emkiset.ru

Hoe een follow-up e-mail te schrijven

E-mail is een belangrijk onderdeel van het professionele leven, maar soms negeren mensen de regels van de etiquette bij het gebruik van elektronische apparaten. U kunt op een professionele en beknopte manier leren hoe u een vervolg-e-mail schrijft die u helpt beter met uw klanten, collega`s en vrienden te communiceren.

stappen

Deel 1
E-mails lezen

Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 1
1
Lees alle e-mails grondig voordat u ze beantwoordt. In geen enkel geval moet u de eerste vraag beantwoorden zonder de anderen te hebben gelezen.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 2
    2
    Evalueer de toon van de e-mail. Als de e-mail een formele toon heeft, moet u deze formeel beantwoorden.
  • Probeer mensen het voordeel van de twijfel te geven, in het geval dat een e-mail je de indruk geeft agressief of grof te zijn. Het is veel moeilijker om emoties te communiceren via een e-mail dan via een telefoongesprek.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 3
    3
    Noteer de datum en tijd waarop de e-mail is verzonden. Probeer alle belangrijke e-mails binnen 24 uur te beantwoorden.
  • Gebruik de markeeroptie van uw e-mailprogramma om e-mails in volgorde van prioriteit in uw postvak IN te plaatsen.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 4
    4
    Lees de e-mail nog een keer voordat u deze beantwoordt. In het geval van de meest verwarrende e-mails, lees ze drie of vier keer.
  • Als de e-mail verwarrend is en u kunt de persoon bellen, neem dan de telefoon op en bel hem. Soms kan een kort telefoontje vervormde reacties op e-mails voorkomen.
  • Deel 2
    toehoorders

    Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 5
    1
    Let op wie de e-mail kopieert. U moet op iedereen reageren, rekening houdend met de managers of andere afdelingen die uw e-mail zullen gebruiken en zien.
    • Hoe meer mensen naar de e-mail worden gekopieerd, wees voorzichtig wanneer u een antwoord verzendt. Als u op de cc-regel bent gekopieerd, is het zeer waarschijnlijk dat u deze niet hoeft te beantwoorden.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 6
    2
    Wees zeer voorzichtig met professionele e-mails. Tenzij u dicht bij de persoon bent en schrijft over persoonlijke problemen die geen verband houden met zaken, moet u een begroeting en een handtekening gebruiken.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 7
    3
    Antwoord niet iedereen als de informatie niet gerelateerd is aan andere mensen. Als uw baas bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar alle medewerkers, maar u heeft een specifieke vraag over de e-mail, moet u alleen reageren op uw baas.


  • Deel 3
    Regels beantwoorden voor e-mails

    Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 8
    1
    Als u verwijst naar verschillende onderwerpen, verander dan het onderwerp van de e-mail. Het zal voor de persoon gemakkelijker zijn om het belang ervan te begrijpen en het op een later tijdstip te vinden.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 9
    2
    Verwijder alle opmaak. Mensen zien e-mails op tablets, smartphones en andere apparaten die formatteren niet altijd overwegen. Verwijder de cursieve letters, letters die vetgedrukt zijn en nooit in hoofdletters schrijven.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 10
    3
    Begin uw e-mail met een begroeting. Dit kan formeel zijn, zoals "Geachte heer López:" of het kan minder formeel zijn, zoals "Hallo, Juan:".
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 11
    4



    Als het nuttig, creatief of tijdig is, bedank de persoon voor de e-mail. Een klein compliment kan veel helpen. Houd het kort.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 12
    5
    Beantwoord eerst de relevante vragen. Alles wat in de eerste alinea is opgenomen, heeft de grootste nadruk.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 13
    6
    Leer hoe u een e-mail beantwoordt met meerdere vragen. Als er meer dan drie vragen zijn, kopieert en plakt u de vragen in uw antwoord en beantwoordt u ze vervolgens onder de schriftelijke vragen.
  • U kunt een streepje of een bolletje onder de vraag plaatsen om uw antwoord aan te geven. Sommige mensen gebruiken verschillende kleuren, maar dit wordt mogelijk niet op alle apparaten weergegeven.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 14
    7
    Voeg aan het einde een afscheid toe. Net als bij de eerste begroetingen, neem een ​​officieel afscheid als "Oprecht" of een minder formele als "Tot snel".
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 15
    8
    Voeg een handtekening onder het afscheid toe. Veel e-mailprogramma`s hebben automatische handtekeningen, maar andere vereisen dat de handtekening handmatig wordt ingevoegd.
  • Deel 4
    Herziening van de antwoorden

    Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 16
    1
    Controleer de spelling van alle reacties op e-mails.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 17
    2
    Verwijder de vreemde informatie. E-mail is een korte vorm van communicatie en als doel mag het maar uit een paar alinea`s bestaan, tenzij u een rapport verzendt.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 18
    3
    Controleer uw e-mail voordat u deze verzendt. Houd in gedachten dat het een professionele communicatie is die wordt opgeslagen en niet een document dat kan worden weggegooid. De meeste persoonlijke en zakelijke e-mails worden voor onbepaalde tijd bewaard.
  • Deel 5
    Beperkingen op e-mails

    Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 19
    1
    Vermijd het gebruik van sarcasme in e-mails. Communiceert niet zo goed als een gevoel voor humor.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 20
    2
    Zich onthouden van kritiek per e-mail. Gebruik een telefoongesprek of een vergadering om persoonlijke problemen met iemand anders te bespreken.
  • Titel afbeelding Write a Follow Up Email Step 21
    3
    Vermijd het verzenden van persoonlijke e-mails met behulp van een zakelijke e-mailaccount. Ze worden meestal beoordeeld en kunnen aanleiding zijn voor ontslag op het werk.
  • Dingen die je nodig hebt

    • Onderwerpregel
    • Beantwoord alle wijzigingen
    • E-mail tracking markup
    • groet
    • hoofd
    • firma
    • Spellingcontrole
    • testing
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe een email van iPhone mail te verwijderenHoe een email van iPhone mail te verwijderen
    E-mails vinden die gearchiveerd zijn in GmailE-mails vinden die gearchiveerd zijn in Gmail
    Hoe elektronische berichten automatisch naar verschillende e-mails in Outlook worden verzondenHoe elektronische berichten automatisch naar verschillende e-mails in Outlook worden verzonden
    Hoe een klantenservice-e-mail te schrijvenHoe een klantenservice-e-mail te schrijven
    Hoe een e-mail effectief te schrijvenHoe een e-mail effectief te schrijven
    Hoe u kunt voorkomen dat de Mail Mail-applicatie u kalendermeldingen stuurtHoe u kunt voorkomen dat de Mail Mail-applicatie u kalendermeldingen stuurt
    Hoe e-mail te behandelen met behulp van de Microsoft Outlook-regelsHoe e-mail te behandelen met behulp van de Microsoft Outlook-regels
    Hoe een formele e-mail te schrijvenHoe een formele e-mail te schrijven
    Hoe een brief te schrijvenHoe een brief te schrijven
    Hoe een e-mail naar je leraar te sturenHoe een e-mail naar je leraar te sturen
    » » Hoe een follow-up e-mail te schrijven
    © 2021 emkiset.ru