Hoe een inventarisatiesysteem te ontwikkelen

Houd rekening met opslagvereisten. Bereken de fysieke afmetingen die u nodig hebt om uw inventaris te maken. U kunt een volledig magazijn of een kleine kast gebruiken, afhankelijk van de grootte van de producten of materialen en uw verkoopvolume. Houd ook rekening met speciale opslagomstandigheden, zoals temperatuur- of vochtigheidsregeling.

Ontwerp opslagplanken om elk product duidelijk te onderscheiden. Voeg de producten toe die u gaat opslaan, zodat degenen die verantwoordelijk zijn voor het maken van de inventaris deze gemakkelijk kunnen openen en ze één voor één kunnen tellen. Label alles zodat u elk product gemakkelijk kunt herkennen en op de juiste plaats kunt plaatsen.

Overweeg een streepjescodesysteem te gebruiken. Als u veel producten in uw inventaris hebt, hebt u een geschikte manier nodig om elke producten op basis van hun naam bij te houden. De eenvoudigste manier om dit te doen is met behulp van streepjescodes. Laat een scanner de codes lezen van de producten die de inventaris invoeren en verlaten en de respectieve tellingen uitvoeren. Als u echter weinig producten of categorieën in uw inventaris hebt, kunt u een eenvoudig visueel systeem gebruiken. Als de laatste te lang duurt of niet meer nauwkeurig is, kunt u overschakelen naar een streepjescodesysteem.

Maak en formatteer een spreadsheet voor uw inventaris, zodat u elk product kunt registreren. Open een spreadsheet in een programma zoals Excel, Pages of Google Sheets. Maak uw categorieën met behulp van de kolommen in de spreadsheet en maak een lijst van de producten in de rijen. Een effectief inventarissysteem moet de volgende rubrieken in de kolommen bevatten:

Pas de verliesgegevens aan. Dit vertegenwoordigt de verliezen van producten in de reguliere commerciële activiteiten. De voorraadproducten zouden verloren kunnen gaan door diefstal, obsoletie, beschadiging of beschadiging. De verliezen vertegenwoordigen het verschil tussen het aantal producten in de feitelijke inventaris en het aantal producten dat in de boeken is geregistreerd. Als u verliezen opmerkt voordat u de inventaris ophaalt, moet u ze onmiddellijk in het werkblad opnemen.

Scheid de inventaris van administratieve taken. Voorraadbeheer vereist de overname van een fysieke inventaris (zoals het tellen en overbrengen van producten) en administratieve taken (zoals het indienen van documenten en het doen van boekhoudingen). In grote bedrijven is dit proces verantwoordelijk voor specifieke afdelingen of teams. Maar zelfs in kleine bedrijven moet dit door iemand anders worden afgehandeld. Dit vermindert het risico van diefstal.

Neem een ​​dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse inventaris op. De frequentie waarmee u dit doet, zal de nauwkeurigheid van uw systeem sterk beïnvloeden. Ongeacht het type operatie, zullen sommige soorten operaties echter vaker inventarissen moeten maken. In het geval van een autodealer is het bijvoorbeeld niet nodig om een ​​inventaris op te maken met dezelfde frequentie als in een warenhuis of in een restaurant.

Laat twee mensen de producten in de inventaris tellen. Dit kan de hoeveelheid menselijke fouten die kan worden gepleegd bij het uitvoeren van fysieke voorraadtellingen aanzienlijk verminderen. Druk de spreadsheets van het hoofdrecord af om te gebruiken op het moment dat u het doet.

Voorraadniveaus optimaliseren. De voorraad moet effectief worden beheerd en op een correct niveau worden gehouden om de winst te maximaliseren en verliezen te verminderen. Als u te veel producten bewaart, neemt het risico op veroudering, beschadiging en verslechtering toe, terwijl het niet hebben van voldoende producten betekent dat u verkoopkansen verliest. Als u uw voorraad wilt optimaliseren, moet u beginnen met het maken van verkoopprojecties op basis van eerdere perioden. Maak vervolgens aanpassingen afhankelijk van trends en seizoensinvloeden. Als u bijvoorbeeld in het najaar meer omzet maakt, is het beter om uw voorraad in die maanden te verhogen.

Implementeert een computerprogramma voor voorraadbeheer. Hoewel het gebruik van een spreadsheet voor uw inventaris zou kunnen werken als u een klein bedrijf heeft, heeft een bedrijf met zeer grote verkoopvolumes een gespecialiseerd computerprogramma nodig. Deze maken het mogelijk om voorraden, orders en andere gegevens te beheren en bieden tegelijkertijd bruikbare analytische gegevens en follow-upopties. In het ideale geval kan het systeem worden geïntegreerd met andere zakelijke programma`s om een ​​uniform systeem te maken waarmee u sommige van uw bewerkingen kunt automatiseren.