Hoe een inventaris te beheren

Een van de moeilijkste aspecten van het runnen van een onderneming is leren hoe u uw voorraad efficiënt kunt beheren, zodat u beschikt over wat uw klanten nodig hebben en willen zonder al te veel te veel te hebben, wat een verspilling van geld kan zijn. Weten hoe u de inventaris op de juiste manier beheert, draagt bij aan het succes van uw bedrijf, of u nu moet beslissen wat en hoeveel u bestelt, wanneer u het moet doen en een nauwkeurig overzicht van de producten hebt of hoe u het overschot en voorraadtekorten moet afhandelen.

Inhoud

Stappen

Deel 1evalueer uw inventaris
Deel 2update uw inventaris
Deel 3handhaaf het juiste voorraadniveau

stappen

Deel 1
Evalueer uw inventaris

Titel afbeelding Control Inventory Step 1

Het omvat de doelstellingen van een voorraadbeheersysteem. Dit moet 3 fundamentele doelstellingen bereiken. Het kennen van hen is nuttig om u te laten weten of uw huidige systeem effectief is en of het kan worden verbeterd, naast de kennis van de manier om het te doen.

Uw systeem zou u moeten toestaan om altijd te weten wat er in uw inventaris staat.
Uw systeem moet een middel hebben om wijzigingen in de inventaris op te sporen en bij te werken.
Uw systeem moet een plan bevatten voor de hoeveelheid die besteld en bewaard moet worden, en ook wanneer u de bestelling moet plaatsen.

Titel afbeelding Control Inventory Step 2

Investeert in voorraadbeheersoftware. De eerste stap bij het beheersen van de voorraad is om u er bewust van te zijn hoeveel u tegelijkertijd in voorraad hebt, wat voor soort aandelen u beschikbaar hebt, waar ze zich bevinden en hoe ze in de loop van de tijd veranderen. Momenteel zijn er veel softwaretoepassingen die kunnen helpen bij dit proces.

Zorg ervoor dat u wat tijd besteedt aan het doorzoeken van de softwaremarkt. Er zijn uitgebreide beoordelingen en online analyse van alle beschikbare pakketten. Deze kunnen u laten weten of de software aan uw specifieke behoeften voldoet. Ontvang een voorraadbeheersoftware met het boekhoudprogramma als u net bent begonnen. Hiermee kunt u al uw financiële informatie in één programma bewaren, naast de coördinatie ervan.

Overweeg het gebruik van Quickbook of Peachtree. Dit zijn enkele boekhoudprogramma`s, maar ze hebben ook enkele functies voor voorraadbeheer waarmee u uw voorraad kunt bijhouden. Evenzo komen ze met een centrale database die ervoor kan zorgen dat alle medewerkers over de gecoördineerde informatie beschikken.

POS Maid is een programma voor gratis voorraadbeheer dat erg handig kan zijn voor kleine detailhandelbedrijven.

Titel afbeelding Control Inventory Step 3

Maak duidelijke labels Elk artikel in uw inventaris moet een artikelnummer, een hoeveelheid en een basisbeschrijving bevatten met de naam van de leverancier en een ander belangrijk detail. Dit maakt het gemakkelijk om precies te identificeren welk item het is. Een doos moet bijvoorbeeld een label hebben met het artikelnummer van het shirt, de hoeveelheid (12) en een beschrijving als u shirts bestelt in dozen met 12 hiervan.

Dit maakt registratie eenvoudiger door ervoor te zorgen dat u weet wat elke box bevat en hoeveel deze bevat.

Overweeg een registratieprogramma voor streepjescodes als u veel voorraad hebt. Hiermee kunt u een streepjescode op elk artikel plaatsen, zodat medewerkers de aandeleninformatie snel kunnen scannen, identificeren en overdragen aan de software die wordt gebruikt. Dit is een alternatief voor handmatige labels.

Titel afbeelding Control Inventory Step 4

Maak een eerste overzicht van de voorraden in de inventaris. Het is belangrijk om af en toe een fysieke telling van aandelen uit te voeren, zelfs als u software gebruikt. Dit wordt gestart door een eerste telling van de voorraden in de inventaris uit te voeren. U moet beginnen met het maken van een record op een werkblad met alle artikelnummers, gevolgd door kolommen die de hoeveelheid aangeven.

Vervolgens telt u eenvoudigweg alle beschikbare artikelen naast hun hoeveelheden.

U moet de initiële inventaris aan de software toevoegen als u deze gebruikt. U moet het artikelnummer, de aankoopinformatie en de leverancier toevoegen. Dit is een aanvulling op het artikel in de software. De laatste zal de inventaris automatisch bijwerken wanneer u in de toekomst meer aandelen koopt. Het vermindert ze ook uit de voorraad wanneer ze worden verkocht.

Het maken van een fysieke telling is belangrijk om ervoor te zorgen dat de software accuraat is. Een fysieke telling beschermt ook tegen de onbekende afname en de verouderde voorraad.

Voorraden moeten regelmatig worden geteld, maar u kunt het statistische proces of het aantal items gebruiken dat meer wordt verkocht of dat waardevoller is.

Deel 2
Update uw inventaris

Titel afbeelding Control Inventory Step 5

Werk uw voorraad handmatig bij. Voorraadbeheersoftware kan een handige manier zijn om aandelen bij te houden, omdat deze automatisch worden bijgewerkt wanneer nieuwe verkopen en aankopen worden gedaan. Het is echter belangrijk om een handmatig controlesysteem voor de inventaris te hebben, zodat u de nauwkeurigheid van de software kunt controleren (of als u geen software gebruikt).

U moet een tijdsinterval kiezen om de inventaris regelmatig te controleren met een visuele inspectie en een fysieke telling. Dit hangt af van hoe snel de aandelen bewegen.
U moet voor een moment (bijvoorbeeld een week) een lijst met bestaande aandelen en nieuwe aankopen opvragen, plus een lijst met verkopen die gedurende de week zijn opgetreden (uitgaande aandelen vertegenwoordigen).
Vervolgens moet u uw aantekenvel uit de eerste inventaris halen en een nieuwe voorraad tellen. Uw nieuwe voorraad moet gelijk zijn aan het aantal van vorige week, minus alle verkopen voor de week, plus nieuwe aankopen.

Titel afbeelding Control Inventory Step 6

Bewaar bijgewerkte documenten op een georganiseerde manier. Zorg ervoor dat u uw wekelijkse beoordelingen (of de periode die u kiest) opslaat in mappen of mappen die zijn georganiseerd en georganiseerd op basis van de maand. Op deze manier kunt u eenvoudig de inventarisinformatie voor een bepaalde week vinden als u deze nodig hebt. Het is ook handig voor het geval dat uw accountant wat informatie nodig heeft.

U zult willen dat de informatie in uw handleiding wordt geteld met de software die u gebruikt voordat u ervoor kiest om het op te slaan. De bestaansniveaus in de software en het tellen van de hand moeten gelijk zijn. Anders is mogelijk onjuiste informatie in de software ingevoerd, zijn mogelijk aandelen verloren gegaan of hebt u mogelijk een fout gemaakt tijdens handmatig tellen. In dit geval moet u het opnieuw doen.

Titel afbeelding Control Inventory Step 7

Krijg een point-of-sale (POS) voorraadbeheermethode wanneer uw bedrijf groot genoeg is om een meer geavanceerde vorm van voorraadbeheer nodig te hebben. Dit besturingselement wordt uitgevoerd, zoals de naam al doet vermoeden, op het verkooppunt, wat betekent dat het kasregister of de computer die u gebruikt om uw bedrijf te beoordelen, de voorraad bijhoudt. Hiermee kunt u enkele rapporten uitvoeren aan het einde van de werkdag, de maand, de verkooprapportageperiode of de aangegeven tijdslimiet.

Met een systeem met een verkooppunt kunt u uw aandelen in realtime volgen als uw bedrijf over een grote voorraad beschikt en als er overdag veel verkopen worden gedaan. Deze systemen bestaan meestal uit computers die een POS-software gebruiken, die wordt geleverd met een bonnenprinter en een kassalade. Deze systemen werken de voorraad automatisch bij elke transactie bij, en het helpt u op de hoogte te worden gesteld wanneer een nieuwe bestelling moet worden gemaakt of wanneer de benodigdheden zijn voltooid.

Wanneer u winkelt voor een kassasysteem, moet u er rekening mee houden dat u er een moet zoeken die gemakkelijk te gebruiken is en die in het begin basisfunctionaliteit heeft en u vervolgens kunt richten op het toevoegen van geavanceerdere functies naarmate uw bedrijf groeit.

U kunt de POS-software koppelen aan uw voorraadbeheer of met de boekhoudsoftware, zodat de laatste automatisch wordt bijgewerkt telkens wanneer een verkoop wordt gedaan.

Deel 3
Handhaaf het juiste voorraadniveau

Titel afbeelding Control Inventory Step 8

Verkoopinformatie analyseren. Het doel van voorraadbeheer is om gelijke tred te houden met de vraag, wat betekent dat u voldoende voorraad moet hebben om aan de geprojecteerde verkopen te voldoen. U kunt de verkoopgeschiedenis gebruiken om ongeveer te voorspellen wat deze in de toekomst zullen zijn als u al een tijdje in het bedrijf bent. U moet de verkoopprognose echter baseren op het type bedrijf dat u heeft, uw locatie, andere bedrijven van vergelijkbare omvang in uw regio of branche en de contracten of klanten die u al hebt verzekerd als u nieuw bent in het bedrijf.

Je moet kijken hoeveel elk type product per maand wordt verkocht en zorg ervoor dat je genoeg aandelen bestelt om dit bedrag te dekken naast extra voorraden voor het geval er meer vraag is dan verwacht.
Het extra bedrag dat u bestelt, is afhankelijk van de aard van uw bedrijf. Is het vatbaar voor een snelle toename of afname van de vraag? Als dat zo is, moet u extra voorraad houden om voorzichtig te zijn.

Titel afbeelding Defend Yourself in a Stock Broker Fraud Lawsuit Step 7

Bepaal hoeveel aandelen u bestelt en bewaart. De voorraden die u bewaart en welke orders zullen afhangen van uw niveau van verkoop, het type voorraad en de beschikbare ruimte.

U moet naar uw vorige verkoopinformatie kijken en ervoor zorgen dat u iets meer hebt dan dit om aan de verwachte vraag te voldoen, naast eventuele groei, als uw voorraad uit bederfelijke artikelen bestaat of als u weinig ruimte heeft. Het voorraadbeheer is erg belangrijk als u weinig ruimte of bederfelijke items hebt en als u de niveaus zorgvuldig wilt beheersen om ervoor te zorgen dat uw voorraad niet vol raakt. U moet altijd betrouwbare leveranciers kiezen die uw goederen snel en op tijd kunnen leveren.

U kunt uw gebrek aan voorraad verminderen als u een betrouwbaar magazijnbedrijf heeft en vaak leveringen kunt verrichten.

U kunt overwegen het voordeel van groothandelskortingen te benutten door meer aandelen te kopen als uw artikelen niet bederfelijk zijn en als u de ruimte heeft die dit met zich meebrengt. Dit is een nuttig perspectief als uw verkopen moeilijk te voorspellen zijn, als ze veel fluctueren en als uw producten niet op een markt zijn waar voorkeuren snel veranderen.

Titel afbeelding Overcome Investment Fear Step 12

Overweeg de bestel- en afleveringsschema`s. Een andere factor om te overwegen is de snelheid waarmee artikelen kunnen worden afgeleverd na het aanvragen van hen. Als het bijvoorbeeld een week duurt voor de bestelling van een bepaald artikel, bent u waarschijnlijk grotere hoeveelheden ervan verschuldigd, zodat u aandelen hebt en niet hoeft te wachten tot de volgende zending. Als de artikelen echter de volgende dag kunnen worden afgeleverd, weet u dat u de voorraad kunt aanvullen en dat u niet veel reserveringen hoeft te maken.

Titel afbeelding Control Inventory Step 10

Kies een punt om opnieuw te bestellen. Het is altijd uw doel om voldoende aandelen te hebben om aan de eisen van de klant te voldoen, zolang u ze niet te veel hebt, omdat dit onnodig uw kapitaal schaadt. U moet weten wanneer u een bestelling moet plaatsen om ervoor te zorgen dat u altijd het juiste voorraadniveau heeft.

Eén perspectief is om een minimum voorraadniveau op te geven, waarin u altijd een bestelling plaatst. Laat uw aanbod shirts bijvoorbeeld nooit afnemen tot minder dan 100. Zodra dat gebeurt, wordt een nieuwe bestelling gemaakt.

Dit zorgt ervoor dat u nooit zonder voorraad bent. Stel een hoger minimumniveau in voor producten die snel verkopen of het potentieel hebben om snel te verkopen. Als u een seizoensgebonden bedrijf heeft, kunt u dit minimumniveau een paar maanden verhogen in het jaar waarin u een seizoensverhoging ziet.

Titel afbeelding Control Inventory Step 11

Organiseer het hebben van veiligheidsvoorraden om om te gaan met stockouts vanwege onverwachte gebeurtenissen. U hebt bijvoorbeeld meer specifieke items nodig voor grote winterevenementen als u artikelen voornamelijk verkoopt voor koud weer. Deze veiligheidsvoorraden (of buffers) zullen tekorten voorkomen die kunnen optreden op het moment dat u een bestelling plaatst en de tijd dat u ze ontvangt.

De voorraad moet afhankelijk zijn van hoe gevoelig uw bedrijf is voor snelle veranderingen in de vraag, naast de tijd van het jaar als u een seizoensgebonden bedrijf heeft.

Titel afbeelding Control Inventory Step 12

Overweeg een extern bureau voor voorraadbeheer te gebruiken. Dit is erg handig als u een grote verkoper in de detailhandel bent of als u een goede voorraadopname wilt voor het einde van het jaar of voor het einde van een geweldig verkoopseizoen. Het bureau zal alle voorraden tellen, een nieuwe bestelling plaatsen en zelfs de ongewenste goederen opnemen om het naar de fabrikant te sturen waarmee uw bedrijf een vooraf bepaald arrangement heeft.

Delen op sociale netwerken:

Verwant