Hoe Excel-bestanden naar Access te importeren

Access Manager is een relationele database die kan worden gebruikt om een of meer databases op uw systeem te importeren en zodoende bijpassende velden in hen of tussen hen. Omdat een enkel Access-bestand meerdere Excel-spreadsheets kan bevatten, is dit programma ook ideaal voor het verzamelen en analyseren van grote hoeveelheden informatie. U moet de Excel-bestanden echter eerst in Access importeren. Om dit te doen, moet je gewoon een paar essentiële stappen volgen.

Inhoud

Stappen

Deel 1bereid je voor om excel-bestanden in access te importeren
Deel 2importeer excel-bestanden naar access
Deel 3gebruik de wizard om het importproces te voltooien

Waarschuwingen

stappen

Deel 1
Bereid je voor om Excel-bestanden in Access te importeren

Titel afbeelding Import Excel Into Access Stap 1

Open beide programma`s op uw computer. U kunt een Microsoft Office-pakket kopen en downloaden, dat beide bevat uitmunten als toegang. Dit alles kan via internet worden gedaan door de Microsoft-website te bezoeken.

Nadat u de programma`s hebt gedownload, klikt u op het menu "inwijding" Windows en selecteer "Alle programma`s".
Klik op "Microsoft Office" en selecteer "toegang" (of "uitmunten") in het vervolgkeuzemenu. Mogelijk hebt u al een Excel-spreadsheet als iemand het naar u heeft verzonden of als u het ergens hebt gedownload. Nu Office op uw computer is geïnstalleerd, kunt u het openen.

Titel afbeelding Import Excel In Access Step 2

Reinig het Excel-werkblad voordat u het in Access importeert. De procedure wordt eenvoudiger als u enkele stappen uitvoert voordat u uw spreadsheet importeert in Access. De sleutel is dat de gegevens van de spreadsheets die u gaat importeren, consistent zijn met elkaar.

Je kunt maar beter zorgen dat de eerste kolom van het Excel-spreadsheet met de kolomkoppen (of veldnamen) en dat deze zijn duidelijk en gemakkelijk te begrijpen. Als een kolom bijvoorbeeld achternamen van mensen bevat, zou het mooi zijn als de kop (of veldnaam) van die kolom dat is "achternaam". Wees duidelijk en nauwkeurig - op die manier wordt het voor u gemakkelijker om de kolomkoppen in een Excel-spreadsheet te laten overeenkomen met die in een andere spreadsheet.

Met Access kunt u gemeenschappelijke velden tussen twee of meer spreadsheets koppelen. Stel dat u een Excel-spreadsheet hebt met een loonlijst van de werknemers van een bedrijf. Het bevat de voor- en achternaam van de werknemers, hun adres en hun salaris. Stel nu dat, als een hypothese, u wilt zoeken in Access komt overeen met die met een ander Excel-spreadsheet met informatie over de campagne bijdragen te financieren. Deze tweede pagina bevat de naam van de mensen, hun adres en hun donaties. Wat Access zou toestaan, is om overeenkomsten te vinden tussen de kolomkoppen van het ene blad en het andere. U kunt bijvoorbeeld koppen koppelen "naam" om te zien welke namen van mensen in beide databases voorkomen.

Controleer de Excel-bladen om ervoor te zorgen dat elk type gegevens op dezelfde manier wordt afgehandeld en schoongemaakt voordat ze in Access worden geïmporteerd. De basis moet zijn wat Access roept "relationele". Bijvoorbeeld in de hypothetische spreadsheet met de loonlijst, stel dat de voornaam, achternaam en middelste initiaal in een enkele kolom, maar in de tweede werkblad is alleen de voor- en achternaam in afzonderlijke kolommen. In dat geval registreert Access geen wedstrijden. De koppen van de kolommen (of velden) moeten homogeen zijn.

Titel afbeelding Import Excel Into Access Step 3

Scheid de informatie in een Excel-kolom. Om dit type probleem op te lossen, is het beter om de informatie in een Excel-kolom te scheiden, zodat Access dit niet per ongeluk opneemt "er is geen toeval" in de gegevens.

U kunt bijvoorbeeld de voornaam aan de ene kant scheiden, de eerste van de tweede naam aan de andere kant en de achternaam aan de andere kant. Indien het tweede vel deze gegevens worden gescheiden op dezelfde wijze, door koppeling met Toegangsnaam met achternaam en voornaam wordt vergeleken genoemd en tenslotte toevalligheden zullen optreden wanneer zij gelijk in beide werkbladen.

Als u een kolom in Excel wilt scheiden, moet u eerst de kolom selecteren met de gegevens die u wilt scheiden. Vervolgens moet u op klikken "gegevens" in de werkbalk van het Excel-programma. Klik op "Tekst in kolommen". U moet meestal de optie kiezen "afgebakend". Klik vervolgens op "volgend".

Titel afbeelding Import Excel In Access Step 4

Ga door met het gebruik van de wizard om de gegevens die bij elkaar horen in een kolom te scheiden. Nu is alles gereed om het proces van het scheiden van gegevens in verschillende kolommen die in één kolom samenkomen, te voltooien.

Kies hoe ze komen "afgebakend" de gegevens van de kolom. Dit betekent dat binnen een kolom elke gegevens op de een of andere manier van elkaar zijn gescheiden. In de meeste gevallen is dit scheidingsteken een spatie, een komma of een puntkomma. Soms worden de gegevens alleen gescheiden door een eenvoudige spatie. Bekijk het volgende voorbeeld: stel dat een kolom in een kolom wordt weergegeven "Juan A. Rodríguez". De eerste naam, Juan, is gescheiden van de beginletter van de middelste naam, A, door een spatie. De achternaam, Rodríguez, is door een spatie gescheiden van de beginletter van de tweede naam. In dit geval is het scheidingsteken dat u in de wizard moet kiezen het "ruimte".

Klik op "volgend". Klik op "ronden". Het programma zal Juan, A. en Rodríguez in drie verschillende kolommen scheiden. Nu kunt u voor elke kolom nieuwe koppen maken, rekening houdend met het type informatie dat ze bevatten (achternaam, voornaam, etc.). Het is altijd een goed idee om verschillende lege kolommen aan de rechterkant van de gegevens te maken die u gaat scheiden voordat u dit doet. Op deze manier worden de nieuwe gegevens gehuisvest in de nieuwe lege kolommen (in plaats van in de kolommen te blijven die al informatie hadden).

Deel 2
Importeer Excel-bestanden naar Access

Titel afbeelding Import Excel Into Access Step 5

Open het Access-programma op uw computer. Ga naar het menu "inwijding", kies "Microsoft Office" en klik "Microsoft Access". Als u een Excel-werkblad wilt importeren, moet u eerst een nieuwe database maken in Access.

kiezen "Lege desktop-database" om een nieuwe database te maken met het Access-programma.
Kies een naam voor de database (als u dat wilt). Klik op "creëren".

Titel afbeelding Import Excel In Access Step 6

Importeer de Excel-database in Access. De volgende stap is het laden van de informatie van het Excel-berekeningsblad (of -bladen) in de Access-database.

Zodra u zich in de Access-databasebeheerder bevindt, klikt u op "Externe gegevens" in de werkbalk. Kies dan "uitmunten". In sommige versies van Access moet u eerst op klikken om toegang tot deze functie te krijgen "archief" in de werkbalk en dan "Verkrijg externe gegevens".

Waar het zegt "Bestandsnaam", klik "onderzoeken". Nu kunt u het Excel-werkblad op uw computer vinden.

Verlaat het vak dat zegt "Importeer de gegevensbron in een nieuwe tabel in de huidige database" (wordt standaard gecontroleerd).

Als u tussen de bestanden op uw computer het Excel-werkblad vindt dat u wilt importeren, klikt u erop. Druk vervolgens op "aanvaarden". De wizard om gegevens uit Excel naar Access te importeren, wordt nu gestart.

Deel 3
Gebruik de wizard om het importproces te voltooien

Titel afbeelding Import Excel Into Access Step 7

Volg de stappen van de wizard die wordt weergegeven in Access. Om het proces van het importeren van de spreadsheet te voltooien, moet u de stappen van de wizard volgen.

Kies de spreadsheet in het Excel-bestand dat u wilt importeren. Soms is dit gemakkelijk omdat het Excel-bestand slechts één blad kan bevatten. Soms maken gebruikers echter meerdere bladen binnen hetzelfde bestand. Om de verschillende bladen te bekijken, klikt u op de tabbladen die onder aan het open rekenblad verschijnen. Als dit uw geval is, moet u de assistent van Access vertellen welke Excel-bladen u wilt importeren. Klik op "volgend".
Op de volgende pagina ziet u een vak en zij zullen u vragen of de eerste rij van het Excel-blad de kolomkoppen bevat. Dit betekent dat de eerste rij van het werkblad de gegevens voor elke kolom identificeert (bijvoorbeeld achternaam, adres, salaris, enz.). Als u Excel-gegevens hebt schoongemaakt voordat u ze start, is het goed om te controleren of de eerste rij kolommen bevat die duidelijk als kopjes zijn gedefinieerd. Vink vervolgens gewoon het vakje aan dat zegt "Eerste rij bevat kolomkoppen". Dit is het eenvoudigste geval. Klik op "volgend".
Als de eerste rij niet de kopteksten van de kolommen bevat, wordt op de volgende pagina gevraagd of u de naam wilt wijzigen in Access. Dit staat ook bekend als "velden" (dit zijn de kopjes van de kolommen). Als u nog geen naam heeft gekozen en duidelijk omschreven voor elk veld, zodat kunt u gemakkelijk te herkennen voordat u deze importeert (aanbevolen), dan is het een goed moment om dit te doen.

Titel afbeelding Import Excel In Access Step 8

Het importproces is voltooid. Nu zijn er nog maar een paar eenvoudige stappen over om het importproces te voltooien. Op de volgende pagina van de wizard wordt u gevraagd of u een primaire sleutel wilt identificeren.

Het is niet nodig dat je het doet, maar je kunt het doen. Een primaire sleutel betekent dat het computerprogramma een uniek nummer toewijst aan elke rij met informatie. Dit kan later nuttig zijn wanneer u de gegevens gaat sorteren. Klik op "volgend".

Het laatste scherm van de wizard bevat een veld waarin u een standaardnaam krijgt. U kunt de naam van het Excel-blad dat u wilt importeren wijzigen (aan het einde van de import wordt dit een "tafel" van Access en verschijnt aan de linkerkant van de pagina).

Klik op "import". Klik vervolgens op "dicht". Nu verschijnt de tabel aan de linkerkant van het scherm. Dit betekent dat het met succes in Access is geïmporteerd.

Als u meer dan één dataset wilt koppelen, herhaalt u dit proces met een of meer Excel-spreadsheets. Nu bent u klaar om de gegevens in de bladen die u hebt geïmporteerd te vergelijken met Access.

waarschuwingen

Als het Excel-bestand en het Access-bestand niet tot dezelfde versie van Office behoren, hebt u mogelijk problemen bij het importeren van de bestanden.
Het doet nooit pijn om het te herhalen: het is nodig om het Excel-werkblad te wissen voordat u het importeert. Dit betekent gedeeltelijk dat de gegevens moeten worden geanalyseerd om er zeker van te zijn dat er geen problemen zijn.
Bewaar altijd een kopie van de originele spreadsheet, zodat u het proces kunt herhalen als u de poot vasthoudt.
Toegang staat niet toe om meer dan 255 velden te importeren.

Delen op sociale netwerken:

Verwant