Hoe een formele e-mail te starten

Door zijn aard is het schrijven van een e-mail niet zo formeel als het schrijven van een brief. Er zullen echter nog steeds gelegenheden zijn waarop u formeel moet zijn wanneer u een e-mail schrijft. Denk na over wie de ontvanger is en kies vervolgens een passende begroeting voor de situatie. Als je het eenmaal hebt bepaald, kun je doorgaan en de begroeting opmaken en de openingszinnen schrijven.

stappen

2

Zoek de naam van de persoon. Doe wat onderzoek om de naam van de persoon te vinden als je het nog steeds niet weet. Als u de naam van de persoon kent, wordt de begroeting prettiger, zelfs als u formele technieken gebruikt voor uw e-mail.

3

Volg het spoor van de persoon. Als de persoon je al een e-mail heeft gestuurd, is het goed zijn begroetingstekst te kopiëren. Als u bijvoorbeeld `Hallo` en uw voornaam gebruikt, is het acceptabel dat u reageert met dezelfde stijl, dat wil zeggen dat u `Hallo` gebruikt en de naam van de persoon wanneer u de e-mail maakt.

2

Probeer "Groeten" wanneer u de naam van de persoon niet kent. "Groeten" is een relatief formele begroeting die u kunt gebruiken in commerciële e-mails, vooral als u de naam van de persoon niet kent. Het is echter altijd beter om de naam van de persoon zo mogelijk te achterhalen.

3

Overweeg het gebruik van "Hallo" in e-mails die iets minder formeel zijn. E-mails zijn over het algemeen minder formeel dan brieven, dus u kunt ermee wegkomen als u iets als "Hallo" gebruikt in een informele e-mail. Als u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar uw docent (in het bijzonder met wie u veel contact hebt), zou `Hallo` goed moeten werken.

4

Overslaan "Hé." Hoewel "Hallo" mogelijk acceptabel is in een informele e-mail, is "Hey" waarschijnlijk niet. Het is een zeer informele groet, zelfs in een toespraak, dus u moet dit voorkomen in elk type formele e-mail. Bijvoorbeeld, zelfs als u uw baas heel goed kent, is het waarschijnlijk het beste om "Hey" over te slaan wanneer u hem een ​​e-mail stuurt.

5

Gebruik indien nodig een titel in plaats van een naam. Soms als u een persoon schrijft, weet u alleen hun titel binnen het bedrijf of de organisatie. In dat geval kun je eenvoudig de titel van de persoon in plaats van zijn naam plaatsen, bijvoorbeeld `Beste inhuurmanager`, `Beste inlenercommissie` of `Beste docent`.

6

Voeg de eervolle termijn van de persoon toe om de e-mail formeler te maken. Voeg indien mogelijk "Mr.", "Mevr.", "Dr." of "Leraar" toe vóór de naam van de persoon om het formeler te maken. Gebruik ook de achternaam of volledige naam van de persoon om formeler te zijn in plaats van alleen zijn naam te gebruiken.

2

Gebruik een komma Meestal gebruikt u een komma na de begroeting. In formele brieven kunt u twee punten gebruiken, maar dat is meestal erg formeel voor een e-mail, zelfs voor een formele e-mail. In de meeste gevallen volstaat een komma, hoewel u een dubbele punt kunt gebruiken als u een begeleidende brief in een e-mail schrijft.

3

Ga naar de volgende regel. De begroeting begint bovenaan op een eigen regel, dus als u het eenmaal hebt geschreven, drukt u op de toets Enter om naar de volgende regel te gaan. Als u regeleinden gebruikt in plaats van streepjes om alinea`s te maken, moet u een lege regel tussen de begroeting en de eerste alinea laten.

4

Introduceer jezelf indien nodig in het openingsgebed. Als je voor de eerste keer iemand schrijft, moet je een presentatie geven, ook als je de persoon in het echt kent. Door de persoon een idee te geven wie je bent, moedig je aan om de mail te blijven lezen.

5

Ga ter zake. De meeste formele e-mails moeten snel ter zake komen. Dat betekent dat uw eerste of tweede zin de reden moet aangeven waarom u de ontvanger schrijft. Vergeet niet zo beknopt mogelijk te zijn wanneer u uw doel beschrijft.