Hoe een brief aan een ambassade aan te pakken

Een ambassade is het kantoor van een ambassadeur, die de officiële vertegenwoordiger is van een land in het buitenland. Ambassades en consulaten zijn verantwoordelijk voor de aangelegenheden van een land daarbuiten. Als u wilt communiceren met de ambassadeur of een ander consulair personeelslid van een ambassade, moet u een officiële brief schrijven. Dit moet uw persoonlijke gegevens, uw verzoeken of redenen om de brief te schrijven en een formele begroeting omvatten. Anders reageren ze mogelijk niet op jou. Hoe u een brief aan een ambassade moet schrijven, is afhankelijk van het land dat u vertegenwoordigt en de persoon naar wie u gaat schrijven.

Inhoud

Stappen

Deel 1formatteer de brief
Deel 2schrijf de brief
Deel 3stuur de brief

stappen

Deel 1
Formatteer de brief

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 1

Schrijf de brief op een computer. Handgeschreven letters zijn moeilijk te lezen, dus mogelijk krijg je geen antwoord als je de brief op deze manier schrijft. Als je wilt dat de persoon naar wie je gaat de brief wilt sturen om het te lezen en serieus neemt, moet je het op een ordelijke en schone manier schrijven en een geaccepteerd formaat voor zakelijke brieven volgen.

Zelfs als u de brief per e-mail wilt verzenden, moet u een standaard tekstverwerker gebruiken. Over het algemeen is het beter om de brief als een bijlage te verzenden dan om deze rechtstreeks in de hoofdtekst van de e-mail te schrijven. Het is echter het beste om eerst contact op te nemen met de ambassade om uit te vinden wat de beste manier is om correspondentie te verzenden.
De meeste tekstverwerkers bevatten sjablonen die u kunt gebruiken om een zakelijke brief te schrijven. Deze hebben meestal al standaardmarges en alineastijl.
Gebruik een leesbaar standaard lettertype, zoals Times New Roman of Helvetica, met een grootte van 12 punten. Gebruik geen kalligrafische lettertypen.
Zoek naar modellen met letters online. Het meest waarschijnlijke is dat u naar een ambassade schrijft, hetzij in uw naam of in die van een vriend of familielid, voor een immigratieprobleem. Er zijn verschillende hulpwebsites over immigratiekwesties waar u lettertypen kunt vinden over verschillende onderwerpen.
Deze modellen suggereren de juiste taal die u moet gebruiken om de brief gemakkelijker te schrijven en te richten. U moet ze echter ook niet woord voor woord kopiëren. Lees ze aandachtig door en zorg ervoor dat de taal geschikt is voor uw situatie. Als een deel van het model niet van toepassing is, moet u dit niet opnemen.
Voordat u een lettermodel gebruikt, onderzoekt u de website waarop u het heeft verkregen. De meeste hiervan hebben een pagina van "Over ons" waar u kunt vinden wie de website beheert. Zorg ervoor dat het een betrouwbare persoon of organisatie is.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 2

Gebruik paragrafen. Traditionele zakelijke brieven worden geschreven in een enkele spatie en uitgelijnd aan de linkerkant met een dubbele spatie tussen elke alinea. Daarom is het niet nodig dat de eerste regel van elke alinea inspringend is.

Als u gaat schrijven in een taal die van rechts naar links wordt gelezen, zoals het Arabisch of het Hebreeuws, moet u de alinea`s rechts uitlijnen.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 3

Schrijf de datum bovenaan. De eerste regel van de brief moet de datum zijn waarop u deze verzendt. Als u een sjabloon gaat gebruiken, kan de tekstverwerker de datum automatisch plaatsen. Als u de brief niet onmiddellijk gaat verzenden, moet u de datum wijzigen waarop u hem gaat verzenden.

Over het algemeen is er geen probleem als de datum één dag vóór of één dag na het versturen van de brief is. U kunt bijvoorbeeld de brief op de door u geschreven datum schrijven, maar de e-mail ontvangen wanneer deze al is gesloten. Daarom zou u de brief de volgende dag moeten verzenden, maar het is niet nodig om nog een brief te printen om de datum te wijzigen.

Hoewel het geen probleem is om de brief een of twee dagen na de datum die u schrijft te verzenden, kunt u een andere letter afdrukken met de bijgewerkte datum, omdat de ontvanger zal wachten op een nieuwe brief. de datum van de brief komt overeen met de datum van het poststempel.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 4

Ontdek het juiste adres. Bovenaan de brief moet u uw naam en adres en vervolgens het adres schrijven van de persoon aan wie u gaat schrijven. Bel de ambassade of kijk op hun website om het adres te vinden waarnaar de correspondentie moet worden verzonden.

Houd er rekening mee dat veel grote ambassades verschillende postadressen hebben, afhankelijk van de redenen voor correspondentie.

Als u nog steeds niet de naam weet van de persoon aan wie u de brief moet sturen, moet u dat ook weten. U kunt websites zoals Project Visa of Embassy World doorzoeken of op internet zoeken "ambassade" gevolgd door het land dat u vertegenwoordigt om erachter te komen wie de persoon is naar wie u de brief moet sturen. U kunt ook rechtstreeks naar de ambassade bellen.

Schrijf de naam van de persoon aan wie u de brief wilt sturen, de naam van de ambassade en het adres op dezelfde manier als waarop u het in een envelop zou schrijven.

Als u bijvoorbeeld naar een medewerker van de Canadese ambassade gaat schrijven, moet u schrijven "Mr Potter, Ambassade van Canada" op de eerste regel van het adres en het adres zelf op de volgende regel. Als Mr Potter de ambassadeur is, moet u schrijven "Zijne Excellentie Mr. Potter, Ambassadeur van Canada, Ambassade van Canada". Houd er rekening mee dat in sommige landen de juiste titel voor een ambassadeur is "Excellentie", in welk geval je hem zou moeten aanspreken als "Zijne Excellentie Mr. Potter, Ambassadeur van Canada, Ambassade van Canada".

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 5

Schrijf het onderwerp Na de adressen moet u een regel schrijven die de ontvanger vertelt waarom u de brief schrijft en waar deze over gaat. U hoeft uw naam niet te schrijven of het moet een volledige zin zijn.

Enkele voorbeelden van problemen zijn "Aanvraag voor een toeristenvisum voor mijn ouders" of "Uitnodiging voor de partij van het Franse consulaat".

Als u in het Engels gaat schrijven, moet u schrijven "RE:" voor de kwestie. Dit is een afkorting van het Latijn dat betekent "met betrekking tot".

In het geval dat u de brief naar de verkeerde persoon stuurt, kan de ontvanger het aan de juiste persoon snel afleiden zonder de hele brief te hoeven lezen. Daarom is de kwestie met name van belang in gevallen waarin u niet een specifieke persoon kunt identificeren aan wie u de brief kunt sturen.

Deel 2
Schrijf de brief

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 6

Onderzoek het label van het land naar wiens ambassade je gaat schrijven. De ambassades van elk land hebben hun eigen formaliteiten en diplomatieke protocollen om hun ambassadeurs en andere personeelsleden aan te spreken.

U vindt deze informatie op de website van de ambassade of door op internet te zoeken naar de naam van het land dat wordt gevolgd door "label", "diplomatiek protocol" of "vormen van behandeling".
Houd in gedachten dat, in landen met monarchieën en adel, de edelen als ambassadeurs kunnen optreden of andere posities in een ambassade kunnen innemen. In dit geval wegen deze titels op tegen de algemene titels om de personeelsleden van een ambassade te benaderen.
Schrijf de brief met een formele toon en zorg dat je zo beleefd en beleefd mogelijk bent. Als je gaat schrijven in het Spaans, Frans of een andere taal met een officieel record voor de tweede persoon, moet je het gebruiken.
Wees voorzichtig met het schrijven aan de ambassadeur, omdat de vorm van behandeling verschilt naargelang u een staatsburger bent van het land waarnaar de ambassade vertegenwoordigt. Als je een burger bent van hetzelfde land als de ambassadeur, kun je hem aanspreken als "De geëerde". Als u echter een inwoner bent van een ander land, moet u hem aanspreken als "Zijne excellentie" of "De voortreffelijkste Heer" volgens diplomatieke gebruiken. Zorg ervoor dat u het geslacht van de ambassadeur kent in plaats van het te veronderstellen op basis van zijn naam.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 7

Begin met de begroeting. Na de adressen en het onderwerp kunt u beginnen met het schrijven van de brief zelf. Gebruik een formele begroeting en de volledige titel van de persoon aan wie u de brief gaat sturen.

Om de brief correct te sturen, moet u de juiste diplomatieke etiquette of protocol volgen die u hebt onderzocht.

Als u naar de algemene consul of een ander lid van de ambassademedewerkers gaat, moet u uw volledige naam gebruiken. U kunt bijvoorbeeld schrijven "Geachte heer Potter". U moet er echter achter komen of u een andere titel hebt (bijvoorbeeld als u een edelman bent of als u een doctoraat hebt).

gebruik "Geachte geachte ambassadeur" als je rechtstreeks naar hem toe gaat.

Als u de naam of het geslacht van de persoon naar wie u schrijft niet kent, kunt u deze als volgt behandelen "Geachte heer,". Het is echter het beste om de brief naar een specifieke persoon te sturen. Als u niet de juiste persoon bent, kan iemand de brief verwijzen naar de juiste persoon.

Plaats na de begroeting de gebruikelijke score in het land waar de ambassade voor staat. In sommige landen moet een komma worden geplaatst, terwijl in andere landen twee punten worden geplaatst.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 8

Stel jezelf voor Laat een dubbele spatie achter na de begroeting en begin de brief die de ontvanger vertelt wie je bent. Vermeld alle noodzakelijke identificatiegegevens, zoals een aanvraag of referentienummer dat betrekking heeft op het onderwerp van uw brief.

In de eerste zin moet u uw naam en het land waarvan u een burger bent vermelden. Voeg vervolgens aanvullende identificatie-informatie toe die relevant is voor de redenen voor uw brief.

Beschrijf na de eerste zin de redenen voor uw brief. Dit mag niet meer dan één of twee zinnen omvatten.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 9

Leg de redenen voor uw brief uit. Ga in de volgende paragrafen in op uw situatie, inclusief alle informatie die de ontvanger nodig heeft om op de juiste manier te reageren.

De lengte van de brief en de inhoud van de andere paragrafen zijn afhankelijk van de redenen voor uw brief. Als het nodig is om een uitgebreidere achtergrond of tijdlijn te geven van de situatie waarvoor u een antwoord van de ambassadeur of een andere ambassademedewerker wenst, zal de brief uitgebreider zijn.

Als u om procedurele redenen gaat schrijven, bijvoorbeeld om een toeristenvisum aan te vragen, heeft de brief meestal niet meer dan drie alinea`s of maximaal één pagina.

Schrijf duidelijk en beknopt en gebruik een formele taal. Als ergens in het hoofdgedeelte van de brief u de persoon toespreekt die u schrijft, moet u uw officiële titel gebruiken en de andere regels van de etiquette volgen die u hebt onderzocht.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 10

Sluit de brief af. De laatste alinea van de brief bevat meestal maar een of twee zinnen die de ontvanger vertellen wat je wilt dat ze doen als reactie op je brief. Als u binnen een bepaalde periode een reactie wilt ontvangen, moet u dit vermelden.

Als u iets specifieks van de ontvanger nodig heeft, geeft u dit uit en geeft u de periode aan waarbinnen u het nodig hebt. Onthou echter rekening te houden met de levertijd (indien van toepassing).

Wees voorzichtig bij het specificeren van een deadline of deadline, vooral als je de ambassadeur gaat schrijven bij een andere hoge functionaris. In plaats van veeleisend, schrijft u zoiets als "Houd er rekening mee dat ik het gevraagde document binnen een maand moet ontvangen, anders kan ik mijn aanvraag niet voltooien" of "Ik vraag u om uiterlijk aan het einde van de maand te reageren op de relevante deadlines".

Bedank de ontvanger dan voor hun tijd en aandacht. Bijvoorbeeld: "Ik begrijp dat je veel zaken moet regelen. Ik zou uw snelle aandacht voor deze kwestie op prijs stellen".

Als u niet zeker weet of de persoon aan wie u de brief hebt gericht correct is, kunt u een opmerking toevoegen die zegt "Als er iemand in de ambassade is die beter voor deze kwestie kan zorgen, vraag ik u om deze brief alstublieft te sturen".

Deel 3
Stuur de brief

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 11

Maak de brief af. Na het schrijven, bekijk het zorgvuldig en corrigeer typografische, grammaticale en interpunctie fouten. U kunt het ook hardop lezen om te zorgen dat het gemakkelijk te lezen is.

Sluit de brief af met een groet zoals "aandachtig" en laat enkele lege regels over voor de handtekening. Vermeld onder deze ruimte uw naam en adres en alle andere identificatiegegevens of contactgegevens die u nodig acht, zoals uw telefoonnummer of e-mailadres.
Als u documenten bij de brief wilt voegen, neemt u een lijst op in het onderste gedeelte, zodat de ontvanger hiervan op de hoogte is. U kunt deze lijst ook gebruiken om te controleren of u alle benodigde documenten hebt bijgevoegd.
Druk de brief af en onderteken deze met een blauwe of zwarte inktpen. Controleer voordat u het verzendt of u de juiste datum hebt geschreven om te zorgen dat u deze niet hoeft te wijzigen.
Na het ondertekenen van de brief, maakt u een kopie voor uw administratie.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 12

Verzamel de bijgevoegde documenten. Als u aanvullende documenten moet verzenden, maakt u ook kopieën. Zoek uit of u de originelen moet verzenden of dat het voldoende is om kopieën te verzenden. Als u de originelen wilt verzenden, maakt u kopieën voor uw bestanden voordat u ze verzendt.

Als u originele documenten gaat verzenden, is het beter om een grote envelop van Manila te gebruiken, zodat u ze niet hoeft te vouwen.

Als u kopieën gaat verzenden, gebruikt u een standaardbriefvelop, tenzij u meer dan drie of vier bladen gaat verzenden, in welk geval het beter is om een grote envelop te gebruiken, zodat u ze niet hoeft te vouwen.

Geef elk exemplaar of document zorgvuldig een nummer voor het geval ze van elkaar gescheiden zijn.

Titel afbeelding Address a Letter to an Embassy Step 13

Stuur de brief. Nadat u alles in een envelop hebt gedaan, moet u naar het postkantoor gaan om te controleren of u de juiste verzendkosten betaalt en of het adresformaat geschikt is, vooral als u het naar het buitenland gaat verzenden.

Schrijf uw naam en adres op de envelop, hetzij achteraan of in de rechterbovenhoek, afhankelijk van het land.

U moet de naam en het adres van de ontvanger in het midden of rechtsonder van de envelop schrijven (opnieuw, afhankelijk van het land). Gebruik indien van toepassing de formele titel van de ontvanger.

U kunt het adres op de envelop in hetzelfde postkantoor schrijven nadat u het juiste formaat hebt gevonden of het van tevoren hebt onderzocht.

Als u de adressen in de envelop gaat schrijven, gebruik dan een pen, zodat de inkt niet wordt afgedrukt en in hoofdletters wordt geschreven. Schrijf niet in cursief of kalligrafie, omdat het moeilijk te lezen is.

Delen op sociale netwerken:

Verwant