Een mail merge maken

De e-mailcombinatie is een kantoorsoftware waarmee u een enkel document voor meerdere ontvangers kunt aanpassen. U kunt een combinatie instellen en gebruiken met elk type document, waaronder postenveloppen, etiketten, circulaire brieven, e-mails, faxen en genummerde kortingsbonnen. Lees de volgende stappen en leer hoe u een samenvoegbewerking op uw eigen computer kunt maken.

stappen

Methode 1

2

Sla het gegevensbestand op. Bewaar het ergens waar je het gemakkelijk kunt vinden, en geef het een naam die je gemakkelijk kunt onthouden.

3

Schrijf uw hoofddocument Dit is het document waarin u de informatie invoegt. Als u bijvoorbeeld een circulaire schrijft, is het hoofddocument de letter. De items die de mail-combinatie voor u zal invullen (zoals namen) moeten voorlopig leeg blijven.

Methode 2

2

Beantwoord de MS Office-vragen. De samenvoegingshulpprogramma in Office bevat enkele stappen om uw leven gemakkelijker te maken door uw bestanden op een meer intelligente en nauwkeurige manier te combineren.

3

Kies het bestand dat u wilt combineren. Dit is het gegevensbestand dat u eerder hebt gemaakt. Selecteer de juiste optieknop en klik op Volgende om het bestand te doorzoeken en te verbinden met uw hoofddocument.

4

Kies welke gegevens u wilt gebruiken. Met Office kunt u rijen met informatie naar wens selecteren en deselecteren. Hiermee kunt u kiezen welke informatie-elementen van het gegevensbestand u wilt combineren met het hoofddocument, waardoor het gegevensbestand in de loop van de tijd nuttiger wordt, omdat u het voor verschillende dingen kunt gebruiken. Als u tevreden bent, klikt u op Volgende.

5

Voeg gegevensvelden in. Op de volgende pagina van het taakvenster, zal het systeem u vragen om uw documenten te schrijven als u dat nog niet hebt gedaan, en zal een verscheidenheid aan opties te presenteren voor het invoeren van de gegevens van het dossier aan het document.

6

Controleer uw brieven. De fusie zal geen specifieke informatie velden die van toepassing zijn op uw belangrijkste document totdat u het afdrukt laten zien, maar Office biedt een preview-functie waarmee u te controleren en ervoor te zorgen dat de informatie wordt weergegeven, afhankelijk van de weg U hebt de velden in uw document geplaatst. Gebruik hem gerust totdat u zeker weet dat alles in orde is.

7

Eindigt de combinatie. Het laatste scherm van het taakvenster voor samenvoegen toont u dat alles op zijn plaats is en dat u klaar bent om uw documenten af ​​te drukken. Er verschijnt een groep informatie voor elk afgedrukt document en het programma zal zoveel kopieën afdrukken als er groepen met informatie zijn.

Methode 3

2

Voeg uw velden in Nu dat u uw gegevens hebt gekoppeld aan een database die OpenOffice.org kan begrijpen, is het zeer eenvoudig om die database te gebruiken voor een afdruk samenvoegen, op voorwaarde dat je weet waar te kijken.

3

Eindigt de combinatie. Controleer meerdere keren dat elk veld op de juiste plaats staat. Wanneer u klaar bent, drukt u uw hoofddocument af. In de samenvoegbewerking wordt één exemplaar afgedrukt voor elke reeks vermeldingen in het bestand dat u met het document hebt gecombineerd.