Hoe e-mail in Microsoft Word te combineren

De samenvoegbewerking is een krachtig hulpmiddel voor het schrijven en verzenden van een persoonlijke brief of e-mail naar verschillende mensen tegelijkertijd. U kunt het ook gebruiken om enveloppen of etiketten te maken met de informatie van elke ontvanger. Het samenvoegmateriaal importeert gegevens uit een andere bron, zoals Excel, en gebruikt die gegevens vervolgens om plaatsaanduidingen te vervangen door het bericht met de bijbehorende informatie van elke persoon naar wie u gaat schrijven. U kunt het gebruiken om snel gepersonaliseerde berichten voor honderden mensen tegelijk te maken.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3

stappen

Deel 1

Voeg de ontvangers toe

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 1

Begrijp wat het is dat u in staat stelt om de functie "Afdruk samenvoegen" uit te voeren. De functie "Afdruk samenvoegen" is een functie die is ontworpen om brieven en e-mails in bulk te maken, evenals enveloppen en etiketten met verschillende informatie voor elk van de berichten. U kunt een database van ontvangers laden of deze handmatig invoeren en vervolgens plaatshouders of "velden" gebruiken om de informatie van elke ontvanger in uw eigen kopie automatisch in te vullen.

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 2

Maak een spreadsheet voor ontvangers (optioneel). U kunt tijdens het samenvoegproces handmatig elke ontvanger invoeren, wat fijn is als u alleen berichten naar een handvol mensen wilt verzenden, maar u zult merken dat het veel eenvoudiger is om een spreadsheet of database te maken voordat starten.

Klik hier voor instructies over het maken van een spreadsheet in Excel.

Klik hier voor instructies over het maken van een database in Access.

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 3

Klik op het tabblad `Correspondentie` om de gereedschappen `Afdruk samenvoegen` te openen. Als u Word 2003 of een eerdere versie gaat gebruiken, klikt u op het menu "Extra" en selecteert u "Brieven en correspondentie" → "Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven".

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 4

Klik op de knop `E-mail merge starten` en selecteer een indeling. U kunt "Afdruk samenvoegen" gebruiken om e-mails, brieven, enveloppen, labels en mappen te maken. U kunt ook "Normaal Word-document" selecteren als u niet zeker weet welke u moet gebruiken.

Als u "Enveloppen" selecteert, verschijnt het venster "Envelopopties", waarmee u kunt selecteren welk formaat aan de enveloppen wordt gegeven, evenals de grootte van de fysieke enveloppen.

Als u "Labels" selecteert, verschijnt het venster "Labelopties", waarmee u het type papier op het etiket en het formaat van elk label kunt selecteren.

Afbeelding met de titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 5

Klik op "Selecteer ontvangers" en selecteer hoe u geadresseerden aan de samenvoegbewerking wilt toevoegen. Het gedeelte ontvangers is de meest krachtige e-mailcombinatie, aangezien u hiermee de tijdelijke aanduidingen of "velden" in de brief kunt vervangen door de persoonlijke gegevens van elke ontvanger. U kunt de ontvangers handmatig invoeren, een database- of spreadsheetbestand uploaden of uw Outlook-contactpersonen uploaden.

Als u "Een nieuwe lijst schrijven" selecteert, verschijnt er een nieuw venster waarin u de informatie van elke ontvanger handmatig kunt invoeren. Dit is handig als u geen toegang hebt tot een spreadsheet met de informatie van uw ontvangers, maar dit is ook de langzaamste manier om de gegevens in te voeren. U kunt klikken op Kolommen aanpassen ... om aangepaste velden te maken voor de gegevens die u invoert.

Als u "Gebruik een bestaande lijst" selecteert, kunt u door uw computerbestanden bladeren om verschillende typen databases en spreadsheets te vinden, inclusief die welke in Excel of Access zijn gemaakt. U kunt ook op Nieuwe bron klikken en verbinding maken met een online SQL-server.

Als u kiest voor "Selecteer uit Outlook-contacten", worden uw Outlook-contactpersonen geladen en kunt u het vinkje weghalen voor die contactpersonen die u niet wilt opnemen.

Deel 2

Maak het document

Afbeelding met de titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 6

Begin met het maken van uw document zoals u dat normaal zou doen. Nadat u de ontvangers hebt ingevoerd, kunt u beginnen met het maken van uw document. U kunt het vanaf nul doen of elke sjabloon gebruiken. Het is belangrijk om eerst de ontvangers in te voeren, zodat u de juiste velden kunt gebruiken bij het maken van het document.

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 7

Klik op de knop Groetlijn om een persoonlijke begroeting te maken. Als u wilt zien hoe de begroeting eruit zal zien op elke kopie van de samenvoegbewerking, kunt u de voorbeeldweergave van het venster gebruiken dat verschijnt.

Titel afbeelding Afdruk samenvoegen in Microsoft Word Stap 8

Klik op de knop Gecombineerd veld invoegen en selecteer het veld dat u in het document wilt invoegen. Deze velden worden dan vervangen door de gegevens uit de ontvangende database op het moment dat de documenten worden gegenereerd.

Als u bijvoorbeeld wilt dat het document de voor- en achternaam weergeeft, selecteert u "Naam", drukt u op de spatiebalk en klikt u nogmaals op de knop Combineer veld invoegen en selecteert u "Achternaam".

Als een ander voorbeeld kunt u de knop Adresblok gebruiken om enveloppen te maken met het adres van elke afgedrukte ontvanger. Schrijf uw eigen adres in het adresgebied in de envelopsjabloon en voeg vervolgens "Adresblok" toe aan het gebied van de ontvanger in de sjabloon.

U kunt elk veld selecteren dat de gegevens van de ontvanger bevat. Zorg ervoor dat het van toepassing is op alle ontvangers in de lijst, aangezien lege velden heel duidelijk zijn bij het lezen van het document.

Titel afbeelding Afdruk samenvoegen in Microsoft Word Stap 9

Klik op de knop Combineer velden markeren om de ingevoegde velden te markeren. Dit maakt het gemakkelijker om te zien hoe de velden er uitzien wanneer u ze bewerkt.

Titel afbeelding Mail Merge in Microsoft Word Stap 10

Klik op de knop Voorbeeld van resultaten om te zien hoe het uiteindelijke product eruit zal zien. Het scherm zal veranderen om het document met de correspondentie te tonen in combinatie met de informatie van de eerste ontvanger.

Deel 3

Voltooi de samenvoegbewerking

Titel afbeelding Afdruk samenvoegen in Microsoft Word Stap 11

Zoek naar fouten. Klik op de knop Zoeken naar fouten om Word alle documenten met gecombineerde e-mail te laten scannen om ervoor te zorgen dat alle ontvangers geldige gegevens voor elk van de velden hebben. Zij zullen u informeren over ongeldige gegevens, zodat u het probleem kunt oplossen voordat u verdergaat.

Afbeelding met de titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 12

Beëindigt het combinatieproces. Zodra u klaar bent met het beoordelen van de fouten, kunt u het samenvoegproces voltooien en de afzonderlijke documenten maken. Wanneer u op de knop Voltooien en combineren drukt, heeft u drie opties:

Bewerk individuele documenten. U kunt kiezen voor welke vermeldingen u deze actie wilt toepassen. Zodra u het hebt gedaan, wordt een nieuw document gemaakt, dat een nieuwe pagina voor elk item zal hebben. Vervolgens kunt u het document bekijken en handmatige edities maken op elke pagina.

Documenten afdrukken U kunt kiezen voor welke vermeldingen u deze actie wilt toepassen. Zodra u dat doet, worden de documenten naar de afdrukwachtrij verzonden en afzonderlijk afgedrukt.

Stuur e-mails U kunt de onderwerpregel definiëren en het veld selecteren dat de e-mailadressen van de ontvangers bevat. U kunt bulksgewijs e-mails verzenden met Outlook. Houd er rekening mee dat deze optie het bericht meteen verzendt, dus zorg dat alles in orde is!

Delen op sociale netwerken:

Verwant