Hoe een zakelijke brief voor een klant te schrijven

Wanneer u een bedrijf heeft, moet u onvermijdelijk brieven aan uw klanten schrijven. Er zijn veel redenen om een ​​zakelijke brief aan een klant te schrijven. We kunnen schrijven om u te informeren over nieuwe evenementen of speciale aanbiedingen in onze commerciële vestiging. We kunnen ook een zakelijke brief schrijven om meer persoonlijke redenen, zoals een onbetaalde factuur of om zich te verontschuldigen voor zakelijke praktijken die niet goed zijn verlopen. Ongeacht het onderwerp van de brief, moeten we een professionele toon in de kern van de brief handhaven. Volg de onderstaande stappen om een ​​zakelijke brief aan een klant te schrijven.

stappen

2

Gebruik een blokstijlindeling en een tekengrootte die geschikt is voor een zakelijke brief. Het lettertype moet "Times New Roman" of een ander vergelijkbaar lettertype zijn. De lettergrootte moet tussen 12 en 14 zijn.

3

Plaats uw bedrijfsgegevens in de linkerbovenhoek van de brief als u geen briefhoofd gebruikt. De informatie mag niet meer dan twee regels bevatten, één spatie, inclusief alleen uw adres.

4

Schrijf de datum tussen twee lijnen tussen uw informatie en de huidige datum. Noteer bij het schrijven van de datum de naam van de maand en het jaar volledig in plaats van ze in verkorte vorm te schrijven. Schrijf bijvoorbeeld 6 juni 2011 in plaats van 6-6 november te schrijven.

5

Schrijf de informatie van de ontvanger in de volgende 3 of 4 regels, in een enkele spatie. Laat twee regels tussen de datum en het begin van de informatie van de ontvanger. Deze informatie bevat de naam van de persoon naar wie u schrijft en de naam en het adres van het bedrijf. Als u niet over de naam van het bedrijf beschikt, noteert u de naam van de ontvanger op de eerste regel, gevolgd door het adres.

6

Laat twee regels over om de begroeting te starten. Ga naar de persoon aan wie u schrijft door de juiste titel te gebruiken, zoals: Miss, Mrs. of Mr. Als u niet zeker weet welke titel uw klant het liefste heeft, gebruik dan Miss.

7

Schrijf het lichaam van de brief bondig op. Een zakelijke brief moet zo kort mogelijk zijn en tegelijkertijd precies aangeven wat de klant moet weten.

8

Schrijf een verzamelbrief als uw klant u geld verschuldigd is. In de body van de brief moet u enkele betalingsopties vermelden met een hoffelijke toon.

9

Schrijf onmiddellijk een verontschuldigingsbrief nadat u zich hebt gerealiseerd dat er een fout is gemaakt. Geef duidelijk aan wat u gaat doen om het probleem op te lossen en fouten in de toekomst te voorkomen.

10

Beëindig je brief met een afscheidszin, zoals `Oprecht` of `Met vriendelijke groet`. Deze laatste zin moet worden geschreven en twee lijnen achter het lichaam laten.

11

Onderteken de brief en schrijf uw naam in druk. Gebruik een blauwe of zwarte pen om te ondertekenen.

12

Voeg een document toe aan uw klant. Schrijf "Bijlagen" achter je naam in de pers. Bovendien kunt u een lijst maken van de bijgevoegde documenten in plaats van "Bijlagen" te schrijven.