Hoe u een vriendelijke herinnering per e-mail schrijft

Het schrijven van een vriendelijke herinnering per e-mail kan lastig zijn. Je wilt niet agressief of ongeduldig lijken, maar het is belangrijk dat je boodschap begrepen wordt. Zorg voor een vriendelijke toon in uw e-mail met begroetingen en vriendelijke uitdrukkingen. Het adresseert de behoeften van de herinneringsmail, zodat de ontvanger duidelijk weet wat u wilt. Zorg ervoor dat je een e-mail vrij van spelfouten verstuurt, zodat je er niet alleen vriendelijk, maar ook professioneel uitziet.

stappen

2

Vermeld uw verbinding met de ontvanger. Als u alleen de herinnering vermeldt, kan uw bericht er koud uitzien. Verwijs naar uw persoonlijke connectie met de ontvanger door zinnen toe te voegen die hun vriendschap en gedeelde ervaringen weerspiegelen. Dit kan zijn:

3

Verzacht je uitdrukkingen. Dit is vooral belangrijk voor het e-mailherinneringsgedeelte. Als het geruime tijd geleden is dat u contact hebt gehad met de ontvanger, kan het een goed idee zijn om u een verontschuldiging of een licht excuus aan te bieden om contact met u op te nemen voor de herinnering. Enkele voorbeelden van afgevlakte expressies zijn:

4

Wees beleefd Als de herinnering belangrijk is, is het gemakkelijk om grof te vergaan. Houd in gedachten dat de ontvanger dingen in zijn leven heeft. Vergeet niet om `alstublieft` en `bedankt` en vergelijkbare uitdrukkingen te zeggen. Je kunt beleefde zinnen zeggen als:

2

Vergeet niet om de herinnering op te nemen. Wanneer je zo je best doet om vriendelijk en beleefd te zijn, kan het voor jou gemakkelijk zijn om iets belangrijks te missen, zoals de herinnering zelf. Schrijf de herinnering dicht bij het begin van de e-mail, kort na de begroeting en de korte persoonlijke verbinding. Bijvoorbeeld:

3

Gebruik bondige taal In het algemeen is het waar dat geschoolde taal langere uitdrukkingen gebruikt. Bijvoorbeeld, de uitdrukking "Werk harder" zou "meer opgeleid" zijn wanneer hij zegt "Het is misschien een goed idee om harder te werken". Hoewel ze leuk zijn, kunnen deze lange uitdrukkingen de reden voor de mail moeilijk maken om vast te pinnen.

4

Verwijder onnodige informatie Vraag je voor elke zin en elk deel ervan af "is dit nodig?". In sommige gevallen kan `noodzakelijk` iets betekenen dat zo breed is als `het is noodzakelijk zodat de e-mail niet koud` is. Verwijder onnodige delen van de e-mail.

5

Sluit de e-mail met een afscheidsrede. "Afscheidswoorden" is een elegante uitdrukking die "vaarwel" betekent. Afscheidswoorden omvatten uitdrukkingen als "Mijn beste wensen", "Groeten", "Oprechtheid" en "Hartelijk". Uw handtekening zou als volgende moeten komen. Maar deze algemene afscheidswoorden lijken misschien onpersoonlijk. U kunt iets schrijven als:

2

Lees de e-mail hardop Als je een belangrijke e-mail hebt geschreven, of als je echt wilt dat deze bijzonder vriendelijk of aardig voor iemand is, lees hem dan van het begin tot het eind hardop. Geluidsvriendelijk? Als dit het geval is, is de e-mail klaar om te verzenden.

3

Vraag iemand anders om de mail te lezen. In het geval van belangrijke communicatie, zoals zakelijke communicatie, wilt u misschien dat iemand anders de herinnering bekijkt voordat u deze verzendt. Als u een beknopte e-mail hebt geschreven, kost dit meestal enige tijd en kunt u zelfs de kleinste fouten opsporen.