Hoe een e-mail te schrijven

Het schrijven van een e-mail is heel eenvoudig, maar er is een algemeen formaat waarmee u rekening moet houden. Je zou ook de verschillen tussen formele en informele e-mails moeten kennen. Blijf lezen om te weten wat je moet doen:

Inhoud

Stappen

Deel 1de essentie van e-mail
Deel 2een vriendelijke e-mail schrijven
Deel 3een formele e-mail schrijven
Deel 4specifieke soorten vriendelijke e-mails
Deel 5specifieke soorten formele e-mails

Waarschuwingen

stappen

Deel 1
De essentie van e-mail

Maak een e-mailaccount aan Als u geen e-mailadres heeft, moet u zich eerst bij een e-mailprovider registreren voordat u verdergaat. Gelukkig zijn er veel gratis e-mailproviders op internet, waarmee u gratis een gratis e-mailaccount kunt krijgen. Enkele van de meest populaire zijn:

gmail
Hotmail
Yahoo mail

Klik op "Opstellen" of "Nieuw". Voordat u de e-mail kunt schrijven, moet u een nieuw leeg berichtvenster openen om uw e-mailadres daar te schrijven. De exacte methode kan variëren, afhankelijk van de service die u gebruikt, maar meestal is er een knop boven aan de pagina die wordt aangeduid met de woorden "Compose", "New" of "New Message".

Als u vragen hebt over het maken van een nieuw bericht, kunt u de help-pagina`s van uw e-mailprovider raadplegen voor meer gedetailleerde informatie.

Maak een lijst met de e-mailadressen van de ontvangers. Het is niet nodig om uw eigen e-mailadres op te geven, maar u moet het e-mailadres opgeven van de persoon of personen aan wie u de e-mail wilt sturen.

Over het algemeen volstaat één spatie om meerdere e-mailadressen te scheiden, maar in sommige gevallen is het nodig om ze te scheiden door middel van een komma of een ander leesteken. Als dat het geval is, zullen deze instructies door uw e-mailprovider aan u worden gegeven.

Voer het e-mailadres van de primaire ontvanger in de "voor" -ruimte in. Meestal is de primaire ontvanger de persoon voor wie de e-mail bedoeld of gericht is in de hoofdtekst van de e-mail.

Schrijf andere e-mailadressen in de "CC:" -ruimte Dit is de "kopie" -ruimte. Ontvangers die zijn geschreven in de "kopie" -ruimte, zijn de ontvangers aan wie de e-mail niet rechtstreeks is geadresseerd, maar hebben iets waarover zij moeten worden geïnformeerd.

Gebruik de spatie "CCO" om e-mailadressen te verbergen. Als u niet wilt dat de ontvangers van een e-mail de lijst met e-mailadressen zien waarnaar het bericht is gestuurd, moet u die e-mailadressen schrijven in de ruimte "Verborgen kopie".

Het bevat een informatief onderwerp. Met elke e-mailservice kunt u een onderwerp of titel voor uw e-mail schrijven in de ruimte "Onderwerp".

Het onderwerp moet kort zijn, maar tegelijkertijd moet het de ontvanger een idee geven over wat de mail is.

Een eenvoudige e-mail gericht aan een vriend kan bijvoorbeeld eenvoudigweg zeggen: "Hoe gaat het met u?". Maar als u een e-mail schrijft met een vraag over een taak, dan moet u in de onderwerpregel iets als "Wiskundige taak" plaatsen.

Als wat u verzendt een vraag is naar een leraar of supervisor, kunt u iets als "Vraag" of "Vraag over ..." in het onderwerp plaatsen, gevolgd door een korte zin die het onderwerp beschrijft dat u zult vragen.

Houd er rekening mee dat een bericht zonder onderwerp als "(zonder onderwerp)" in de inbox van de ontvanger wordt weergegeven.

Schrijf de inhoud van uw e-mail. De inhoud van uw e-mail moet worden geschreven in het grote tekstvak dat u onder de onderwerpregel kunt zien.

Normaal gesproken moet de inhoud van een e-mail een begroeting, bericht en sluiting bevatten.

E-mails zijn snel van aard, dus de grootte van uw e-mail moet over het algemeen kort zijn.

Druk op de knop "Verzenden". Wanneer u klaar bent met het schrijven van uw e-mail, moet u controleren of deze vrij is van spelling- of grammaticafouten en moet u ook zorgen dat het bericht duidelijk aangeeft welk onderwerp u wilt adresseren. Als de e-mail klaar is, drukt u op de knop "Verzenden" in het berichtenvenster, zodat u de e-mail naar de overeenkomstige ontvangers stuurt.

Deel 2
een vriendelijke e-mail schrijven

Het herkent wanneer een vriendelijke e-mail geschikt is. Vriendelijke e-mails moeten worden gereserveerd voor uw geliefden, inclusief vrienden, familie en romantische partners. Als de aard van het bericht informeel is en u het informeel naar iemand verzendt, kunt u een vriendelijke e-mail sturen.

De enige keer dat u geen vriendelijke e-mail naar een familielid of vriend stuurt, is als u een groeps-e-mail of een e-mail met een officieel karakter verzendt, bijvoorbeeld een verzoek om donaties of een aankondiging van de verkoop. Aangezien het zeer waarschijnlijk is dat deze e-mails ook worden verzonden naar sommige mensen met wie u geen informele voorwaarden gebruikt, moet u hiermee rekening houden en de e-mail uitbreiden.

Houd de kwestie van het toevallige bericht. Het plaatsen van het onderwerp in het bericht is niet strikt verplicht, maar het is altijd een goed idee om het op te nemen. Houd het kort, fris en beknopt.

Als de mail is om een vriend in te halen, kun je een grappig onderwerp of een bericht schrijven dat zo simpel is als `Tijd zonder kijken!`.

Als je met een specifiek doel schrijft, vermeld dan wat het is. Als u bijvoorbeeld besluit om een e-mail te schrijven voor een groepsuitje, moet u een onderwerp in de e-mail plaatsen waarin dit expliciet wordt vermeld.

Overweeg om de ontvanger op naam te benaderen. Dit is niet strikt noodzakelijk in vriendelijke e-mails, maar het wordt altijd als een goed opgeleide manier beschouwd om de inhoud van uw bericht te starten.

Uw begroeting kan zo simpel zijn als alleen de naam van de persoon aangeven:

"Bob,"

Als alternatief kunt u ook een vriendelijke begroeting samen met de naam opnemen:

"Hé Bob!"

"Hallo Bob,"

"Goede morgen Bob!"

Schrijf uw boodschap duidelijk, maar houd een ongedwongen taal. De inhoud van uw bericht moet gemakkelijk te begrijpen zijn, maar de toon van het bericht moet informeel en gemoedelijk zijn.

Lees de e-mail die je hebt geschreven en vraag jezelf af of de inhoud hetzelfde klinkt als wanneer je persoonlijk spreekt. Als dat zo is, dan heb je een goede toon voor een vriendelijke mail bereikt.

Gebruik weeën Contracties maken geen deel uit van een formeel script, maar ze komen vaak voor in een dagelijks gesprek, dus ze zijn geschikt voor een vriendelijke e-mail.

Voel je vrij om jargon te gebruiken. Als u wilt, kunt u internet-jargon gebruiken: in het Engels wordt het bijvoorbeeld gebruikt: "thx" in plaats van "dank," "4" in plaats van "voor," "L8R" in plaats van "later," etc.

Indien van toepassing, kunt u emoticons gebruiken. :)

Overweeg om te ondertekenen met uw naam. Net als bij groeten is een afsluiting of ondertekening in een vriendelijke e-mail niet strikt noodzakelijk, maar het kan een goede manier zijn om het bericht te beëindigen.

Uw afscheidsgroet kan zo simpel zijn als uw naam:

"Jen"

"-jen"

Je kunt ook creatiever zijn met je afsluiting:

"Tot later! Jen"

"Deze e-mail zal zichzelf vernietigen in 3 ... 2 ... 1 ..."

Deel 3
een formele e-mail schrijven

Begrijp wanneer formele e-mails nodig zijn. U moet een formele e-mail gebruiken wanneer u schrijft naar iemand met wie u niet informeel bent. Dit omvat onder andere supervisors, collega`s, klanten en kopers, instructeurs en politieke of gemeenschapsambtenaren.

U moet er rekening mee houden dat strikt formele e-mails niet altijd nodig zijn met iemand die in een van deze categorieën valt wanneer u al een werkrelatie met die persoon hebt gevormd. Wanneer een "formele" e-mail te rigide wordt, moet u in plaats daarvan een "semi-formele" e-mail schrijven.

De toon van uw bericht kan meer gemoedelijk zijn, maar u moet voorzichtig zijn om het internetjargon te vermijden.
Je moet altijd je handtekening toevoegen, maar je hoeft niet al je contactgegevens onder je naam te vermelden.

Het bevat een informatief onderwerp. De kwestie moet kort maar nauwkeurig zijn. Je moet direct naar de te bespreken materie gaan.

bijvoorbeeld:

"Proefvraag" (Wanneer u naar een docent schrijft met vragen om meer informatie over een oefenopdracht)

"Aanvraag voor beheerwerkzaamheden aangekondigd" (Wanneer u een e-mail verzendt als reactie op een vacature)

"Probleem met onderdeel # 00000" (Wanneer u een e-mail schrijft om de klantenservice aan te vragen of een technisch probleem te melden)

Schrijf een formele groet. Een formele groet moet het woord "Geachte" bevatten, gevolgd door de naam van de ontvanger. Gebruik de achternaam van de ontvanger en een toepasselijke titel gevolgd door een komma.

bijvoorbeeld:

"Geachte heer Gonzalez:"

"Geachte mevrouw Guerrero:"

"Beste Dr. López:"

Zorg ervoor dat de inhoud van uw e-mail beknopt en nauwkeurig is. De inhoud van uw e-mail moet worden beperkt tot een paar alinea`s die rechtstreeks het onderwerp van uw bericht aangeven. Gebruik formele taal en zorg ervoor dat uw spelling en grammatica toereikend zijn.

Vermijd het gebruik van weeën.

Gebruik geen internet-jargon of emoticons.

Het bevat een geschikte sluiting. Hoewel de meest voorkomende afsluiting `oprecht` is, kunt u andere gebruiken die mogelijk werken. Je moet de afsluitende beleefdheid houden en gevolgd door een komma.

Andere mogelijke sluitingen zijn:

groeten

aandachtig

Met vriendelijke groet

Bedankt

Beste wensen

Geef indien nodig contactgegevens op in uw handtekening. Onder het sluiten van uw e-mail kunt u uw volledige naam opnemen. Onder uw naam kunt u uw officiële titel en eventuele contactgegevens vermelden die nuttig kunnen zijn.

Als u een titel heeft, moet dit uw positie en de naam van het bedrijf of de instelling waartoe u behoort, bevatten.

U moet ten minste uw telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres vermelden. U kunt ook uw e-mailadres en de URL van uw website opnemen.

Deel 4
specifieke soorten vriendelijke e-mails

Schrijf een e-mail naar een vriend die onlangs is verhuisd. Als een vriend, familielid of geliefde onlangs naar een nieuwe plaats is verhuisd, kun je een e-mail sturen om te controleren hoe de verhuizing was, hoe de nieuwe buurt is enzovoort.

Stuur een vriendelijke e-mail naar een vriend die je zijn e-mailadres niet heeft gegeven. Als u het e-mailadres van een toevallige vriend verkrijgt via een derde partij, is het belangrijk dat u uw e-mailadres gebruikt om te verifiëren dat het adres dat zij u hebben gegeven klopt door snel duidelijk te maken wie u bent.

Leer hoe je een e-mail schrijft aan een jongen. Als je een meisje bent die voor de eerste keer een jongen e-mailt, voel je je waarschijnlijk een beetje nerveus. Dit gebeurt vooral als de persoon aan wie je schrijft een potentiële "romance" is. Je zou moeten proberen een e-mail te schrijven die er casual uitziet, maar tegelijkertijd er slim en samengesteld uit moet zien.

Hoewel het een zeer risicovol spel is, kun je ook een e-mail gebruiken om iemand te vertellen die je leuk vindt.

Leer hoe je een e-mail schrijft aan een meisje. Als je een man bent die voor de eerste keer een meisje e-mailt, kan de taak behoorlijk intimiderend lijken. Blijf kalm en schrijf een bericht dat terloops en georganiseerd is op hetzelfde moment.

Schrijf een schattige e-mail. Als je leuk en ondeugend wilt zijn met de ontvanger van je e-mail, gebruik dan dezelfde soort taal die je zou gebruiken om die persoon van aangezicht tot aangezicht te flirten. Het gebruik van emoticons en "kussen en knuffels" (xoxo) kan ook nuttig zijn.

Schrijf op dezelfde manier een flirterige e-mail aan iemand op een online datingwebsite. Voor een e-mail van dit type moet je zowel flirterig als informatief zijn, zodat de ontvanger een goed idee krijgt over wie je bent.

Schrijf een liefdevolle e-mail In dit digitale tijdperk kan een liefdevolle e-mail worden gezien als het equivalent van een liefdesbrief. Als uw romantische partner weg is en u een kort bericht wilt sturen waarin u uw liefde uitdrukt, is de snelste manier om dit te doen, via een e-mail.

Deel 5
specifieke soorten formele e-mails

Solliciteer via een e-mail op een baan. Wanneer u uw cv verzendt en solliciteert via e-mail, moet u duidelijk uitleggen welke vacature u solliciteert, omdat u het wilt en welke vaardigheden u hebt die u geschikt maken voor de baan. Je moet ook je curriculum opnemen als bijlage.

Op dezelfde manier kun je ook een e-mail schrijven waarin je een stage aanvraagt. Beschrijf naar welk type stage je op zoek bent en hoe het je helpt om je professionele doelen te bereiken. Je moet ook aangeven waarom je moet worden geselecteerd voor de stage.
Schrijf een vervolgmail naar een sollicitatie. Als u nog geen reactie hebt ontvangen over de positie waarop u zich hebt aangemeld.

Leer hoe u een e-mail schrijft naar uw docent. Het schrijven van een e-mail naar een docent kan intimiderend lijken, maar houd er rekening mee dat het niet moeilijker is dan andere formele e-mails. Waarschijnlijk is je leraar een erg druk persoon, dus je moet je vragen zo beknopt mogelijk houden.

Als je leraar je goed genoeg kent, kun je ook via e-mail om een aanbevelingsbrief vragen.

Schrijf een voorstelbrief via een e-mail. Een voorstelbrief is een brief waarin u een redacteur vraagt of hij of zij een schriftelijk werk zou overwegen om het te publiceren. Je moet het werk in kwestie goed genoeg beschrijven om de redacteur een goed idee te geven van waar het over gaat.

Schrijf een e-mail naar de personeelsafdeling. Als u zich zorgen maakt over uw bedrijf met betrekking tot personeelszaken, kunt u dit het snelst oplossen door een e-mail naar de juiste HR-persoon te sturen. Zorg ervoor dat de e-mail het probleem duidelijk aangeeft.