emkiset.ru

Hoe u een zakelijke e-mail schrijft aan iemand die u niet kent

Wanneer u in de bedrijfswereld werkt, zult u waarschijnlijk vaak een e-mail moeten schrijven naar iemand die u niet kent. Hoewel het een beetje ongemakkelijk kan zijn, maakt het deel uit van het professionele leven. Er zijn enkele regels voor etiquette die u moet respecteren wanneer u een professionele e-mail naar een vreemde stuurt.

stappen

Deel 1
Start de e-mail

Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Stap 1
1
Onderzoekt. Er is een verscheidenheid aan informatie die u moet weten voordat u een e-mail opstelt naar een onbekende. Kijk voordat u begint met schrijven op de website van het bedrijf waar de ontvanger werkt.
  • Als u het e-mailadres van de ontvanger niet weet, kunt u het vinden op de website van het bedrijf. Als de e-mail niet is opgenomen, wees dan voorzichtig bij het contacteren van de persoon via e-mail. Misschien moet je ervoor kiezen om een ​​fysieke brief te sturen.
  • Als u van plan bent een vraag in de e-mail te stellen, kijk dan of de website deze vragen behandelt. Je moet niet de indruk wekken dat je onvoorzichtig bent. Evenmin moet je laten weten dat je de tijd niet hebt genomen om de website aandachtig te lezen.
  • Zorg ervoor dat u contact opneemt met de juiste persoon. Veel mensen starten een e-mail met zoiets "Ik weet niet zeker of je de juiste persoon bent, maar ...". Dit wordt als onprofessioneel beschouwd en een gebrek aan respect voor de tijd van de ontvanger. Als u niet weet met wie u contact moet opnemen, verzendt u de e-mail niet voordat u die informatie heeft gevonden.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 2
    2
    Schrijf een beschrijvende onderwerpregel. In de onderwerpregel moet de exacte reden worden vermeld waarom u de e-mail hebt verzonden. Vaak worden e-mails van vreemden genegeerd en genegeerd. Een solide onderwerpregel verkleint de kans dat uw e-mail wordt genegeerd.
  • Gebruik een paar woorden om te zeggen waar e-mail over gaat. Gebruik alle details die u in 4 of 5 woorden kunt opnemen. Bijvoorbeeld "Bijeenkomst om 10 uur. m. om over de nieuwe computers te praten" het is beter dan "Bijeenkomst vanmorgen".
  • Vage onderwerpregels (zoals "Hallo"), soms worden ze onbedoeld herkend als spam en worden ze doorgestuurd naar de map met ongewenste e-mail van de ontvanger.
  • Gebruik een professionele e-mail, omdat deze naast de onderwerpregel verschijnt. Gebruik een e-mail die uw volledige naam gebruikt in plaats van een e-mailadres dat de naam van een personage of een vage uitdrukking gebruikt.
  • Schrijf nooit de hele onderwerpregel in hoofdletters, ook niet als de e-mail dringend is. Het lijkt erop dat je aan het schreeuwen was, wat kan worden geïnterpreteerd als vijandigheid.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 3
    3
    Bepaalt hoe de ontvanger moet worden benaderd. Als u een vreemdeling aanspreekt, kan dit moeilijk zijn, omdat u misschien niet weet hoe u het liefst wordt gebeld. Er zijn echter enkele regels voor etiquette die u kunnen helpen valse stappen te vermijden.
  • Als je de naam van de persoon niet weet, vermijd dan overdreven formele zinnen zoals "Met wie het overeenkomt" of "Geachte heer / mevrouw". Wees ook niet al te casual. "Hoe gaat het?" Het is zeer onprofessioneel voor een zakelijke e-mail. Misschien is het beter om de e-mail te starten met een simpele "Hallo".
  • Als u de naam van de persoon kent, moet u ervoor zorgen dat u deze correct schrijft. Controleer de spelling een paar keer, want het is gemakkelijk om fouten te maken als je nog nooit een e-mail naar die persoon hebt geschreven.
  • gebruik "Dhr." en "Mej." alleen gevolgd door de achternaam van de persoon. Als u bijvoorbeeld Julia Cortes aanspreekt, start u de e-mail met "Geachte mevrouw Cortés" in plaats van "Geachte mevrouw Julia Cortés".
  • Maak nooit aannames over de burgerlijke staat van een vrouw. Als je je burgerlijke staat kent, is het nog steeds het beste om te voorkomen dat je het benadrukt in een e-mail, omdat het niet relevant is in de zakenwereld. Gewoon gebruiken "Mej." en gebruik nooit "Mej." of "Mej." tenzij dezelfde ontvanger deze begroetingen gebruikt.
  • Als iemand gepromoveerd is, is het aangewezen om te gebruiken "Dr." door die persoon aan te spreken.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 4


    4
    Identificeer uzelf en het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Vergeet niet dat wanneer u een zakelijke e-mail verzendt, u de plaats vertegenwoordigt waar u werkt. Identificeer uzelf en het bedrijf in de eerste zin. Er kan bijvoorbeeld een e-mail worden gestart "Geachte mevrouw Cortes: Mijn naam is Carlos Ramos en ik werk op het marketinggebied van Wilson Technologies".

    • Deel 2
    Schrijf de e-mail

    Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 5
    1



    Houd het kort en direct. Door direct te zijn en door het doel duidelijk te identificeren, presenteer je een professioneel beeld dat de lezer serieus zal nemen. Dit vergroot ook de kans dat de e-mail snel wordt gelezen en beantwoord, omdat mensen de neiging hebben om reacties op lange e-mails uit te stellen.
    • Nadat u uzelf en het bedrijf hebt geïdentificeerd, moet de volgende zin het doel van de e-mail uitleggen. Het is beter om in twee zinnen te laten zien wat je wilt.
    • Wees positief Zelfs als je schrijft om een ​​klacht of probleem kenbaar te maken, wees dan hoffelijk en respectvol in de e-mail. Spreek niet slecht over bazen, andere bedrijven of werknemers, want deze houding laat een slechte indruk van je achter.
    • Hoewel het gebruikelijk is om een ​​beetje basisinformatie over zichzelf in de begeleidende brieven op te nemen, voegt u die informatie niet toe als u in de naam van een bedrijf schrijft. Plaats eenvoudig uw naam en uw positie in het bedrijf voordat u doorgaat naar het doel van de e-mail.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 6
    2
    Gebruik een eenvoudig en direct proza. Een zakelijke e-mail moet zo gemakkelijk mogelijk te lezen zijn. Dit betekent dat u een duidelijke en gemakkelijk te begrijpen taal moet gebruiken.
  • Gebruik de actieve stem in plaats van de passieve stem. Schrijf bijvoorbeeld niet "Een rondschrijven werd verzonden door mijn baas, Jaime Corzo". In plaats daarvan schrijven "Mijn baas, Jaime Corzo, heeft een rondzendbrief gestuurd".
  • Vermijd jargon en technische details, hoewel deze termen constant in het bedrijf worden gebruikt. Kies ervoor om eenvoudige Spaanse en veelgebruikte zinnen te gebruiken.
  • Gebruik korte zinnen Elimineer voegwoorden wanneer mogelijk en deel lange zinnen. Bijvoorbeeld "We hebben geen reactie ontvangen met betrekking tot de circulaire en we hebben ervoor gekozen om deze op te volgen om er zeker van te zijn dat je de informatie begrepen hebt". Deze zin kan op de volgende manier beter worden uitgedrukt: "We hebben geen reactie ontvangen met betrekking tot de circulaire. We hebben ervoor gekozen om te volgen om er zeker van te zijn dat u de informatie hebt begrepen".
  • Gebruik de juiste grammatica, spelling en interpunctie. Controleer de spelling en corrigeer alle e-mails voordat je ze verzendt.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 7
    3
    U moet weten wat u moet vermijden bij het verzenden van een e-mail. Er zijn enkele regels voor etiquette met betrekking tot wat via een e-mail moet worden verzonden. Begrijp wat u moet vermijden bij het verzenden van een e-mail voordat u contact opneemt met iemand.
  • Er is geen probleem met bijlagen als u een e-mail verzendt met betrekking tot de informatie die specifiek is aangevraagd, maar stuur geen bijlagen naar onbekenden zonder dit aan te geven.
  • Vermijd het verzenden van zeer grote bijlagen. In het geval dat u deze informatie noodzakelijkerwijs moet verzenden, stuurt u van tevoren een e-mail naar de ontvanger om hem te waarschuwen.
  • Gebruik geen erg grote handtekening. Idealiter moet uw handtekening alleen uw naam, uw postadres, uw e-mailadres en uw telefoonnummer bevatten. Als u wilt, is het ook passend om de titel van uw dienstbetrekking op te nemen.
  • Neem geen illustraties of fondsen mee. Deze hebben de neiging om het geheugen van e-mail te verzadigen en er onprofessioneel uit te zien in een zakelijke omgeving.

    • Deel 3
    Voltooi de e-mail

    Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 8
    1
    Geef de ontvanger instructies over hoe te reageren. Aan het einde van de e-mail geeft het de ontvanger instructies over hoe hij kan opvolgen.
    • Geef een vriendelijk tijdsbestek op waarin je graag een antwoord wilt hebben. Bijvoorbeeld "Als je me morgenavond zou kunnen antwoorden, zou ik je oneindig willen bedanken".
    • Neem zo nodig contactinformatie op. Je kunt zeggen "U kunt mij bereiken via deze e-mail" Of vraag een telefoontje en vermeld uw nummer.
    • Wees specifiek over wat je wilt van de ontvanger. Zeg niet eenvoudig "Ik hoop snel van je te horen". Zeg in plaats daarvan "Ik hoop snel van je te horen om de logistiek van de overgang naar een nieuw computersysteem te bespreken".
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 9
    2
    Voeg een goed afscheid toe. Voor je naam moet er een soort van afscheid zijn. Kies een geschikt afscheid in de zakelijke omgeving voor e-mail.
  • Voeg geen script toe en neem uw naam op. Dit ziet er te casual, evenals afscheid graag "Tot ziens" en "We praten later". Het is ook beter om emoticons te vermijden (zoals smileygezichten).
  • In een zakelijke e-mail, zoiets als "Met vriendelijke groet" of "hartelijk" Het is gepast, omdat het vriendelijk is, zonder concessies te doen aan professionaliteit. "oprecht" Het is een andere goede optie, maar het klinkt misschien erg conservatief.
  • "Bedankt" en "Heel erg bedankt" Het is ook passend, maar moet worden vermeden als u de ontvanger niet vraagt ​​om een ​​specifieke taak of taak uit te voeren.
  • Titel afbeelding Compose a Business Email to Someone You Do not Know Step 10
    3
    Follow-up De zakenwereld is hectisch. Als u binnen een gepast tijdsbestek geen reactie van de ontvanger ontvangt, kunt u een vervolgmail verzenden.
  • Als iemand niet reageert, is het waarschijnlijk niet opzettelijk. De e-mails zijn misplaatst en, vaak, zelfs als u het juiste protocol volgt, komen ze per ongeluk terecht in een spamfilter.
  • Een vervolgbericht moet een direct antwoord zijn op een e-mail die u al hebt verzonden. Wees aardig, begin met zoiets "Ik weet dat hij het waarschijnlijk erg druk heeft, maar ik wilde er gewoon zeker van zijn dat hij mijn e-mail kreeg". Ga dan kort terug naar het onderwerp van het oorspronkelijke bericht.
    • Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    E-mails vinden die gearchiveerd zijn in GmailE-mails vinden die gearchiveerd zijn in Gmail
    Hoe u een gescand document rechtstreeks per e-mail kunt verzenden met een HP Deskjet 5525Hoe u een gescand document rechtstreeks per e-mail kunt verzenden met een HP Deskjet 5525
    Hoe een gescand document per e-mail te verzendenHoe een gescand document per e-mail te verzenden
    Hoe een e-mail te sturen met niet-onthulde ontvangersHoe een e-mail te sturen met niet-onthulde ontvangers
    Hoe een link van een iPad te verzendenHoe een link van een iPad te verzenden
    Hoe een e-mail te schrijven naar de klantenserviceHoe een e-mail te schrijven naar de klantenservice
    Hoe u kunt voorkomen dat de Mail Mail-applicatie u kalendermeldingen stuurtHoe u kunt voorkomen dat de Mail Mail-applicatie u kalendermeldingen stuurt
    Hoe een e-mail te organiserenHoe een e-mail te organiseren
    Hoe een formele e-mail te startenHoe een formele e-mail te starten
    Hoe een formele e-mail te schrijvenHoe een formele e-mail te schrijven
    » » Hoe u een zakelijke e-mail schrijft aan iemand die u niet kent
    © 2021 emkiset.ru