Hoe duplicaten gemakkelijk te vinden in Microsoft Access

Dubbele records kunnen verschijnen als veel mensen informatie gebruiken en invoeren in dezelfde database zonder voorzorgsmaatregelen. Het samenvoegen van meerdere databases kan ook duplicaten veroorzaken. Microsoft Access biedt een querytool om duplicaten in uw database te vinden. Hiermee kunt u de dubbele vermeldingen verwijderen of combineren, zodat uw database leesbaarder en effectiever is.

stappen

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten vinden in Microsoft Access Stap 1

Begrijp wat je maakt "duplicaat" de informatie Dubbele informatie betekent niet dat alle velden identiek zijn. Een client die tweemaal in de database is ingevoerd, kan bijvoorbeeld twee verschillende identificatienummers en een ander orthografisch verschil hebben. Aan de andere kant, als de naam gebruikelijk is, kunnen er twee verschillende clients zijn. U moet de beschikbare informatie vergelijken en elk resultaat zorgvuldig bekijken om te bepalen of het een duplicaat is of niet.

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten vinden in Microsoft Access Stap 2

Maak een back-up naar uw database. Het is raadzaam om een nieuwe back-up te maken voordat u de database wijzigt. Als u per ongeluk een item verwijdert, kunt u dit probleemloos herstellen.

Klik op het menu "archief" en selecteer "Opslaan als" of "besparen & publiceren".

Klik op "Maak een back-up van de database" in de sectie van "je geavanceerde". Volg de aanwijzingen op het scherm om de back-up te maken.

Titel afbeelding Duplicaten gemakkelijk vinden in Microsoft Access Stap 3

Informeer andere gebruikers dat u op het punt staat om andere wijzigingen aan te brengen. Om conflicten te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat geen enkele andere gebruiker informatie aan de database toevoegt. Het is geen vereiste, maar het kan u helpen veel kopzorgen in de toekomst te vermijden als er iets misgaat.

Converteer de database naar de modus "exclusief", als je kunt. Hiermee wordt voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen in de database aanbrengen. Klik op het menu "archief" en selecteer "opties"en selecteer vervolgens "Client configuratie". In de sectie "Standaard openingsmodus", selecteer "exclusief". Als de database niet door veel mensen wordt gebruikt, hoeft u zich hier geen zorgen over te maken.

Titel afbeelding Duplicaten gemakkelijk vinden in Microsoft Access Stap 4

Open de "Query Wizard". Met de Query-tool kunt u items vinden die dubbele inhoud bevatten. Het proces om de wizard te openen, is afhankelijk van welke versie van Access u gebruikt:

2013/2010: klik op het tabblad van "creëren" en daarna "Query Wizard".

2007: klik op het tabblad "invoegen" of "creëren" en selecteer "Query Wizard".

2003: open het venster van "Database" en selecteer het tabblad "consultaties". Klik op de knop "nieuw".

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten vinden in Microsoft Access Stap 5

Selecteer de "Dubbele zoekassistent". Met deze wizard kunt u velden vergelijken om dubbele items te vinden.

Titel afbeelding Duplicaten gemakkelijk vinden in Microsoft Access Stap 6

Selecteer de tabel waarin u wilt zoeken. Er verschijnt een lijst met alle tabellen in uw database. Selecteer de tabel die u wilt beoordelen.

Als u duplicaten wilt controleren, houdt u de weergave van "tekenen".

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten zoeken in Microsoft Access Stap 7

Selecteer de velden waarvan u denkt dat ze duplicaten hebben. Selecteer alle velden die u wilt vergelijken. Voeg voldoende velden toe om te beoordelen of het gedupliceerd is of niet. U kunt uitdrukkingen gebruiken om gedeeltelijke overeenkomsten te vinden.

Vermijd het gebruik van algemene velden. Vermijd het gebruik van velden zoals datum of locatie om te voorkomen dat er veel items worden verzameld om te vergelijken.

Zonder veel velden om een verschil te maken tussen records of velden die erg algemeen zijn, zult u veel dubbele resultaten hebben.

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten zoeken in Microsoft Access Stap 8

Selecteer extra velden om te beoordelen. Een extra veld of twee kan u helpen beslissen of de informatie wordt gedupliceerd. Bijvoorbeeld een veld van "Bestel ID" Hiermee kunt u bepalen of dezelfde naam die tweemaal wordt gebruikt, afzonderlijke vermeldingen zijn. Voeg ten minste één extra veld toe om u te helpen onderscheid te maken en vermijd het per ongeluk verwijderen van informatie.

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten zoeken in Microsoft Access Stap 9

Maak de vraag U krijgt de opdracht om de query een naam te geven. Klik op "ronden" om de resultaten te zien.

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten vinden in Microsoft Access Stap 10

Bekijk de resultaten heel zorgvuldig. Duplicaten op basis van uw criteria verschijnen op het scherm. Bekijk elk resultaat en gebruik uw kennis van het bedrijf om te beslissen of een item wordt gedupliceerd. Controleer exact of een record wordt gedupliceerd voordat u het verwijdert.

Als u niet kunt beslissen, maak dan opnieuw een query met extra velden om u te helpen de beslissing te nemen.

Titel afbeelding Eenvoudig Duplicaten zoeken in Microsoft Access Stap 11

Wis de dubbele records. Klik met de rechtermuisknop op de kolom aan de linkerkant en selecteer "verwijderen" om het duplicaat te verwijderen. U kunt meerdere records selecteren en tegelijkertijd verwijderen.

U kunt informatie uit een van de dubbele records combineren in de record die u wilt behouden.

Zorg ervoor dat u niet alle records in uw dubbele resultatenlijst wist of dat u zonder een originele record terechtkomt.

Delen op sociale netwerken:

Verwant