Hoe overtuigende brieven te schrijven

U bent een probleem tegengekomen met de bank, met de verzekeringsmaatschappij, met een overheidsinstantie, met een bedrijf of zelfs met een school. Je moet iemand overhalen om iets te doen of je ergens mee te helpen. Hoe een overtuigende brief schrijven die werkt? Hier zijn enkele essentiële ideeën voor het schrijven van een overtuigende brief.

Inhoud

Stappen

Deel 1bereid je voor om de brief te schrijven
Deel 2formatteer de brief
Deel 3schrijf de brief
Deel 4geef de laatste hand

Tips

stappen

Deel 1
Bereid je voor om de brief te schrijven

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 1

Maak brainstormen. Voordat u begint met uw brief, brainstorm over wat u wilt, waarom u het wilt, de redenen waarom het zou moeten worden verleend en eventuele argumenten die tegen u kunnen zijn. Het opschrijven van uw ideeën kan u helpen uw brief duidelijk te schetsen en uw positie in deze kwestie volledig te begrijpen.

Begin met het gebruik van het volgende: Ik wil overtuigen mijn publiek mijn doel verandering mijn publiek voor de persoon of personen die u wilt overtuigen en mijn doel voor wat je hen wilt overhalen om te doen.
Nadat je het hebt vastgesteld, vraag jezelf af: waarom? Maak een lijst met de redenen waarom u wilt dat uw publiek doet wat u wilt dat ze doen.
Na het brainstormen over de redenen, classificeer ze op basis van hun belang. Plaats alle belangrijke details in één kolom en plaats vervolgens alle minder belangrijke details in een andere kolom. Met deze stap kunt u zich concentreren, zodat u de relevante en openstaande punten kunt benadrukken.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 2

Ken je doel Zorg ervoor dat je precies weet wat je wilt of nodig hebt. Wat wil je bereiken? Wat wil je dat dit kantoor doet?

Wanneer u uw doel ontdekt, denk dan eens aan de oplossingen die u kunt aanbieden.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 3

Ken je lezers Analyse en begrip van uw publiek zal u helpen bepalen hoe u uw brief moet structureren. Bepaal, indien mogelijk, of uw lezers het met u eens of oneens zijn of dat ze neutraal zijn. Dit zal u helpen bepalen hoeveel gewicht u aan elke kant van uw argument moet plaatsen.

Probeer een echte persoon te vinden om de brief te sturen. Wie is hij en welke macht heeft hij echt om je te helpen? Gaat u uw klacht negeren? Hoe moet je hem aanspreken? Heb je een hoge functie of ben je een ambtenaar? Praat met hem volgens zijn positie.

Probeer te ontdekken welke overtuigingen en trends de lezer heeft met betrekking tot het onderwerp. Welke meningsverschillen kunnen er tussen u en de lezer ontstaan? Hoe kun je een tegenbewijs respectvol presenteren?

Ontdek wat de lezer misschien heeft met betrekking tot de kwestie. Heb je beperkte middelen om te verdelen? Heeft de kwestie direct effect op u? Hoeveel tijd moet u in overweging nemen voor uw document?

Denk aan het soort bewijs dat uw lezer moet lezen in het argument dat moet worden overgehaald.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 4

Onderzoek de zaak Effectieve overtuigende letters bevatten informatie en objectief bewijs om de positie te ondersteunen. Houd rekening met verschillende gezichtspunten. Onderzoek niet alleen aan uw kant, vermeld de tegenovergestelde mening en de feiten eromheen.

Gebruik objectief, logisch, statistisch en anekdotisch bewijs om uw presentatie te ondersteunen.

Ga niet naar buiten en zeg dat de andere kant verkeerd is. Wees in plaats daarvan respectvol in het uitleggen waarom je positie een sterker levensonderhoud heeft en aandacht verdient.

Deel 2
Formatteer de brief

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 5

Gebruik het blokformaat. De zakelijke letters hebben een specifiek formaat. Wanneer het correct wordt gedaan, zal het formaat de lezer niet van de ene plaats naar de andere brengen. Als het echter ongepast wordt gedaan, geeft het formaat een slecht beeld van u en kan de lezer de brief weggooien.

Gebruik blokparagrafen met een eenvoudige spatiëring.
Rechtvaardig links elke paragraaf. Met andere woorden, voeg geen inspringing toe aan de alinea zoals u zou doen in het geval van proza of in een proefversie.
Laat een streep tussen elke alinea.
Gebruik een standaard lettertype (meestal is het prima als u Times New Roman of Arial gebruikt, grootte 12).

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 6

Maak het briefhoofd correct. Begin met het typen van uw adres in de linkerbovenhoek. Zet niet je naam, schrijf gewoon het adres van de straat, de stad en de postcode in. U kunt ook een telefoonnummer en een e-mail opnemen, elk in afzonderlijke regels. Als u in Engeland woont, moet het adres naar de rechterkant gaan. Sla een regel over.

Schrijf de datum Schrijf de dag op en vermeld de naam van de maand en het jaar. Sla een regel over.

4 juni 2015

Geef de naam en het adres van de ontvanger op. Probeer een specifieke persoon te vinden om de brief naartoe te sturen. Sla een regel over.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 7

Begin de brief met een groet. Begin met het woord Beste, gevolgd door de naam van de persoon, is een geaccepteerde praktijk. Zorg ervoor dat u de naam correct schrijft. De naam moet overeenkomen met de naam van het briefhoofdadres.

Wanneer u de persoon toespreekt, gebruikt u uw titel (meneer, mevrouw, dokter, enz.) En uw achternaam. Als je niet zeker weet wat een vrouw verkiest, ga dan naar haar als Ms ..

Dit wordt altijd gevolgd door de twee punten.

Laat een streep tussen de begroeting en de eerste alinea.

Geachte Dr. Chávez:

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 8

Sluit de brief met een slotverklaring. Denk aan de toon van je essay door een slotverklaring te kiezen. Sommige uitdrukkingen (zoals Bedankt) zijn te standaard, terwijl anderen (zoals Met vriendelijke groet) zijn vriendelijker. Bepaal of uw brief een formele of vriendschappelijke afsluiting vereist. Ongeacht wat je kiest, het eerste woord moet met een hoofdletter worden geschreven, terwijl de volgende woorden dat niet zijn. Plaats een komma aan het einde van de laatste verklaring.

Als het een meer formele kwestie is, kies dan Met vriendelijke groet. Met vriendelijke groet, Vriendelijke groeten, Bedankt of De uwe zijn echt uitdrukkingen voor zakelijke zakelijke e-mails. Met vriendelijke groet, Groeten of Een goede dag hebben zijn veel minder formeel, maar zijn vriendelijker.

Spring vervolgens 4 regels om ruimte te maken voor de handtekening voordat je je naam schrijft.

dank,

Deel 3
Schrijf de brief

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 9

Wees bondig. Overtuigende brieven moeten kort en aandachtig zijn. Drukbezette mensen lezen zelden zo`n brief als deze meer dan één pagina heeft of als de toon onaangenaam is. Wees niet te uitgebreid. Probeer schone en ordelijke zinnen te gebruiken. Zich onthouden van wandelen en het geven van onnodige informatie, zoals citaten of anekdotes.

Vermijd te lange zinnen. Zorg ervoor dat je krachtige en enunciatieve zinnen gebruikt. Uw schrijven moet beknopt, direct en gemakkelijk te lezen zijn.
Probeer dat je alinea`s niet lang zijn. Als je veel informatie erin stopt, leid je de lezer af van het hoofdpunt of maak je je punt moeilijk te begrijpen. Blijf bij de relevante informatie en wijzig de alinea wanneer u een nieuw idee start.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 10

Stel uw belangrijkste punt in de eerste twee zinnen in. Begin met een vriendelijke introductievonnis en ga meteen door. Bepaal uw behoefte (dat wil zeggen, uw belangrijkste punt) in de eerste twee zinnen.

Deze paragraaf zou slechts 2 tot 4 zinnen moeten bevatten.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 11

Benadruk het belang van uw verzoek in de tweede alinea. Beschrijf in deze paragraaf uw bezorgdheid, verzoek of vraag. U hoeft geen specifieke redenen, goedkeuringen of punten toe te voegen - in plaats daarvan moet u uw positie, de parameters van uw zorg of verzoek volledig uitleggen en waarom het zo belangrijk is om de actie te rechtvaardigen.

Vergeet niet om het logisch, aandachtig en objectief te houden. Vermijd buitensporige emotionele taal, eis geen actie of wees onbeschoft tegen de persoon, het bedrijf of de andere partijen aan wie u schrijft.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 12

Steun uw verzoek in de volgende paragrafen. De volgende paragrafen zouden uw positie moeten rechtvaardigen door ondersteunende informatie en details te verstrekken. Zorg dat ze logisch, objectief, redelijk, praktisch en legaal zijn. Baseer je beroep niet alleen op emoties, geloof of persoonlijke verlangens. Verveel de lezer niet met een lange geschiedenis, kom snel en nauwkeurig ter zake. Er zijn enkele strategieën die u kunt gebruiken om dit te bereiken:

Citeer statistieken en feiten om een beroep te doen op de reden van de lezer. Zorg ervoor dat statistieken en feiten afkomstig zijn van geloofwaardige en respectabele bronnen en gebruik ze naar waarheid en niet uit de context.

Benoem experts in het veld om uw positie te ondersteunen of het oneens te zijn met de andere partij. Deze experts moeten prestige hebben op hun vakgebied en gekwalificeerd zijn om commentaar te leveren op de zaak.

Geef een reden waarom uw verzoek moet worden ingewilligd. Iemand vertellen dat ze iets moeten doen is geen effectieve overtuigende techniek, maar uitleggen waarom je denkt dat iets moet worden gedaan, kan helpen die persoon te overtuigen. Verklaar de huidige situatie en waarom u een verandering nodig hebt.

Geef de details, specificaties en beperkingen op van uw functie en verzoek. Praten over inspanningen in het verleden met betrekking tot uw verzoek of gebrek aan actie.

Geef voorbeelden van getuigenissen die betrekking hebben op uw positie. Denk aan ander bewijs dat u kunt geven over de redenen waarom uw positie belangrijk is.

Vergeet niet om te beperken wat u in de alinea`s opneemt. Breng uw zaak en uw situatie op een eenvoudige manier tot stand. Overdrijf de details niet, maar neem alle essentiële punten op. Kies alleen de statistieken, de experts en de meest opmerkelijke getuigenissen.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 13

Oproep aan de andere kant. Een sleutel tot effectieve overreding is om de andere kant te pakken. Wat u wilt doen is voorspellen welk tegenargument, bezwaar of ondervraging uw lezers mogelijk zullen hebben om u aan te spreken. Vind dingen die overeenkomen met de oppositie of geef een sterke ondersteuning voor uw eigen positie.

Zorg ervoor dat je openlijk de verschillen tussen je positie en de andere kant toegeeft. Probeer ze niet te verbergen, omdat dit je argument verzwakt. Leg in plaats daarvan de nadruk op de waarden, ervaringen en problemen die aan de andere kant worden gedeeld.

Vermijd sentimentele uitspraken. Dat brengt veel emotie in je brief en vermindert je aantrekkingskracht op logica. Te negatief en veroordelend zijn, kan voorkomen dat de andere partij het met je eens is.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 14

Sluit de brief door uw aanvraag opnieuw te formuleren. Formuleer uw verzoek of mening aan het einde opnieuw. Dit is de alinea waarin u een oplossing kunt voorstellen of een oproep tot actie kunt doen. Vertel de lezer dat u deze correspondentie per telefoon, e-mail of persoonlijk zult opvolgen.

Probeer af te sluiten met een krachtige zin die de lezer helpt om aan je zijde te staan of ten minste om de dingen duidelijk vanuit jouw perspectief te zien.

Bied uw eigen oplossingen of hulp aan. Ga akkoord om op een gegeven moment een verbintenis aan te gaan of elkaar te ontmoeten. Laat zien wat u al hebt gedaan of wilt doen om de situatie het hoofd te bieden.

Deel 4
Geef de laatste hand

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 15

Controleer of je fouten hebt. Slechte grammatica en spelfouten geven een slechte eerste indruk. Wat u wilt, is dat de lezer zich concentreert op uw ideeën en uw verzoek, en niet op de fouten van de brief. Lees de brief meerdere keren voordat u hem verzendt. Lees de brief hardop om te horen hoe het klinkt.

Vraag zonodig iemand om de spelling van de brief te controleren (of gebruik de spellingcontrole van de software).

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 16

Zet je handtekening. Als u de brief per post verzendt in plaats van per e-mail, moet u de brief ondertekenen. Dit personaliseert en authenticeert uw brief.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 17

Stuur zo nodig een kopie naar belangrijke mensen. Als er andere mensen in het bedrijf of een andere organisatie zijn die de brief moeten lezen, stuur ze dan een kopie. Dit betekent dat u meer dan één letter met originele handtekeningen moet afdrukken en verzenden.

Titel afbeelding Write Persuasive Letters Step 18

Bewaar een kopie voor jezelf. Bewaar altijd een brief zodat u een record hebt, samen met de datum waarop u de brief hebt verzonden en aan wie u deze hebt verzonden. Notities schrijven wanneer u een follow-up uitvoert totdat de kwestie is opgelost.

tips

Blijf op het onderwerp. Zorg ervoor dat u geen willekeurige informatie toevoegt die niet gerelateerd is aan het probleem in kwestie. Blijf in plaats daarvan bij de relevante feiten en wees eenvoudig. Gebruik de feiten om beschrijvend te zijn.
Gebruik opsommingstekens in het midden van de alinea alleen als u een zeer duidelijke reeks stappen, acties of aanbevelingen hebt.
Schrijf met een standaard geschreven vorm van Spaans. Dit is geen sms-bericht of sociale netwerken, het is een formele brief. Afkortingen, jargon en emoticons kunnen ervoor zorgen dat je ze negeert.
Pas uw punten aan het type bedrijf of agentschap. De mensen van een non-profitorganisatie kunnen anders denken dan die van een groot bedrijf.
Behandel de lezer niet alsof hij iets schuldig is of dingen eist. Overtuig hem in plaats daarvan door de brief vriendelijk en professioneel te houden.

Delen op sociale netwerken:

Verwant