Hoe een zakelijke brief te maken

Moet je een professionele en onberispelijke brief schrijven? Bijna alle commerciële brieven volgen een vastgesteld en gemakkelijk te leren formaat dat u kunt aanpassen aan elk type inhoud. Een zakelijke brief moet altijd de datum bevatten, de afzender en de ontvanger informatie, en paragrafen waaruit het lichaam bestaat. Volg de onderstaande stappen en pas ze waar nodig aan volgens de normen van uw bedrijf.

stappen

2

Kies het juiste type papier. De letter moet worden afgedrukt in 21 x 28 cm (8,5 x 11 inch), ook wel "lettergrootte" genoemd. U kunt ook A4-formaat gebruiken. Sommige uitgebreide contracten kunnen worden afgedrukt in 21 x 35 cm (8,5 x 14 inch), ook wel "legal size" genoemd.

3

Zet informatie over het bedrijf. Zet de naam van uw bedrijf en zijn adres (de laatste is onderverdeeld in verschillende regels). Als u onafhankelijk bent, plaats dan uw naam in plaats van de naam van het bedrijf en daarboven.

4

Voer de datum in Het schrijven van de volledige datum is de meest professionele optie. Schrijf bijvoorbeeld `1 april 2015`. Deze datum zou links een paar regels onder het adres van de verzender gerechtvaardigd moeten zijn.

5

Voer de informatie van de ontvanger in. Schrijf de volledige naam, de titel (indien aanwezig) van de ontvanger, de naam van het bedrijf en het adres in die volgorde (met elk artikel gescheiden in regels). Voeg indien nodig een referentienummer toe. De informatie van de ontvanger moet links een paar regels onder de datum worden gemotiveerd.

6

Kies een groet De begroeting is een belangrijke indicator voor respect, en degene die u besluit te gebruiken, hangt af van of u de ontvanger kent of niet, de mate van nabijheid van beide en de mate van formaliteit van de relatie. Houd rekening met de volgende opties:

2

Gebruik persoonlijke voornaamwoorden Het is volkomen correct om `ik`, `ons` en `u` in een zakelijke brief te gebruiken. Ja, vermijd de "jij", spreek je lezer aan als "jij".

3

Schrijf duidelijk en beknopt. Laat de lezer precies weten wat u probeert te zeggen. Uw lezer reageert alleen snel als uw bericht helder is als water. In het bijzonder, als er enig resultaat of actie is die u wilt verkrijgen als resultaat van uw brief, vermeld het dan. Leg je positie uit met zo min mogelijk woorden.

4

Gebruik de actieve stem Beschrijf bij het beschrijven van een situatie of het plaatsen van een bestelling met de actieve stem en niet met de passieve stem. De passieve stem kan de indruk wekken dat uw woorden dubbelzinnig of onpersoonlijk zijn. Bovendien is de actieve stem directer. Bijvoorbeeld:

5

Wees op gepaste wijze in gesprek. Vermijd standaardbrieven, indien mogelijk. Niemand kan een relatie smeden met iemand met onpersoonlijke letters. Vermijd echter omgangstaal zoals "u weet het", "dat is", "pa que". Houd een zakelijke toon aan, maar wees vriendelijk en bezorgd.

6

Wees beleefd Zelfs als u een klacht schrijft, kunt u beleefd zijn. Houd rekening met de positie en het aanbod van de ontvanger om, in redelijkheid, te doen wat je kunt om zelfgenoegzaam en bezorgd te zijn.

7

Gebruik het briefhoofd van de "tweede pagina" om meer pagina`s op te nemen. Bijna alle zakelijke brieven moeten beknopt genoeg zijn om op één pagina te passen. Maar als het langer is, zoals een contract of proefverklaringen, moet u misschien meer pagina`s toevoegen. Gebruik het briefhoofd van de "tweede pagina", die meestal een verkort adres heeft en is gemaakt van hetzelfde type papier als de eerste pagina.

8

Maak een samenvatting. Vat in de laatste alinea uw argumenten samen en vermeld duidelijk de acties die u van plan bent te ondernemen of wat u van de ontvanger verwacht. Houd er rekening mee dat hij u kan contacteren met vragen of twijfels, dus bedank hem voor uw aandacht voor de brief of de kwestie in kwestie.

2

Onderteken de brief. Laat ongeveer 4 lege regels over voor uw handtekening. Onderteken de brief na het afdrukken of, als u deze per e-mail wilt verzenden, scan een afbeelding van uw handtekening en plaats deze op dit deel van de brief. De inkt die de voorkeur heeft, is blauw of zwart.

3

Voer je naam en je contactgegevens in. Schrijf onder uw handtekening uw naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere contactmomenten. Geef elk item op een afzonderlijke regel op.

4

Bevat de initialen van de typist. Als een andere persoon (niet de afzender) de brief heeft geschreven, moeten de initialen van de persoon worden opgenomen onder het handtekeningblok. Soms zijn de initialen van de redacteur ook opgenomen. Dit maakt duidelijk wie de brief heeft gemaakt.

5

Maak een annotatie van de bijgevoegde bijlagen. Als je andere documenten hebt bijgevoegd die de ontvanger kan zien, noteer dan een paar regels onder je contactgegevens. U moet het aantal en het type documenten vermelden. Schrijf bijvoorbeeld: "Bijlagen (2): curriculum, brochure".

6

Voeg meer ontvangernamen toe. Als u een kopie van de brief naar een andere persoon gaat sturen, moet u deze in uw brief opnemen. Dit wordt gedaan door "cc:" in te typen onder de regel "Bijlagen", wat "courtesy copy" betekent, samen met de naam en titel van de persoon ("cc" betekent "carbon copy" wanneer de letters op papier zijn geschreven kolen).

2

Druiven de letter niet. Als er meerdere pagina`s zijn, worden deze meestal niet geniet. Als je zeker wilt weten dat ze in de juiste volgorde staan, plaats je een clip in de linkerbovenhoek.

3

Stuur de brief. Als je het per post wilt versturen, gebruik dan een envelop. Als je die hebt, gebruik dan de envelop van het bedrijf met het afgedrukte logo. Druk het afzenderadres en het adres van de ontvanger duidelijk af. Vouw de letter in drie delen, zodat de ontvanger eerst de bovenkant en vervolgens de onderkant opent. Zorg ervoor dat je genoeg postzegels plaatst en verzendt.