Hoe een zakelijke memo te schrijven

Een memo is een document dat het meest wordt gebruikt voor interne communicatie tussen collega`s of leden van een afdeling. Het kan zijn dat u een memorandum als een externe communicatiemethode moet gebruiken als u bijvoorbeeld met klanten of andere zakelijke partners moet communiceren. U moet ervoor zorgen dat u het correct doet - dat het memorandum professioneel, duidelijk en in overeenstemming met de normen van uw beroep is. U hoeft zich geen zorgen te maken als u er nog nooit een hebt geschreven en u wordt gestrest door het vooruitzicht om dit te doen - blijf lezen om de basisprincipes van het samenstellen van uw eigen zakelijke memo te leren.

Inhoud

Stappen

Deel 1bereid je voor om de zakelijke memo te schrijven
Deel 2taal- en formaatbeslissingen nemen
Deel 3stel het bedrijfsmemorandum samen

stappen

Deel 1
Bereid je voor om de zakelijke memo te schrijven

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 1

Bepaal of een notitie moet worden verzonden. Als u meerdere mensen in uw team moet informeren over een belangrijk zakelijk probleem, is het verzenden van een memo een uitstekend idee. U kunt er zelfs een sturen als u met slechts één persoon gaat communiceren als u bijvoorbeeld een schriftelijke aantekening van uw correspondentie wenst of nodig heeft.

In sommige gevallen kan het echter efficiënter zijn om gewoon rechtstreeks te praten met mensen met wie u moet praten.
Sommige informatie kan ook te gevoelig zijn om een memo in te sturen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 2

Bepaal het doel waarvoor u gaat schrijven. Afhankelijk van uw specifieke doel, kan de inhoud en de organisatie van de notitie veranderen. De meeste memoranda zijn geschreven om de volgende redenen:

Een idee of oplossing voorstellen. Als u bijvoorbeeld denkt dat u weet hoe programmeerproblemen voor overuren kunnen worden geregeld, kunt u uw ideeën in een memorandum opschrijven en naar uw meerderen sturen.

Om een bestelling te plaatsen. Een verzending van een memo kan bijvoorbeeld een efficiënte manier zijn om verantwoordelijkheden vast te leggen voor een toekomstige conferentie van waaruit uw afdeling zal plaatsvinden.

Om een rapport te leveren. U kunt ook een memo sturen om uw collega`s te informeren over een recente gebeurtenis, een update over een project geven, een voortgangsrapport indienen of de bevindingen van een onderzoek rapporteren.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 3

Reduceer het thema Het is mogelijk dat u met veel projecten te maken hebt en u bent in de verleiding om een memo te sturen waarin uw collega`s, leidinggevenden of klanten worden geïnformeerd over alles waar u op dit moment aan werkt. Houd er echter rekening mee dat bedrijfsmemo`s slechts op één probleem mogen zijn gericht.

Ze moeten beknopt, duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn. Omdat u ze naar drukke mensen stuurt, wilt u geen belangrijke informatie missen. Door de memo gericht te houden, zorgt u ervoor dat uw bericht wordt ontvangen en begrepen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 4

Overweeg het publiek. De inhoud, stijl en toon van het bedrijfsmemorandum worden beïnvloed door de doelgroep die u wilt aanspreken, dus denk goed na over al diegenen die de memo zullen ontvangen.

U schrijft bijvoorbeeld een ander soort memorandum als u naar uw collega`s schrijft over het plannen van een verrassingsfeest voor mensen op kantoor die in de zomer verjaardagen hebben, in vergelijking met het schrijven naar uw supervisor over de resultaten van uw maandenonderzoek.

Deel 2
Taal- en formaatbeslissingen nemen

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 5

Vermijd taalgebruik dat te nonchalant is. Over het algemeen moet uw taal direct en eenvoudig zijn en niettemin professioneel. Je moet voorkomen dat je een te spraakmakende toon in de memo gebruikt.

Vermijd bijvoorbeeld het schrijven van dingen zoals: "Hé, jongens! Het is eindelijk vrijdag! Hoe dan ook, ik wilde je vertellen over een belangrijk zakelijk probleem".
Ga in plaats daarvan direct naar het punt: "Ik schrijf om iedereen een voortgangsrapport voor het Z-project te geven".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 6

Vermijd het gebruik van emotionele taal. Het is ook beter om bij het schrijven een neutrale toon aan te nemen en het gebruik van een emotioneel geladen taal te vermijden. Doe je best om te verwijzen naar feiten en bewijsmateriaal om je beweringen te ondersteunen.

Vermijd bijvoorbeeld uitspraken als "Ik denk dat we allemaal veel gelukkiger zouden zijn als we op vrijdag vrijuit konden kleden".

Onderzoek in plaats daarvan of er enig onderzoek is naar de vraag of het moreel van het kantoor toeneemt wanneer medewerkers meer autonomie krijgen in hun kledingkeuze, en citeer het in de memo.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 7

Gebruik uitdrukkingen die aangeven dat je bewijs gaat citeren of naar een bron verwijst om de lezer te laten weten wat je doet.

Probeer bijvoorbeeld het volgende: "Volgens onze bevindingen ..." of "Uit het onderzoek van het nationale bureau voor milieubescherming is gebleken dat ...".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 8

Kies een geschikte stijl en tekengrootte. De notitie moet gemakkelijk te lezen zijn, dus u moet voorkomen dat u een te klein lettertype gebruikt (11 of 12 punten is de standaard).

U moet ook een eenvoudige tekenstijl kiezen, zoals Times New Roman. Dit is niet het moment om met bronnen te experimenteren "grappig" als Comic Sans (ze zullen je uitlachen als je ervoor kiest!).

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 9

Gebruik standaardmarges voor de notitie. De marges van 2,5 cm (1 inch) zijn typisch voor zakelijke memo`s, hoewel sommige tekstverwerkers vooraf opgemaakte sjablonen voor memo`s met iets grotere marges (bijvoorbeeld 3,17 cm of 1,25 inch) kunnen bevatten.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 10

Schrijf het document met een eenvoudige regelafstand. Zakelijke memo`s zijn over het algemeen niet dubbel gespatieerd. Houd rekening met een eenvoudige regelafstand om het aantal pagina`s laag te houden, maar laat spaties tussen alinea`s of afzonderlijke secties.

Over het algemeen is het niet nodig om de alinea`s te laten inspringen.

Deel 3
Stel het bedrijfsmemorandum samen

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 11

Label de memo. Er zijn veel verschillende soorten zakelijke correspondentie. De standaardpraktijk voor een memorandum is om het document expliciet als zodanig te benoemen.

Schrijf bijvoorbeeld "memo" bovenaan de pagina.
Het hangt van u af of u de titel wilt centreren of aan de linkerkant wilt uitlijnen. Een goede vuistregel is om de zakelijke memoranda die je hebt ontvangen te herzien en het formaat te kopiëren.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 12

Schrijf de memokop. Het eerste deel van het memorandum moet vier belangrijke stukjes informatie bevatten. We zullen meer gedetailleerde informatie over elk onderdeel geven in de volgende stappen.

VOOR: Geef de namen en titels op van allen die de notitie zullen ontvangen.

DE: geef uw volledige naam en titel op.

DATE: geef de volledige en exacte datum op - vergeet niet het jaar op te nemen.

ONDERWERP: geeft een korte maar specifieke beschrijving van waar het memorandum over gaat.

Houd er rekening mee dat het ook gebruikelijk is om de onderwerpregel aan te geven "re:" of "RE:" (beide zijn afkortingen voor "referentie").

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 13

Kies zorgvuldig uw ontvangerslijst. Zorg ervoor dat iedereen wordt vermeld die moet worden geïnformeerd. Beperk de verspreiding van het memorandum alleen aan degenen die het moeten weten.

Het is een slechte zakelijke gewoonte om een memo naar het hele kantoor te sturen als het alleen u betreft of een paar betreft.

Mensen zullen snel overweldigd worden door het aantal memo`s en zullen ze waarschijnlijk negeren of niet zorgvuldig lezen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 14

Gebruik de juiste namen en titels voor de mensen op uw ontvangerslijst. Zelfs als u uw voornaam kent door uw baas, is het beter om schriftelijke correspondentie formeler te houden. Je kunt haar bijvoorbeeld bellen "pasteitje" Wanneer je haar in de hal ontmoet, maar voor het doel van je aantekening, spreek haar dan aan "Mevr. Martinez" of "Dr. Martinez".

Houd hier rekening mee wanneer u informatie invult voor iedereen op de lijst met ontvangers: neem volledige namen en bedrijfstitels op.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 15

Onderzoek de juiste titels van de mensen naar wie je schrijft in een externe memo. Als je een memo gaat sturen naar mensen buiten je kantoor, is het ook belangrijk om de juiste manier te vinden om ze aan te pakken. Neem de tijd om uw profiel te onderzoeken - het is waarschijnlijk dat uw informatie is samengevat op de website van uw bedrijf.

Heeft de persoon bijvoorbeeld een doctoraat? Als dat zo is, is het meestal een goed idee om naar haar te verwijzen als "Dr./Dra.".

Wat is de titel? Is hij bijvoorbeeld een vice-president of decaan? Raadpleeg in dat geval de persoon als zodanig in de memo.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 16

Stel de onderwerpregel zorgvuldig samen. Je moet ervoor zorgen dat de onderwerpregel, ook al is deze kort, duidelijk is en niet te algemeen.

Bijvoorbeeld "Nieuw bedrijf" Het is vrij vaag en als iemand een paar weken of dagen later naar uw bestanden kijkt, heeft u misschien moeite met het vinden van uw memo.

Er kan iets beters zijn "Voortgangsrapport over onderzoek om het klantenbestand uit te breiden".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 17

Overweeg de begroeting weg te laten. Het hangt van u af of u uw bericht wilt voorafgaan met een groet zoals "Geachte mevrouw Flores" of "Beste collega`s". Houd er echter rekening mee dat deze begroetingen niet worden verwacht in een bedrijfsmemorandum.

Dit moet een snelle en efficiënte manier zijn om belangrijke informatie te communiceren en het moet voor het publiek duidelijk zijn wie het memorandum ontvangt en wie het is.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 18

Stel het inleidende gedeelte van de memo samen. Geef duidelijk aan wat uw doel is om de memo te schrijven en te verzenden.

Bijvoorbeeld "Ik schrijf omdat ...". De inleiding moet een korte samenvatting geven van wat ontvangers in de memo kunnen verwachten.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 19

Houd het inleidende gedeelte kort. Het is niet nodig om alle details en bewijzen in het eerste deel van het memorandum te vermelden.

Houd het kort: een paar zinnen of een kleine alinea is voldoende.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 20

Bepaal de organisatie van de hoofdtekst van het memorandum. Na de introductie bevat een zakelijke memo meestal twee tot vier extra alinea`s voordat ze worden afgesloten. De inhoud en organisatie variëren afhankelijk van het onderwerp.

U kunt bijvoorbeeld kiezen om de informatie in het lichaam in volgorde van belangrijkheid te ordenen of, als u een proces gaat toelichten, kunt u de hoofdgedeelten van het memorandum verdelen om overeen te komen met de verschillende fasen van het proces.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 21

Bepaal of u subkoppen en titels wilt opnemen. Uw zakelijke memo moet duidelijke secties bevatten. Het is gebruikelijk dat bedrijfsmemoranda worden opgedeeld in duidelijke secties zodat ontvangers gemakkelijk informatie kunnen lezen en verwerken. Je kunt ze grondiger helpen om de belangrijke punten van je notitie vast te leggen door de subsecties te labelen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 22

Schrijf specifieke titels voor de subrubrieken. Zorg ervoor dat de focus van elke subsectie duidelijk is voor het publiek.

U kunt bijvoorbeeld alle volgende subsecties opnemen bij het schrijven over de aanstaande verhuizing in het kantoor: "Nieuwe locatie voor ons hoofdkantoor", "Belangrijke richtlijnen om het kantoor in te pakken" en "Schema voor de voltooiing van de verhuizing van het kantoor".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 23

Het bevat thematische zinnen in elk van de paragrafen van de hoofdtekst van het memorandum. De eerste zin van elke subparagraaf of paragraaf moet het publiek vertellen wat het belangrijkste punt van die sectie zal zijn.

Individuele paragrafen of delen van het memorandum moeten op één enkel idee zijn gericht.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 24

Overweeg om kogels te gebruiken. Misschien vindt u het handig om kogels te gebruiken of lijsten te maken als u belangrijke punten wilt markeren. Dit kan lezers helpen om zich op de belangrijkste punten te concentreren en het memorandum sneller en efficiënter te lezen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 25

Houd het bondig. Normaal gesproken mag een bedrijfsmemo niet meer dan twee pagina`s bevatten.

Deze standaard paginalimiet is voor een document met eenvoudige spatiëring met spaties tussen secties.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 26

Bepaal of u een samenvatting wilt. Over het algemeen hoef je niet samen te vatten wat je zojuist in de memo hebt geschreven, vooral als je het onder een pagina hebt kunnen houden.

Als de door u beschreven informatie echter ingewikkeld was of als u een memorandum langer dan gebruikelijk hebt verzonden, kan het nuttig zijn om de belangrijkste punten kort samen te vatten.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 27

Het bevat een afsluitende paragraaf of alinea. Zelfs als je oordeelt dat het niet nodig is om het memorandum samen te vatten, moet je het nog steeds afsluiten in een conclusie. Denk aan het volgende:

Wat is de boodschap van de memo? Heb je ontvangers nodig om iets te doen? Moeten ze reageren op een bepaalde dag? Zo ja, druk het duidelijk uit.

Als er geen aanvullende actie vereist is, voeg dan een eenvoudige afscheidszin toe zoals "Ik zou het graag nader bespreken" of "Laat het me weten als u vragen of opmerkingen heeft".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 28

Meld je aan als je wilt Over het algemeen is het niet nodig om uw volledige naam of handtekening aan het einde van een memo toe te voegen. Houd er echter rekening mee dat het het veiligst is om het voorbeeld van anderen in uw vakgebied te volgen.

Als ze formeel ondertekenen (bijvoorbeeld "Met vriendelijke groet, mevrouw Sánchez"), volg dan zijn voorbeeld.

Zelfs als u de handtekening weglaat, wilt u misschien uw initialen aan het einde van het document opnemen.

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 29

Maak een notitie over een bijlage. Als u bijlagen bij de notitie hebt gevoegd, zoals tabellen, grafieken of rapporten, moet u dit aan het einde van de notitie vermelden. Bijvoorbeeld "Bijlage: Tabel 1".

U moet ook verwijzen naar de bijlagen in de hoofdtekst van de notitie.

Als u bijvoorbeeld schrijft dat uw werknemers op de hoogte moeten worden gesteld van een aanstaande verhuizing vanuit het kantoor, kunt u iets als het volgende schrijven: "We zijn van plan het verhuisproces aan het einde van het kwartaal te beëindigen. Zie bijgevoegde tabel 1 voor een meer gedetailleerd programma".

Titel afbeelding Write a Business Memo Step 30

Lees de notitie aandachtig door. Controleer het zorgvuldig voordat u het verzendt. Controleer of de zinnen grammaticaal correct zijn, of er geen spelling- en interpunctiefouten zijn en of de inhoud klopt.

Overweeg de verzending uit te stellen na uw eerste beoordeling als deze niet dringend is. Als u de notitie na een uur of twee opnieuw bekijkt, vindt u mogelijk fouten die u aanvankelijk hebt gemist.

Als de notitie gevoelige informatie bevat, bekijk dan het beleid van uw bedrijf om te zien wie de notitie voor u kan bekijken en geef u de definitieve goedkeuring met betrekking tot de inhoud.

Delen op sociale netwerken:

Verwant