Hoe een memo maken

Een memorandum is gericht op een groep mensen en behandelt een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld een gebeurtenis, een beleid of een hulpbron, en is bedoeld om hen aan te moedigen om actie te ondernemen. Het woord "memorandum" betekent "iets dat moet worden onthouden of waarmee rekening moet worden gehouden". Deze handleiding helpt u om gemakkelijk leesbare en effectieve memo`s te maken.

stappen

2

Richt de ontvanger op de juiste manier. Een memorandum is een professionele en formele manier van communiceren, dus u moet de lezer ook formeel toespreken. Voer de volledige naam en titel in van de persoon aan wie u de memo gaat verzenden.

3

Voeg andere ontvangers toe aan de CC-lijn. De "CC" -lijn geeft aan wie een "beleefdheidskopie" van de notitie zal ontvangen. Dit is niet de persoon aan wie het memorandum is gericht. Het is eerder iemand die mogelijk moet worden geïnformeerd over het beleid of de problemen waarmee u in de notitie te maken krijgt.

4

Voer je naam in op de regel "Van". De kop moet bevatten wie de notitie schrijft en verzendt. Ga in deze regel naar je volledige naam en je functie.

5

Vermeld de datum. Zet de volledige datum, de maand in letters en de datum en het jaar in cijfers. Bijvoorbeeld: `DATE: 5 januari 2015` of `DATE: 5 januari 2015`.

6

Kies een specifieke zin voor de regel "Onderwerp". De regel "Onderwerp" geeft de lezer een idee van de inhoud van de notitie. Wees specifiek maar beknopt.

7

Zet de header in het juiste formaat. De kop moet bovenaan de pagina staan, uitgelijnd met de linkerhand. Zet de woorden "FOR:", "FROM:", "DATE:" en "SUBJECT:" in hoofdletters.

2

Sla een formele begroeting over. Een memo begint niet met een groet zoals "Geachte heer Ramirez." In plaats daarvan ga je rechtstreeks naar het segment dat de kwestie presenteert waarover je het in de memo gaat hebben.

3

Presenteer het probleem of probleem in de eerste alinea. Geef kort de context na de maatregelen die u zou willen nemen. Het is als een stellingverklaring, die het onderwerp presenteert en het belang ervan aangeeft. Je zou de introductie ook kunnen zien als een samenvatting van de hele memo.

4

U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Met ingang van 1 juli 2015 voert XYZ COMPANY nieuw beleid met betrekking tot de dekking van de gezondheidszorg uit. Alle werknemers hebben een ziektekostenverzekering en verdienen minimaal $ 15 per uur. "

5

Biedt de context voor het probleem in kwestie. Waarschijnlijk heeft de lezer wat eerdere informatie nodig over het onderwerp waarmee je te maken krijgt. Het maakt deel uit van de context, maar wees kort en vermeld alleen wat nodig is.

6

Ondersteun uw actielijn in het argumentatieve segment. Het bevat een korte samenvatting van de acties die zullen worden uitgevoerd. Geef tests en logische redenen voor de oplossingen die u voorstelt. Begin met de belangrijkste informatie en ga vervolgens verder met het opnemen van specifieke feiten of die u ondersteunen. Beschrijf hoe lezers baat zullen hebben bij het nemen van de acties die u aanbeveelt of benadeeld worden door dit niet te doen.

7

Stelt de maatregelen voor die de lezer zou moeten nemen. Een memo is een oproep om actie te ondernemen voor een bepaald probleem, of het nu gaat om een ​​aankondiging over een nieuw product van het bedrijf, nieuw beleid over onkostendeclaraties of een verklaring over hoe het bedrijf voor een probleem staat. Wederom de maatregelen vermelden die de lezer moet nemen in de laatste alinea of ​​zin.

8

Sluit de memo af met een warme en positieve samenvatting. In de laatste alinea van het memorandum moeten de volgende stappen worden beschreven die moeten worden genomen om het probleem in kwestie aan te pakken. Het moet ook een warme noot bevatten die de solidariteit van de organisatie herhaalt.

2

Verbeter je memo. Controleer en bewerk uw memo om ervoor te zorgen dat deze duidelijk, kort en overtuigend is en geen fouten bevat. Controleer uw consistentie met het type taal dat u gaat gebruiken. Elimineer onnodig lastige woorden of technisch jargon.

3

Schrijf je initialen met de hand naast je naam. Een memo bevat geen handtekeningregel, maar u moet uw initialen met een pen in de kop plaatsen. Zet je initialen naast je naam. Dit geeft aan dat u de notitie hebt goedgekeurd.

4

Gebruik briefhoofdpapier. Mogelijk hebt u speciaal briefpapier ontworpen voor memo`s, als u het gewone briefpapier van het bedrijf niet kunt gebruiken.

5

Kies een verzendmethode Bepaal wat de beste manier is om uw memo te verspreiden. U kunt exemplaren van het memorandum afdrukken en deze fysiek verspreiden. U kunt het ook per e-mail verzenden.

2

Open de sjabloon gedownload naar uw computer. Nadat u op de knop "Downloaden" hebt gedrukt, wordt de sjabloon automatisch naar uw computer gedownload of moet u mogelijk enkele stappen uitvoeren voordat het downloaden begint. Het wordt gedownload als een Zip-bestand, dus u moet het bestand uitpakken en vervolgens openen in Microsoft Word.

3

Bereid de header voor. Vergeet niet dat alle inhoud van de sjabloon kan worden gewijzigd. U kunt alle delen van de memo-sjabloon aanpassen aan uw behoeften. U kunt bijvoorbeeld uw logo of auteursrechtteken toevoegen in het kopgedeelte van de sjabloon. Klik gewoon op het kopgedeelte en voer de bedrijfsinformatie in.

4

Vul de velden in de sjabloonkop in. Zorg ervoor dat u de velden "TO", "DE", "CC" en "SUBJECT" invult. Wees voorzichtig bij het invullen van deze velden om er zeker van te zijn dat je dit niet weglaat, laat een spatie achter of maak ergens een typefout.

5

Schrijf het bericht Schrijf de inleiding, de context, de analyse en de samenvatting van de memo in de tekst. Als u wilt, kunt u kogels plaatsen of een lijst maken om de informatie te ordenen.

6

Zorg ervoor dat je de voettekst aanvinkt. Het voetgedeelte is de spatie onderaan de pagina die meestal aanvullende informatie bevat. U kunt de bedrijfsinformatie of uw persoonlijke contactinformatie daar opnemen. Het is belangrijk dat u uw tijd neemt om ervoor te zorgen dat deze informatie correct is. Het laatste wat je wilt is een uitstekende memo schrijven en dan fouten in de contactinformatie hebben of helemaal niet opnemen.

7

Pas de presentatie van de memo aan. Een van de meest aantrekkelijke aspecten van de sjablonen is dat u de kleur van het document zelfs kunt wijzigen. Hierdoor kunt u een bepaalde mate van persoonlijkheid oefenen en het document nauwkeuriger maken. U kunt ook een geschikte kleur voor het onderwerp kiezen om ervoor te zorgen dat het memorandum visueel opvallend, maar professioneel is.

8

Sla uw memo op als één document. Zorg dat je een kopie bewaart. Daarna krijgt u een digitaal ondersteuningsdocument dat een bewijs van communicatie in het bedrijf zal zijn.

9

Sla de sjabloon op zodat u deze opnieuw kunt gebruiken. Elke keer dat u in de toekomst een memo moet maken voor een iets andere kwestie, hoeft u alleen maar elk veld aan te passen aan het specifieke onderwerp van de memo. Dit zal u tijd besparen en zal u ook helpen om een ​​altijd professionele memo te maken die de aandacht trekt, zodat deze meteen kan worden gelezen.