Hoe een follow-up e-mail te schrijven
E-mail is een belangrijk onderdeel van het professionele leven, maar soms negeren mensen de regels van de etiquette bij het gebruik van elektronische apparaten. U kunt op een professionele en beknopte manier leren hoe u een vervolg-e-mail schrijft die u helpt beter met uw klanten, collega`s en vrienden te communiceren.
Inhoud
stappen
Deel 1
E-mails lezen
1
Lees alle e-mails grondig voordat u ze beantwoordt. In geen enkel geval moet u de eerste vraag beantwoorden zonder de anderen te hebben gelezen.
2
Evalueer de toon van de e-mail. Als de e-mail een formele toon heeft, moet u deze formeel beantwoorden.
3
Noteer de datum en tijd waarop de e-mail is verzonden. Probeer alle belangrijke e-mails binnen 24 uur te beantwoorden.
4
Lees de e-mail nog een keer voordat u deze beantwoordt. In het geval van de meest verwarrende e-mails, lees ze drie of vier keer.
Deel 2
toehoorders
1
Let op wie de e-mail kopieert. U moet op iedereen reageren, rekening houdend met de managers of andere afdelingen die uw e-mail zullen gebruiken en zien.
- Hoe meer mensen naar de e-mail worden gekopieerd, wees voorzichtig wanneer u een antwoord verzendt. Als u op de cc-regel bent gekopieerd, is het zeer waarschijnlijk dat u deze niet hoeft te beantwoorden.
2
Wees zeer voorzichtig met professionele e-mails. Tenzij u dicht bij de persoon bent en schrijft over persoonlijke problemen die geen verband houden met zaken, moet u een begroeting en een handtekening gebruiken.
3
Antwoord niet iedereen als de informatie niet gerelateerd is aan andere mensen. Als uw baas bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar alle medewerkers, maar u heeft een specifieke vraag over de e-mail, moet u alleen reageren op uw baas.
Deel 3
Regels beantwoorden voor e-mails
1
Als u verwijst naar verschillende onderwerpen, verander dan het onderwerp van de e-mail. Het zal voor de persoon gemakkelijker zijn om het belang ervan te begrijpen en het op een later tijdstip te vinden.
2
Verwijder alle opmaak. Mensen zien e-mails op tablets, smartphones en andere apparaten die formatteren niet altijd overwegen. Verwijder de cursieve letters, letters die vetgedrukt zijn en nooit in hoofdletters schrijven.
3
Begin uw e-mail met een begroeting. Dit kan formeel zijn, zoals "Geachte heer López:" of het kan minder formeel zijn, zoals "Hallo, Juan:".
4
Als het nuttig, creatief of tijdig is, bedank de persoon voor de e-mail. Een klein compliment kan veel helpen. Houd het kort.
5
Beantwoord eerst de relevante vragen. Alles wat in de eerste alinea is opgenomen, heeft de grootste nadruk.
6
Leer hoe u een e-mail beantwoordt met meerdere vragen. Als er meer dan drie vragen zijn, kopieert en plakt u de vragen in uw antwoord en beantwoordt u ze vervolgens onder de schriftelijke vragen.
7
Voeg aan het einde een afscheid toe. Net als bij de eerste begroetingen, neem een officieel afscheid als "Oprecht" of een minder formele als "Tot snel".
8
Voeg een handtekening onder het afscheid toe. Veel e-mailprogramma`s hebben automatische handtekeningen, maar andere vereisen dat de handtekening handmatig wordt ingevoegd.
Deel 4
Herziening van de antwoorden
1
Controleer de spelling van alle reacties op e-mails.
2
Verwijder de vreemde informatie. E-mail is een korte vorm van communicatie en als doel mag het maar uit een paar alinea`s bestaan, tenzij u een rapport verzendt.
3
Controleer uw e-mail voordat u deze verzendt. Houd in gedachten dat het een professionele communicatie is die wordt opgeslagen en niet een document dat kan worden weggegooid. De meeste persoonlijke en zakelijke e-mails worden voor onbepaalde tijd bewaard.
Deel 5
Beperkingen op e-mails
1
Vermijd het gebruik van sarcasme in e-mails. Communiceert niet zo goed als een gevoel voor humor.
2
Zich onthouden van kritiek per e-mail. Gebruik een telefoongesprek of een vergadering om persoonlijke problemen met iemand anders te bespreken.
3
Vermijd het verzenden van persoonlijke e-mails met behulp van een zakelijke e-mailaccount. Ze worden meestal beoordeeld en kunnen aanleiding zijn voor ontslag op het werk.
Dingen die je nodig hebt
- Onderwerpregel
- Beantwoord alle wijzigingen
- E-mail tracking markup
- groet
- hoofd
- firma
- Spellingcontrole
- testing
Delen op sociale netwerken:
Verwant
- Hoe spam in Hotmail te blokkeren
- Hoe een email van iPhone mail te verwijderen
- E-mails vinden die gearchiveerd zijn in Gmail
- Hoe elektronische berichten automatisch naar verschillende e-mails in Outlook worden verzonden
- Hoe een klantenservice-e-mail te schrijven
- Hoe een e-mail effectief te schrijven
- Hoe u kunt voorkomen dat de Mail Mail-applicatie u kalendermeldingen stuurt
- Hoe e-mail te behandelen met behulp van de Microsoft Outlook-regels
- Hoe een formele e-mail te schrijven
- Hoe een brief te schrijven
- Hoe een e-mail naar je leraar te sturen
- Een geschikte tag gebruiken voor een zakelijke e-mail
- Hoe een verwijderde mail te herstellen
- E-mails doorsturen naar Gmail
- Hoe e-mail van Yahoo!
- Hoe een e-mail opnieuw verzenden
- Hoe een spam melden op Yahoo! mail
- Hoe u uw e-mail kunt controleren met Google Mail
- Hoe een formele e-mail af te maken
- Hoe Yahoo mail te verwijderen
- Hoe VIP-e-mails in iOS te configureren