Microsoft Access gebruiken

Microsoft Access is een databasecreatieprogramma waarmee iedereen een database kan onderhouden en bewerken. Dit programma is geschikt voor elke klus, van kleine projecten tot grote bedrijven, het is ook erg visueel. Dit maakt het ideaal voor het invoeren van gegevens, omdat u niet met tabellen of spreadsheets hoeft te werken. Lees de onderstaande stappen om het meeste uit dit programma te halen.

stappen

Deel 1

2

Geef uw database een naam. Wanneer u het type van een database hebt geselecteerd, geeft u deze een naam die het doel aangeeft. Dit is vooral handig als u met meerdere verschillende databases gaat werken. Schrijf de naam die u wilt geven in het vak "Bestandsnaam". Selecteer "Maken" om het nieuwe databasebestand te genereren.

Deel 2

2

Maak je eerste tafel. Als u begint met een lege database, doet u dit automatisch met een lege tabel. U kunt beginnen met het invoeren van de gegevens in deze tabel, hetzij handmatig, hetzij door deze in een andere bron te kopiëren en te plakken.

3

Gegevens uit een andere bron importeren. Als u wilt importeren vanuit een bestand of locatie, kunt u Microsoft Access configureren om de informatie te extraheren en toe te voegen aan uw database. Dit is handig als u informatie van een webserver of een andere gedeelde bron wilt extraheren.

4

Voeg nog een tabel toe. U wilt uw verschillende records in verschillende databases opslaan. Dit zal u helpen uw databases soepel te laten werken. U kunt bijvoorbeeld een tabel hebben met de informatie van één klant en een andere met de bestelinformatie. U wilt de informatie van de klant koppelen aan die van de bestelling.

Deel 3

2

Klik op het tabblad "Hulpmiddelen voor databases". Klik vervolgens op de knop "Relaties" binnen het gedeelte met dezelfde naam. Dit opent een nieuw venster met het overzicht van alle tabellen in de database. Elk veld wordt gecatalogiseerd onder de naam van de tabel.

3

Sleep het veld dat u wilt gebruiken als de externe sleutel. Zet het in het veld dat u hebt gemaakt voor de externe sleutel. Klik op "Maken" in het venster dat verschijnt om de relatie voor de velden vast te stellen. Er verschijnt een lijn tussen de twee tabellen die de velden verbinden.

Deel 4

2

Gebruik de "Query Wizard" om een ​​standaard selectiequery te maken. Als u een standaard selectiequery wilt maken, gebruikt u de "Query Wizard" die de te volgen stappen aangeeft. U kunt de wizard openen via het tabblad "Maken". Hiermee kunt u de specifieke velden van een tabel visualiseren.

Maak een selectiequery met criteria

2

Selecteer uw tafel Een vak genaamd "Show table" zal openen. Dubbelklik op de tabel waarin u de query wilt uitvoeren en klik vervolgens op Sluiten.

3

Voeg de velden toe die u wilt herstellen. Dubbelklik op elk veld in de tabel dat u aan de query wilt toevoegen. De velden worden toegevoegd in het vak "Ontwerp".

4

Voeg uw criteria toe U kunt verschillende soorten criteria gebruiken, zoals tekst of functies. Als u bijvoorbeeld alleen prijzen wilt weergeven die hoger zijn dan $ 50 van uw veld `Prijzen`, voert u in = 50 in de criteria. Als u alleen aan Britse klanten wilt laten zien, schrijft u UK in het veld Criteria.

5

Klik op "Uitvoeren" om uw resultaten te zien. De knop "Uitvoeren" bevindt zich op het tabblad Ontwerpen. De resultaten van uw zoekopdracht worden in het venster weergegeven. Druk op Ctrl + S om de query op te slaan.

Maak een selectiequery met parameters

2

Maak een selectiequery en geef de tabel (en) op. Voeg de velden die u wilt ophalen in de query toe door te dubbelklikken op het overzicht van de tabel.

3

Voeg een parameter toe aan het gedeelte Criteria. De parameters worden aangegeven tussen "[]". De tekst tussen de haakjes wordt weergegeven in de indicator die verschijnt wanneer de query wordt uitgevoerd. Klik bijvoorbeeld in het geval van de stadsindicator op de cel Criteria die overeenkomt met het veld Stad en typ [Welke stad?].

4

Voer een query uit met meerdere parameters. U kunt meerdere parameters gebruiken om een ​​aangepast bereik voor de resultaten van uw query te maken. Als dit bijvoorbeeld het datumveld is, kunt u een bereik ervan retourneren door te typen Tussen [startdatum:] en [einddatum:]. U krijgt twee indicatoren wanneer u de query uitvoert.

Maak een query voor het maken van tabellen

2

Selecteer de tabel (len) waaruit u informatie wilt extraheren. Dubbelklik op de tabellen waaruit u informatie wilt extraheren. U kunt het vanuit meerdere tabellen doen indien nodig.

3

Selecteer de velden waaruit u gegevens wilt herstellen. Gebruik het overzicht van de tabel en dubbelklik op de velden die u wilt toevoegen. Deze worden toegevoegd aan uw zoekvak.

4

Stel uw criteria in. Als u specifieke gegevens van een veld wilt specificeren, gebruikt u de sectie Criteria om het filter aan te passen. Lees de sectie `Maak een selectiequery met criteria` zoals hierboven genoemd voor meer details.

5

Test uw vraag om ervoor te zorgen dat deze de gewenste resultaten oplevert. Voordat u uw tabel maakt, voert u de query uit om te zorgen dat u alle juiste gegevens extraheert. Pas uw criteria en velden aan tot u alle gewenste gegevens krijgt.

6

Sla de zoekopdracht op Druk op Ctrl + S om de query op te slaan en in de toekomst te gebruiken. Het verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant van uw scherm. Klik op de query om deze opnieuw te selecteren en vervolgens op het tabblad Ontwerpen.

7

Klik op de knop "Tabel maken" in het gedeelte "Type query". Er verschijnt een venster met de naam voor uw nieuwe tabel. Voer het in en klik op OK.

8

Klik op de knop "Uitvoeren". Uw nieuwe tabel wordt gemaakt met de query die u hebt ingesteld. Uw tabel verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant.

Maak een data-query bijgevoegd

2

Klik op de knop Toevoegen op het tabblad Ontwerp. Hiermee wordt het dialoogvenster met de naam `Toevoegen` geopend. Selecteer de tabel die u wilt bijvoegen.

3

Pas de criteria van uw zoekopdracht aan zodat deze overeenkomt met wat u wilt toevoegen. Als u bijvoorbeeld een tabel met de criteria "2010" voor het jaarveld hebt gemaakt, wijzigt u deze in het jaar dat u wilt toevoegen, zoals "2011".

4

Stel de locatie in waar u de gegevens wilt toevoegen. Zorg ervoor dat u de juiste velden instelt voor elke kolom die u bijvoegt. Als u bijvoorbeeld de bovengenoemde wijzigingen gebruikt, moeten de gegevens worden toegevoegd aan het veld Jaar in de rij `Toevoegen aan`.

5

Voer de query uit Klik op de knop "Uitvoeren" op het tabblad Ontwerp. De vraag zal worden gesteld en de gegevens zullen aan de tabel worden toegevoegd. U kunt dit laatste openen om te controleren of de informatie correct is toegevoegd.

Deel 5

2

Klik op de knop "Formulier" op het tabblad Maken. Als u dit doet, wordt een formulier gemaakt op basis van de bestaande velden in de tabel. Microsoft Access doet er goed aan automatisch velden met de juiste grootte te maken, maar u kunt deze wijzigen en elk gewenst element verplaatsen.

3

Ga naar je nieuwe formulier. De richtingspijlen onderaan bewegen tussen registers. Terwijl u van veld verandert, zullen ze beginnen te vullen met registratiegegevens. U kunt de knoppen aan de randen gebruiken om naar de eerste of laatste record te gaan.

4

Klik op de knop Gegevensblad om de tabel te gebruiken. Dit staat in de linkerbovenhoek en u kunt beginnen met het wijzigen van de waarden van uw tabel met behulp van het formulier.

5

Breng wijzigingen aan bestaande records aan. U kunt de tekst in elk veld van elke record bewerken om de gegevens in de tabel te wijzigen. De wijzigingen verschijnen er automatisch in, net als in de verbonden tabellen.

6

Voeg nieuwe records toe Om een ​​nieuw record aan het einde van de lijst aan te maken, klikt u op "Record toevoegen" nabij de navigatieknoppen. Nu kunt u de velden gebruiken om gegevens in het lege record van de tabel in te voeren. Dit is een veel eenvoudigere methode om nieuwe informatie toe te voegen.

7

Sla het formulier op als u klaar bent. Zorg ervoor dat u het opslaat door op Ctrl + S te drukken, zodat u het later gemakkelijk opnieuw kunt openen. Het verschijnt in uw navigatiepaneel aan de linkerkant van uw scherm.

Deel 6

2

Klik op het tabblad Maken. Selecteer het type rapport dat u wilt maken. Er zijn verschillende manieren om er een te maken. Met Microsoft Access kunt u automatisch of ook een aangepast rapport maken.

3

Stelt een oorsprong in voor een blanco rapport. Als u ervoor hebt gekozen om een ​​blanco rapport te maken, moet u hiervoor een oorsprong selecteren. Klik eerst op het tabblad "Organiseren" en selecteer vervolgens "Eigenschappenblad". U kunt het ook doen door op Alt + Enter te drukken.

4

Voeg velden toe aan uw rapport. Wanneer u een bron hebt, kunt u beginnen velden van deze toe te voegen aan uw rapport. Klik op het tabblad "Formaat" en vervolgens op "Bestaande velden toevoegen". De lijst met velden verschijnt in het paneel aan de rechterkant.

5

Voeg groepen toe aan uw rapport. Met groepen kunt u de informatie in een rapport snel analyseren, omdat u hiermee de gerelateerde informatie kunt organiseren. U kunt bijvoorbeeld de verkoop per regio of per verkoper groeperen. Groepen laten je dit doen.