emkiset.ru

Microsoft Access gebruiken

Microsoft Access is een databasecreatieprogramma waarmee iedereen een database kan onderhouden en bewerken. Dit programma is geschikt voor elke klus, van kleine projecten tot grote bedrijven, het is ook erg visueel. Dit maakt het ideaal voor het invoeren van gegevens, omdat u niet met tabellen of spreadsheets hoeft te werken. Lees de onderstaande stappen om het meeste uit dit programma te halen.

Deel 1

Maak een nieuwe database
Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 1
1
Klik op het tabblad Bestand en selecteer "Nieuw". De database bevat al uw gegevens in vele vormen. U kunt ervoor kiezen om een ​​lege database, een lege website of een keuze uit verschillende sjablonen te maken.
  • Een lege database is een standaard Microsoft Access-database en is geschikt voor lokaal gebruik. Bij het maken ervan wordt ook een tabel gegenereerd.
  • De webdatabases zijn ontworpen om compatibel te zijn met de Microsoft Access-webpublicatietools. Bij het maken ervan wordt ook een tabel gegenereerd.
  • Sjablonen zijn vooraf ontworpen databases die voor een breed scala aan toepassingen zijn gemaakt. Kies er een als u niet veel tijd wilt besteden aan het volledig opnieuw opbouwen van de structuur van een database.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 2
    2
    Geef uw database een naam. Wanneer u het type van een database hebt geselecteerd, geeft u deze een naam die het doel aangeeft. Dit is vooral handig als u met meerdere verschillende databases gaat werken. Schrijf de naam die u wilt geven in het vak "Bestandsnaam". Selecteer "Maken" om het nieuwe databasebestand te genereren.
  • Deel 2

    Voeg gegevens toe aan de database
    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 3
    1
    Bepaal de beste structuur voor uw informatie. Als u een lege database gaat maken, moet u nadenken over de beste manier om uw gegevens te ordenen en deze de juiste structuur te geven. In Microsoft Access zijn er verschillende manieren waarop u uw gegevens kunt opmaken en ermee kunt werken:
    • Tables. Dit is de belangrijkste manier waarop uw gegevens worden opgeslagen. Tabellen zijn vergelijkbaar met Excel-spreadsheets, omdat gegevens zijn gerangschikt in rijen en kolommen. Hierdoor is de informatie om te importeren vanuit Excel of een ander programma dat spreadsheets gebruikt een relatief eenvoudig proces.
    • Formulieren. De formulieren zijn de vorm waarin de informatie aan uw database wordt toegevoegd. Hoewel u deze rechtstreeks in de tabellen kunt invoeren, kunt u met de formulieren de gegevens sneller en visueler invoeren.
    • Reports. Samenvatting en toon de informatie in uw database. De rapporten analyseren de informatie en beantwoorden specifieke vragen, zoals hoeveel de winst is gemaakt of waar de klanten zijn. Over het algemeen zijn de rapporten ontworpen om te worden afgedrukt.
    • Overleg. Op deze manier kunt u uw gegevens ophalen en filteren. U kunt de query`s gebruiken om specifieke vermeldingen uit meerdere tabellen weer te geven. U kunt ze ook gebruiken om gegevens te maken en bij te werken.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 4
    2
    Maak je eerste tafel. Als u begint met een lege database, doet u dit automatisch met een lege tabel. U kunt beginnen met het invoeren van de gegevens in deze tabel, hetzij handmatig, hetzij door deze in een andere bron te kopiëren en te plakken.
  • Elke gegevens moeten zich in een eigen kolom (veld) bevinden, terwijl elke record in een afzonderlijke rij moet staan. Elke rij zou bijvoorbeeld een klant vertegenwoordigen terwijl elk veld een andere gegevens over die klant bevat (naam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, etc.).
  • U kunt de naam van de kolomlabels wijzigen om het gemakkelijker te maken om de velden te identificeren. Dubbelklik op de kolomkop om de naam te wijzigen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 5
    3
    Gegevens uit een andere bron importeren. Als u wilt importeren vanuit een bestand of locatie, kunt u Microsoft Access configureren om de informatie te extraheren en toe te voegen aan uw database. Dit is handig als u informatie van een webserver of een andere gedeelde bron wilt extraheren.
  • Klik op het tabblad "Externe gegevens".
  • Selecteer het type bestand dat u gaat importeren. In het gedeelte "Importeren en koppelen" ziet u enkele opties voor gegevenstypen. U kunt op de knop "Meer" klikken om meer opties te bekijken. ODBC staat voor Open DataBase-connectiviteit en omvat databases zoals SQL.
  • Ga naar de locatie van de gegevens. Als ze op een server staan, moet u hun adres opgeven.
  • Kies in het volgende venster "Opgeven hoe en waar u de gegevens in de huidige database wilt opslaan". Klik op "Accepteren" en volg de stappen om uw gegevens te importeren
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 6
    4
    Voeg nog een tabel toe. U wilt uw verschillende records in verschillende databases opslaan. Dit zal u helpen uw databases soepel te laten werken. U kunt bijvoorbeeld een tabel hebben met de informatie van één klant en een andere met de bestelinformatie. U wilt de informatie van de klant koppelen aan die van de bestelling.
  • Klik in het gedeelte "Maken" van het tabblad "Start" op de knop "Tabel" en een nieuwe tabel verschijnt in uw database. U kunt informatie op dezelfde manier invoeren als in de eerste.
  • Deel 3

    Breng tafelrelaties tot stand
    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 7
    1
    Leer hoe de toetsen werken. Elke tabel heeft een primaire sleutel die uniek is voor elk item. Standaard maakt Microsoft Access een kolom met de naam Id, die telkens wanneer u een item invoert groter wordt. Deze kolom wordt ingesteld als de primaire sleutel. De tabellen kunnen ook externe sleutels bevatten, dit zijn velden die zijn gekoppeld aan een andere tabel in de database. Deze gekoppelde velden bevatten dezelfde gegevens.
    • In uw tabel Orders kunt u bijvoorbeeld een veld Klant-id hebben om bij te houden wat de klant bij het product heeft besteld. U kunt een relatie voor dat veld maken met het veld Id in uw klantentabel.
    • Het gebruik van deze relaties helpt om uw gegevens consistent, efficiënt en leesbaar te houden.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 8
    2
    Klik op het tabblad "Hulpmiddelen voor databases". Klik vervolgens op de knop "Relaties" binnen het gedeelte met dezelfde naam. Dit opent een nieuw venster met het overzicht van alle tabellen in de database. Elk veld wordt gecatalogiseerd onder de naam van de tabel.
  • U moet het veld voor de externe sleutel hebben gemaakt voordat u de relatie maakt. Als u bijvoorbeeld de klant-ID in de tabel Orders wilt gebruiken, maakt u een veld in die tabel met de naam "Klant" en laat u dit veld leeg. Zorg ervoor dat het dezelfde indeling heeft als het veld waarnaar u een koppeling maakt (in dit geval dezelfde nummers).
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 9
    3
    Sleep het veld dat u wilt gebruiken als de externe sleutel. Zet het in het veld dat u hebt gemaakt voor de externe sleutel. Klik op "Maken" in het venster dat verschijnt om de relatie voor de velden vast te stellen. Er verschijnt een lijn tussen de twee tabellen die de velden verbinden.
  • Vink het vakje "Referentiële integriteit vereisen" aan bij het maken van de relatie. Dit betekent dat als alle gegevens in het ene veld worden gewijzigd, het andere automatisch wordt bijgewerkt. Dit zal dienen om uw gegevens accuraat te houden.
  • Deel 4

    Maak zoekopdrachten
    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 10
    1
    Leer de functie van de consulten. Query`s zijn acties waarmee u de informatie in uw database snel kunt bekijken, toevoegen en bewerken. Er is een breed scala aan soorten zoekopdrachten, variërend van eenvoudige zoekopdrachten tot het maken van nieuwe tabellen op basis van bestaande gegevens. Query`s zijn essentiële hulpmiddelen voor het maken van rapporten.
    • De consulten zijn onderverdeeld in twee hoofdtypen: selectie- en actiequery`s. Selectiequery`s extraheren gegevens uit tabellen en kunnen berekeningen uitvoeren. Aan de andere kant kunnen de actiegegevens uit de tabellen worden toegevoegd, bewerkt en verwijderd.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 11
    2
    Gebruik de "Query Wizard" om een ​​standaard selectiequery te maken. Als u een standaard selectiequery wilt maken, gebruikt u de "Query Wizard" die de te volgen stappen aangeeft. U kunt de wizard openen via het tabblad "Maken". Hiermee kunt u de specifieke velden van een tabel visualiseren.
  • Maak een selectiequery met criteria

    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 12
    1
    Open de queryontwerptool. U kunt de criteria gebruiken om uw selectiequery te beperken en alleen de benodigde informatie weer te geven. Klik om te beginnen op het tabblad "Maken" en selecteer "Queryontwerp".
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 13
    2
    Selecteer uw tafel Een vak genaamd "Show table" zal openen. Dubbelklik op de tabel waarin u de query wilt uitvoeren en klik vervolgens op Sluiten.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 14
    3
    Voeg de velden toe die u wilt herstellen. Dubbelklik op elk veld in de tabel dat u aan de query wilt toevoegen. De velden worden toegevoegd in het vak "Ontwerp".
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 15
    4
    Voeg uw criteria toe U kunt verschillende soorten criteria gebruiken, zoals tekst of functies. Als u bijvoorbeeld alleen prijzen wilt weergeven die hoger zijn dan $ 50 van uw veld `Prijzen`, voert u in = 50 in de criteria. Als u alleen aan Britse klanten wilt laten zien, schrijft u UK in het veld Criteria.
  • U kunt meerdere criteria per zoekopdracht gebruiken.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 16
    5
    Klik op "Uitvoeren" om uw resultaten te zien. De knop "Uitvoeren" bevindt zich op het tabblad Ontwerpen. De resultaten van uw zoekopdracht worden in het venster weergegeven. Druk op Ctrl + S om de query op te slaan.
  • Maak een selectiequery met parameters

    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 17
    1
    Open het Query-ontwerpprogramma. Met een parameterquery kunt u opgeven wat u wilt ophalen telkens wanneer die query wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld een database hebt met clients uit verschillende steden, kunt u een parameterquery uitvoeren om te vragen naar welke stad u de resultaten wilt weergeven.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 18
    2
    Maak een selectiequery en geef de tabel (en) op. Voeg de velden die u wilt ophalen in de query toe door te dubbelklikken op het overzicht van de tabel.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 19
    3
    Voeg een parameter toe aan het gedeelte Criteria. De parameters worden aangegeven tussen "[]". De tekst tussen de haakjes wordt weergegeven in de indicator die verschijnt wanneer de query wordt uitgevoerd. Klik bijvoorbeeld in het geval van de stadsindicator op de cel Criteria die overeenkomt met het veld Stad en typ [Welke stad?].
  • U kunt de parameters beëindigen met "?" Of ":", maar niet met "!" Of "."
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 20
    4
    Voer een query uit met meerdere parameters. U kunt meerdere parameters gebruiken om een ​​aangepast bereik voor de resultaten van uw query te maken. Als dit bijvoorbeeld het datumveld is, kunt u een bereik ervan retourneren door te typen Tussen [startdatum:] en [einddatum:]. U krijgt twee indicatoren wanneer u de query uitvoert.
  • Maak een query voor het maken van tabellen

    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 21
    1
    Klik op het tabblad Maken en selecteer de knop "Ontwerpquery". U kunt query`s gebruiken om specifieke gegevens uit bestaande tabellen te extraheren en daarmee een nieuwe tabel te maken. Dit is vooral handig als u specifieke delen van uw database wilt delen of specifieke formulieren voor de subsets van uw database wilt maken. Eerst moet u een standaard selectiequery maken.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 22
    2
    Selecteer de tabel (len) waaruit u informatie wilt extraheren. Dubbelklik op de tabellen waaruit u informatie wilt extraheren. U kunt het vanuit meerdere tabellen doen indien nodig.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 23
    3
    Selecteer de velden waaruit u gegevens wilt herstellen. Gebruik het overzicht van de tabel en dubbelklik op de velden die u wilt toevoegen. Deze worden toegevoegd aan uw zoekvak.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 24
    4
    Stel uw criteria in. Als u specifieke gegevens van een veld wilt specificeren, gebruikt u de sectie Criteria om het filter aan te passen. Lees de sectie `Maak een selectiequery met criteria` zoals hierboven genoemd voor meer details.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 25
    5
    Test uw vraag om ervoor te zorgen dat deze de gewenste resultaten oplevert. Voordat u uw tabel maakt, voert u de query uit om te zorgen dat u alle juiste gegevens extraheert. Pas uw criteria en velden aan tot u alle gewenste gegevens krijgt.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 26
    6
    Sla de zoekopdracht op Druk op Ctrl + S om de query op te slaan en in de toekomst te gebruiken. Het verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant van uw scherm. Klik op de query om deze opnieuw te selecteren en vervolgens op het tabblad Ontwerpen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 27
    7
    Klik op de knop "Tabel maken" in het gedeelte "Type query". Er verschijnt een venster met de naam voor uw nieuwe tabel. Voer het in en klik op OK.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 28
    8
    Klik op de knop "Uitvoeren". Uw nieuwe tabel wordt gemaakt met de query die u hebt ingesteld. Uw tabel verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant.
  • Maak een data-query bijgevoegd

    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 29
    1
    Open een eerder gemaakte query U kunt gekoppelde gegevensquery gebruiken om gegevens uit de ene tabel toe te voegen aan een andere die al bestaat. Dit is handig als u meer gegevens moet toevoegen aan een tabel die u hebt gemaakt met een query voor het maken van tabellen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 30
    2
    Klik op de knop Toevoegen op het tabblad Ontwerp. Hiermee wordt het dialoogvenster met de naam `Toevoegen` geopend. Selecteer de tabel die u wilt bijvoegen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 31
    3
    Pas de criteria van uw zoekopdracht aan zodat deze overeenkomt met wat u wilt toevoegen. Als u bijvoorbeeld een tabel met de criteria "2010" voor het jaarveld hebt gemaakt, wijzigt u deze in het jaar dat u wilt toevoegen, zoals "2011".
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 32
    4
    Stel de locatie in waar u de gegevens wilt toevoegen. Zorg ervoor dat u de juiste velden instelt voor elke kolom die u bijvoegt. Als u bijvoorbeeld de bovengenoemde wijzigingen gebruikt, moeten de gegevens worden toegevoegd aan het veld Jaar in de rij `Toevoegen aan`.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 33
    5
    Voer de query uit Klik op de knop "Uitvoeren" op het tabblad Ontwerp. De vraag zal worden gesteld en de gegevens zullen aan de tabel worden toegevoegd. U kunt dit laatste openen om te controleren of de informatie correct is toegevoegd.
  • Deel 5

    Formulieren maken en gebruiken
    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 34
    1
    Selecteer de tabel waarvoor u een formulier wilt maken. Met de formulieren kunt u eenvoudig de gegevens van elk veld bekijken, en bovendien snel tussen records wisselen of nieuwe velden maken. De formulieren zijn essentieel voor lange perioden van gegevensinvoer, omdat de meeste mensen ze veel gemakkelijker vinden om mee te werken dan de tabellen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 35
    2
    Klik op de knop "Formulier" op het tabblad Maken. Als u dit doet, wordt een formulier gemaakt op basis van de bestaande velden in de tabel. Microsoft Access doet er goed aan automatisch velden met de juiste grootte te maken, maar u kunt deze wijzigen en elk gewenst element verplaatsen.
  • Als u geen specifiek veld in het formulier wilt weergeven, kunt u er met de rechtermuisknop op klikken en Verwijderen selecteren.
  • Als uw tabellen gerelateerd zijn, verschijnt onder elke record een gegevensblad met alle verbonden gegevens, zodat u ze veel gemakkelijker kunt bewerken. Elke verkoopvertegenwoordiger in uw database kan bijvoorbeeld een klantendatabase aan zijn record hebben gekoppeld.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 36
    3
    Ga naar je nieuwe formulier. De richtingspijlen onderaan bewegen tussen registers. Terwijl u van veld verandert, zullen ze beginnen te vullen met registratiegegevens. U kunt de knoppen aan de randen gebruiken om naar de eerste of laatste record te gaan.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 37
    4
    Klik op de knop Gegevensblad om de tabel te gebruiken. Dit staat in de linkerbovenhoek en u kunt beginnen met het wijzigen van de waarden van uw tabel met behulp van het formulier.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 38
    5
    Breng wijzigingen aan bestaande records aan. U kunt de tekst in elk veld van elke record bewerken om de gegevens in de tabel te wijzigen. De wijzigingen verschijnen er automatisch in, net als in de verbonden tabellen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 39
    6
    Voeg nieuwe records toe Om een ​​nieuw record aan het einde van de lijst aan te maken, klikt u op "Record toevoegen" nabij de navigatieknoppen. Nu kunt u de velden gebruiken om gegevens in het lege record van de tabel in te voeren. Dit is een veel eenvoudigere methode om nieuwe informatie toe te voegen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 40
    7
    Sla het formulier op als u klaar bent. Zorg ervoor dat u het opslaat door op Ctrl + S te drukken, zodat u het later gemakkelijk opnieuw kunt openen. Het verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant van uw scherm.
  • Deel 6

    Maak een rapport
    Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 41
    1
    Selecteer uw tabel of vraag. Met de rapporten kunt u snel de samenvattingen van uw gegevens weergeven. Ze worden vaak gebruikt voor inkomsten- en verzendrapporten en kunnen worden aangepast voor bijna elk gebruik. De rapporten halen gegevens uit zowel de tabellen als de query`s die u hebt gemaakt.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 42
    2
    Klik op het tabblad Maken. Selecteer het type rapport dat u wilt maken. Er zijn verschillende manieren om er een te maken. Met Microsoft Access kunt u automatisch of ook een aangepast rapport maken.
  • Rapport. Hiermee wordt een automatisch rapport gemaakt met alle gegevens van uw bron. Er zal niets worden gegroepeerd, maar in het geval van sommige databases kan dit voldoende zijn om te laten zien wat u nodig hebt.
  • Leeg rapport Hiermee wordt een leeg rapport gemaakt waarin u uw gegevens kunt invoeren zoals u wilt. U kunt elk beschikbaar veld kiezen om een ​​aangepast rapport te maken.
  • Rapportwizard Deze assistent begeleidt u bij het maken van een rapport, zodat u uw gegevens kunt kiezen en groeperen en ze een consistent formaat kunt geven.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 43
    3
    Stelt een oorsprong in voor een blanco rapport. Als u ervoor hebt gekozen om een ​​blanco rapport te maken, moet u hiervoor een oorsprong selecteren. Klik eerst op het tabblad "Organiseren" en selecteer vervolgens "Eigenschappenblad". U kunt het ook doen door op Alt + Enter te drukken.
  • Klik op de pijl-omlaag naast het veld "Record source". Er verschijnt een lijst met beschikbare tabellen en query`s. Selecteer er een en deze wordt aan het rapport toegewezen.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 44
    4
    Voeg velden toe aan uw rapport. Wanneer u een bron hebt, kunt u beginnen velden van deze toe te voegen aan uw rapport. Klik op het tabblad "Formaat" en vervolgens op "Bestaande velden toevoegen". De lijst met velden verschijnt in het paneel aan de rechterkant.
  • Klik en sleep de velden die u wilt toevoegen in het ontwerpvenster. De record verschijnt in het rapport. Als u extra velden toevoegt, worden deze automatisch uitgelijnd met bestaande velden.
  • U kunt de grootte van de velden wijzigen door op de randen te klikken en de muis te slepen.
  • Verwijder velden uit het rapport door op de kop te klikken en op de Delete-toets te drukken.
  • Titel afbeelding Use Microsoft Access Step 45
    5
    Voeg groepen toe aan uw rapport. Met groepen kunt u de informatie in een rapport snel analyseren, omdat u hiermee de gerelateerde informatie kunt organiseren. U kunt bijvoorbeeld de verkoop per regio of per verkoper groeperen. Groepen laten je dit doen.
  • Klik op het tabblad Ontwerp en vervolgens op de knop "Groeperen en sorteren".
  • Klik met de rechtermuisknop op een deel van het veld dat u aan een groep wilt toevoegen. Selecteer "Groep" in het menu.
  • Er wordt een koptekst voor de groep gemaakt. U kunt deze kop aanpassen aan wat u wilt gebruiken om de groep te labelen.
  • 6
    Sla uw rapport op en deel het. Wanneer uw rapport gereed is, kunt u het opslaan en delen of afdrukken als elk document. Gebruik het om de prestaties van uw bedrijf te delen met uw investeerders, contactinformatie met uw werknemers en nog veel meer.
  • tips

    • Microsoft Access start in de "Backstage View", die ons een lijst met opties geeft waarmee we een bestaande database kunnen openen, een nieuwe kunnen maken of toegang kunnen krijgen om deze te bewerken.

    waarschuwingen

    • Sommige Microsoft Access-functies zijn niet altijd beschikbaar, afhankelijk van het type database dat u hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een database op uw bureaublad op internet niet delen en op dezelfde manier zullen sommige lokale functies, zoals de totalen van de query, niet werken in een online database.
    Meer weergeven ... (1)
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe actie-queries in Microsoft Access te makenHoe actie-queries in Microsoft Access te maken
    Hoe een OpenOffice.org-database te makenHoe een OpenOffice.org-database te maken
    Hoe een inventarisdatabase in Access te makenHoe een inventarisdatabase in Access te maken
    Hoe een database in Excel te makenHoe een database in Excel te maken
    Hoe een database in SQL Server te makenHoe een database in SQL Server te maken
    Hoe een query uitvoeren in MS Access 2007Hoe een query uitvoeren in MS Access 2007
    Hoe duplicaten gemakkelijk te vinden in Microsoft AccessHoe duplicaten gemakkelijk te vinden in Microsoft Access
    Hoe een beveiligingsniveau in te stellen door gebruikers in Microsoft AccessHoe een beveiligingsniveau in te stellen door gebruikers in Microsoft Access
    Hoe een database te maken met behulp van MS AccessHoe een database te maken met behulp van MS Access
    Hoe Excel-bestanden naar Access te importerenHoe Excel-bestanden naar Access te importeren
    » » Microsoft Access gebruiken
    © 2018 emkiset.ru