakeholders van het project zijn. Welke mensen zijn op de een of andere manier betrokken bij het nagestreefde doel? Voor wie is het van invloed dat het project in het begin of onder het geschatte budget aan het begin eindigt?

6

Wijs verantwoordelijkheden toe en verspreid het werk. Elke activiteit wordt gevormd door één persoon of meerdere. In samenwerkingsprojecten zijn meestal meer dan één medewerker betrokken. Vanuit uw app voor planning en beheer kunt u verantwoordelijkheden toewijzen die iedereen uitnodigen voor hun bijbehorende activiteit. Nodig uw team uit in de cloud-applicatie en laat hen meteen zien wat er in het project gebeurt. Niet alleen planning werkt als een hulpmiddel voor communicatie en management door iedereen, maar ook als een fantastische hulpbron om iedereen te motiveren. Op deze manier weet iedereen voordat de startbijeenkomst van het project wordt gehouden wat hun rol binnen het project is en kunnen zij de nodige twijfels aan de dag leggen.

7

Selecteer de parameters die het succes van het project zullen meten. De hele taal spreken is cruciaal. Als je weet op welk moment het project op een bepaald moment plaatsvindt, moet je ervoor zorgen dat we in dezelfde taal spreken. Dit zijn de parameters waarmee de werking van het project wordt gemeten. Het kan de vorm hebben van KPI`s (Key Performance Indicator) of door continue evaluatiestatistieken zoals de Earned Value (EVM), en vele andere mogelijkheden.

8

Bijgewoond een kick-off vergadering of kick-off. Bereid in Kick-off-vergaderingen een lijst voor met alle twijfels die uit het hele team voortvloeien. Op deze manier kunt u zo snel mogelijk de mogelijke tegenslagen oplossen die het succesvolle einde van het project in gevaar zouden kunnen brengen. Het presenteert de eerste planning en geeft in algemene termen uitleg over de doelstellingen, de te volgen methodologie en andere vereisten van de klant. Het is belangrijk dat iedereen weet waarom en waarvoor ze hun werk doen.

Stel richtlijnen op om goede persoonlijke feedback te krijgen. Zorg ervoor dat iedereen heeft wat nodig is om de activiteiten uit te voeren waaraan zij deelnemen.

10

Analyseer de risico`s en teken mogelijke scenario`s. Met getrokken op de vergadering opstarten en eerste bijeenkomsten met de klant vragen, heb je genoeg materiaal om de mogelijke tegenslagen die het samenwerkingsproject in gevaar te analyseren. Bewaar enkele van de planningssimulaties met de mogelijke scenario`s die kunnen optreden tijdens de uitvoering van het project. Op deze manier weet u hoe veranderingen in de planning hen zullen beïnvloeden voordat ze zich voordoen.

11

Vergroot de lijst met geleerde lessen. Alles is onderweg. Je hebt actie ondernomen. Het is tijd om alle geleerde lessen op te schrijven die zullen helpen om het projectbeheer voortdurend te verbeteren.