emkiset.ru

Hoe een evenement organiseren

Het organiseren van een evenement kan een ongelooflijk overweldigende taak lijken. En inderdaad kan het zijn als u niet over de nodige organisatie en planning beschikt. Welnu, in dit artikel zullen we precies dat aanpakken, van de voorgaande maanden van voorbereiding tot hoe je kalm kunt blijven op de dag van het evenement.

stappen

Deel 1
Plan vooruit

Titel afbeelding Teach About African American History Step 8
1
Bepaal het doel van het evenement. Als je een of twee zinnen in gedachten hebt, kun je het evenement in de juiste richting volgen. Bent u van plan om het te doen om uw gemeenschap op te voeden? Om potentiële belastingbetalers te overtuigen om geld te krijgen? Om hulde te brengen aan een specifieke persoon of groep? Beperk je doel zo veel als je kunt. Wat je ook gaat doen (opvoeden, overtuigen, eren, etc.),Waarom doe je het?
  • Zie het als je belangrijkste missie. Je schema voor succes. Als je precies weet wat je wilt doen, zal het gemakkelijker voor je zijn om het te doen!
  • Titel afbeelding Develop Critical Thinking Skills Step 21
    2
    Stel doelen Wat is precies wat u wilt bereiken? Het gaat niet om het aantal mensen dat je wilt bijwonen, noch om het feit dat het evenement daadwerkelijk zal plaatsvinden - wat wil je hieruit halen? 5 mensen zodat ze deel uitmaken van uw organisatie? Een verzameling van $ 1000?, Een mentaliteitsverandering ?, dat mensen enthousiast worden?
  • Denk aan de drie belangrijkste dingen die u graag zou willen doen als gevolg van deze gebeurtenis en denk na over het feit dat ze werkelijkheid worden. Misschien is uw doel financieel, sociaal en persoonlijk. Het hangt van jou af!
  • Titel afbeelding Run for Congress Step 22
    3
    Verzamel vrijwilligers Het is noodzakelijk om een ​​goed team te hebben met verschillende vaardigheden. Ze kunnen u helpen met verschillende taken, zoals de voorbereiding van programma`s en budgetten, het maken van uitnodigingen en posters, ontvangst van de gasten en opruiming aan het einde van het evenement. Met andere woorden, ze kunnen u helpen de klus te klaren. Sta ook, indien mogelijk, op vertrouwde vrijwilligers!
  • Zorg ervoor dat uw teamleden en supervisors "op de hoogte" zijn van uw plannen. Samenwerking kan uw werk een stuk eenvoudiger maken. Dus als u hen om hulp vraagt, informeer hen vanaf het begin van al uw verwachtingen ten aanzien van hen en hun niveau van deelname.
  • Als u geen vrijwilligers kunt vinden, huur dan een team in! Het hangt allemaal af van het soort evenement dat je organiseert. De plaats waar u het doet, kan u een werkgroep bieden of u kunt de diensten van een extern uitzendbureau aanvragen.
  • Titel afbeelding Prioritize Your Debts Step 1
    4
    Bereid een budget voor. Je moet alle mogelijke uitgaven, inkomsten, sponsors en zelfs de voorwaardelijke onkosten opnemen. Als u geen budget maakt, krijgt u veel onbetaalde rekeningen, een lege portemonnee en geen idee wat er is gebeurd. Wees realistisch vanaf het begin om onverwachte verrassingen op de dag van het evenement te voorkomen!
  • Zoek naar manieren om kosten te besparen. Krijgt u personeel dat gratis werkt? Overweegt u om een ​​goedkopere plaats voor uw evenement te krijgen (zoals het huis van een vriend)? Onthoud: een klein en eenvoudig feest dat goed gaat, zal altijd indrukwekkender zijn dan een opzichtig feest dat uiteindelijk een fiasco wordt.
  • Titel afbeelding Negotiate With a Car Salesman Step 8
    5
    Bepaal de plaats en tijd voor uw evenement. Dit is het het belangrijkste bij het organiseren van een evenement. Hoe laat en waar zullen mensen zeggen: "Ja, natuurlijk zal ik aanwezig zijn!"? Het zou een tijd moeten zijn waarin iedereen beschikbaar is en een plek die iedereen kan bereiken. Het moet ook iets zijn dat je kunt boeken!
  • Controleer de kalender van je community en bekijk het type publiek dat je wilt uitnodigen. Als het je doel is om een ​​groep huisvrouwen uit te nodigen, is het houden van het evenement overdag en in de buurt je beste optie (misschien met een aantal kinderopvang inbegrepen?). Aan de andere kant, als je doel studenten is, voer je het evenement `s nachts en in het centrum van de stad uit. Ga zo mogelijk naar je publiek gevonden.
  • Natuurlijk vereisen sommige plaatsen een reservering. Neem zo snel mogelijk contact op met degenen die verantwoordelijk zijn voor de plaats die u van plan bent te gebruiken als locatie voor het evenement. Het is mogelijk dat ze drukker zijn dan jij!
  • Titel afbeelding Negotiate With a Car Salesman Step 10
    6
    Denk aan logistiek. Logistiek is voor alles noodzakelijk. Wat is uw parkeersysteem? Wat zijn de toegangsroutes voor gehandicapten? Wat kunt u doen met de afmetingen van de plaats? Welke apparatuur heeft u nodig? Welke aanvullende elementen (drinkwater voor sprekers, badges) , brochures) kost extra kosten? Hoeveel personen zijn nodig om het evenement soepel te laten verlopen?
  • Het is belangrijk om even met jezelf (en met je team) te zitten en na te denken over alle aspecten van het probleem. Is er een obstakel dat u kunt anticiperen en vermijden? Een speciale gast die u moet hosten ?, enkele uitzonderingen die u zou moeten doen?
  • Titel afbeelding Market a Product Step 3
    7
    Denk aan de marketing en reclame voor uw evenement. Terwijl je in het hele proces van organisatie zit, ontwerp een poster. Dit moet een voorlopige datum, tijd, plaats, eregast, naam en het thema of de slogan van het evenement bevatten. Aangezien je nog op tijd bent voor het evenement, kun je de tijd nemen om de posters te maken, maar het is het beste om een ​​voorlopige versie aan het begin voor te bereiden om de hele set van je project te visualiseren!
  • Denk aan andere manieren om uw evenement bekend te maken. E-mails?, Conventionele e-mail?, Misschien Facebook, Twitter of andere tientallen websites voor bestaande evenementen (meer hierover in de volgende stappen). Wat moet je doen? eerder om mensen naar je evenement te trekken en wat om hun aandacht te houden tijdens het?
  • Titel afbeelding Write Your Congressional Representative Step 1
    8
    Ga georganiseerd Het is mogelijk dat je je op dit moment erg in de war voelt, maar kalmeer en open Excel. Maak een lijst van de activiteiten die in het evenement zullen plaatsvinden. Maak een aantal spreadsheets om uw gedachten te ordenen. Het lijkt misschien voorlopig niet nodig, maar in twee maanden zul je heel dankbaar zijn dat je dit van tevoren hebt gedaan.
  • Maak een planning (met deadlines) voor elke activiteit. Noteer de namen van iedereen en de plaats en tijd die ze nodig hebben. Op die manier kunt u toekomstige vragen ordenen en beantwoorden.

    • Deel 2
    Twee weken voor het evenement

    Titel afbeelding Choose a Recruitment Agency Step 21
    1
    Zorg dat alles volgens plan verloopt. Stel de datum, de plaats, de eregast, het personeel, de naam van het evenement en de slogan in. Is er Iets dat fout kan gaan?, Nog een last-minute incident? Op dit punt moet alles beslist worden.
  • Titel afbeelding Become President of the United States Step 6
    2
    Kom samen met je team Ontvang goedkeuring voor uw budget, programma, etc. namens teamleden, evenals supervisors. Dit is een goed moment om alle vragen te beantwoorden. Weet iedereen wat ze moeten doen? Voelen ze zich op hun gemak bij alles wat afgesproken is?
  • Ontmoet nogmaals uw team en vrijwilligers om eventuele problemen op te lossen. Dit is ook een goed moment om een ​​actieplan te maken.
  • Zorg dat er geen probleem is binnen het team. Houd contact met alle teamleiders, maar ook met leden en vrijwilligers.
  • Titel afbeelding Be a Good Debater Step 9
    3
    Delegeer verantwoordelijkheden naar verschillende leden en laat een persoon met ervaring toe om alle activiteiten te coördineren. Als het een mega-evenement is, laat verschillende mensen verschillende activiteiten coördineren onder supervisie van een manager. De teamleider moet iemand zijn die de leden van het team kunnen vertrouwen.
  • Het zou een goed idee zijn om een ​​of twee mensen te wijden aan het ontmoeten, begroeten en promoten van het evenement terwijl de aanwezigen binnenkomen en alles begint. Kortom, zij vormen de ontvangstcommissie, die mensen aanmoedigt en laat weten dat ze in goede handen zijn.
  • Titel afbeelding Solliciteer naar een PhD in de VS Stap 2


    4
    Zorg ervoor dat u de website met betrekking tot het evenement bijwerkt. Je hebt het waarschijnlijk gepromoot via Facebook en Twitter, maar er zijn ook veel andere websites die je kunt gebruiken om het woord te verspreiden. Eventbrite, Avoid en Meetup zijn drie van de belangrijkste sites die u kunt gebruiken. Als je nog niets van hen hebt gehoord, onderzoek het nu!
  • En natuurlijk, promoot je evenement via je website, blog of Facebook-pagina, als je er een hebt. U kunt herinneringen verzenden, afbeeldingen maken en aanwezigheidsbevestigingen bijwonen voor het evenement. Hoe actiever je bent, hoe meer mensen je zullen kennen.
  • Titel afbeelding Become a Congressperson Step 12
    5
    Ontvang sponsors en andere geldbronnen van afgevaardigden. Je zult de komende weken veel kosten moeten maken en je wilt niet dat ze allemaal uit je zak komen! Verzamel ten minste een deel van het geld om de initiële uitgaven (zoals plaats, uitrusting en voedsel) te dekken. Sommige van deze mensen, plaatsen of dingen kunnen een vooruitbetaling vereisen, zelfs voordat de planning van het evenement begint.
  • Zorg ervoor dat je een systeem hebt om bonnen, bevestigingen, facturen en documentatie in het algemeen te beheren. U moet alles opslaan om de accounts later te kunnen krijgen, dus hoe beter georganiseerd u bent vanaf het begin, hoe beter. Dit is vooral handig als het bedrijf waarmee je werkt iets dwaas doet.
  • Titel afbeelding Be a National Delegate (USA) Step 9
    6
    Promoot het evenement Brochures voorbereiden, mededelingen plaatsen, de media informeren, bellen, berichten sturen naar online groepen en potentiële deelnemers of sponsors bezoeken. Hoe kunnen mensen anders te weten komen over jouw evenement? Zorg ervoor dat de informatie die u publiceert compleet is en laat het publiek maar een paar vragen. Het is tenslotte beter als ze bij de intriges blijven!
  • Denk aan je doelgroep. Als u ouderen probeert te bereiken, verspilt u uw tijd niet door hen uw advertenties op internet te sturen. Ga naar plaatsen en gebruik de tools die door die specifieke doelgroep worden gebruikt. Maak uw advertenties zo toegankelijk en normaal mogelijk.
  • Titel afbeelding Become an Expat Step 28
    7
    Verzamel de nodige elementen voor het evenement. Dit kunnen medailles, spellen, souvenirs, prijzen of certificaten zijn. Er zijn een heleboel kleine accessoires die onopgemerkt kunnen blijven door het onervaren oog, maar je weet al hoe je elke hoek of spleet overblijft die nog over is. Vergeet ook de tafels, de stoelen, de geluidsapparatuur, de borden, de tafelkleden en alle belangrijke dingen niet!
  • Dit is een ander punt dat u in gedachten moet houden. Stop niet met denken totdat je je vijf dingen herinnert die je vergeten was (inclusief pennen, een EHBO-set, batterijen, ijs en huidige uitbreidingen). Je zult willen weten dat, wat er ook gebeurt, je het kunt oplossen.
  • Titel afbeelding Choose a Recruitment Agency Step 9
    8
    Maak afspraken voor alles. Goedkeuren van de nodige voorzieningen voor foto`s en video`s - voor het vervoer van de gasten - voor het eten van het schoonmaakpersoneel, enz. De lijst kan eindeloos doorgaan, maar je zult nooit doorgaan om je evenement te organiseren!
  • Maak afspraken voor eten en drinken. Dit is ook een goed moment om speciale locaties voor te bereiden, zoals mensen met een handicap. Controleer of de gasten vegetarisch zijn of een ander speciaal soort dieet hebben.
  • Maak afspraken voor de stoelen, de tafels, de achtergrond, de microfoons, de luidsprekers, de computers, de LCD-projectoren, de podiums, enz., Alles dat moet worden geïnstalleerd in de plaats van het evenement.
  • Titel afbeelding Convince Yourself Not Suicide Step 9
    9
    Maak een lijst met contacten. Je hebt de telefoonnummers, adressen en e-mails van de teamleden nodig. Maak ook een vergelijkbare lijst voor VIP-gasten en leveranciers van een goed of dienst. Als iemand niet aanwezig is of te laat is, laat deze lijst u weten.
  • Laten we aannemen dat voedselleveranciers niet op tijd arriveren. Wat ben je aan het doen? Je haalt snel je lijst eruit en belt hem. Dacht je dat je dat zou gaan doen? 100 kg (200 lb) gerafeld varkensvlees pakken? Wel, het doet er niet toe. Je stuurt iemand in een vrachtwagen om ze op te halen op het adres dat op de lijst staat. Crisis vermeden. En nu weet u dat u nooit een reservering bij deze leveranciers moet maken of dat u explicieter zult zijn met uw instructies!



  • Titel afbeelding Get a New Birth Certificate Step 7
    10
    Bezoek de plaats van het evenement met je team. Kijk rond en evalueer de parkeerplaats, de badkamers, de groene gebieden, de indeling van de plaats en de verschillende ingangen en uitgangen. Vind plaatsen in de buurt waar u fotokopieën kunt maken, kunt bellen en iets kunt kopen in geval van nood. Maak uzelf in principe vertrouwd met het terrein alsof het de palm van uw hand is.
  • Praat met de eigenaar van de plaats. Die persoon moet het terrein beter kennen dan wie dan ook. Is er een probleem waar u zich van bewust moet zijn? Elke tijdslimiet? Sluiten de deuren op bepaalde tijden? God verhoede, maar is er een geplande inspectie van brandalarmen?

    • Deel 3
    24 uur vóór het evenement

    Titel afbeelding Communicate Effectively Step 25
    1
    Blijf kalm Blijf doorgaan. Het is uiterst belangrijk om het hoofd koel te houden en niet te worden gedomineerd door stress. Je hebt je maanden voorbereid! Alles komt goed. Hoe rustiger u bent, hoe meer uw team zal zijn en hoe beter het evenement eruit zal zien. Bovendien zal alles snel eindigen!
    • Serieus, blijf doorgaan. Je hebt alle nodige voorzorgsmaatregelen genomen, je hebt nagedacht over alle mogelijke problemen en als er iets mis gaat, weet je hoe je ermee om moet gaan. Onthoud ook: niemand zal jou de schuld geven. Een schandalige gast, slecht eten - mensen weten dat je niet alles onder controle hebt. Dus ontspan, alles komt goed.
  • Titel afbeelding Make Eye Contact Step 8
    2
    Maak een laatste beoordeling met uw team. Zorg ervoor dat je hebt gecommuniceerd naar alle plaatsen en tijden van aankomst. Het laatste wat je zou willen, is dat je hele team je dezelfde dag van het evenement zal bellen en je vraagt ​​waar de achterdeur is.
  • Zelfs als niemand je vragen stelt, doe je best om de prestaties van je team te evalueren. Lijkt iedereen het eens met hun baan? Kunnen ze opschieten? Als dat niet het geval is, praat dan met ze en kijk of je hun verschillen kunt oplossen. Misschien is een van hen comfortabeler in een andere positie of werkt hij met andere mensen.
  • Titel afbeelding Write Your Congressional Representative Step 17
    3
    Controleer alle uitnodigingen en antwoorden. Maak een lijst met gasten in een spreadsheet en reken mee op de mensen die aanwezig zullen zijn. Voor de meeste evenementen, het aantal mensen dat een reservering maakt het vertegenwoordigt niet het bedrag dat daadwerkelijk zal worden bijgewoond. Je kunt 50 mensen hebben die hun aanwezigheid hebben bevestigd, maar uiteindelijk wonen ze 5 bij of 500. Dus, hoewel u het aantal reserveringen moet kennen, moet u voorbereid zijn op een van de twee gevallen!
  • Herinner de VIP-gasten aan de datum van het evenement. Je zou verbaasd zijn om te weten hoeveel mensen zeggen "Oh, het is waar. Het is morgen, toch? " U kunt dat voorkomen met een eenvoudig telefoontje of een sms-bericht.
  • Titel afbeelding Reach the Masses Step 3
    4
    Ga naar de plaats van het evenement en controleer of alles klaar is. Is de ruimte schoon en beschikbaar? Zijn alle elektronische apparatuur geïnstalleerd en operationeel? Kun je apparatuur zo nodig vooraf installeren? Lijkt het personeel er klaar voor?
  • Controleer of er voldoende personeel aanwezig is om het evenement af te handelen. Het is altijd beter om meer dan nodig te hebben. Misschien hebt u iemand nodig die klaarstaat om een ​​noodbericht bij te wonen of die verantwoordelijk is voor de zorg voor een gast of om een ​​probleem op te lossen waar u niet op had geanticipeerd. Of neem zelfs de leiding over het zoeken naar koffie.
  • Titel afbeelding Write Your Congressional Representative Step 5
    5
    Bereid kits voor deelnemers voor. Deze kit kan bestaan ​​uit een waterfles, een sandwich, een kleine notebook, een pen, een brochure en alle informatie die u nodig heeft. Het zou ook een goed idee zijn om kleine herinneringen op te nemen. Dit is een leuk detail dat deelnemers vertelt dat dit een goed doordacht en georganiseerd evenement is. Het zorgt er ook voor dat ze zich gewaardeerd voelen!
  • Je kunt deze kit aan de gasten of je team geven, of zelfs allebei! Wie houdt er niet van om een ​​mueslireep en een pen te ontvangen?
  • Titel afbeelding Prepare a Power of Procure Step 4
    6
    Maak een activiteitenblad. Dit is een lijst met alle benodigde informatie ingedeeld in tijd en / of kamer. Bereid een agenda voor waarin belangrijke activiteiten in het kort worden uitgevoerd. Het formaat hangt van jou af. Probeer de hoeveelheid informatie tot een minimum te beperken, zodat u het gemakkelijk kunt lezen.
  • Als je echt een georganiseerde en ijverige persoon bent, kan het handig zijn om iets anders te maken soorten activiteitenbladen. Sprekers kunnen een lijst nodig hebben van andere mensen die zullen spreken, evenals waar en wanneer ze zullen spreken. Uw team heeft mogelijk ook een lijst met technische apparatuur, schema`s en schoonmaakprotocol nodig. Als je de tijd hebt om ze te doen, kunnen ze heel nuttig zijn.
  • Titel afbeelding Move Out of State Step 1
    7
    Maak een checklist voor de dingen die naar de plaats van het evenement worden gebracht. Hoe vreselijk zou het zijn als je aankomt op het evenement en alles is aanwezig, iedereen is daar en je realiseert je dat het enige wat ontbreekt de 1200 glazen die je thuis bent vergeten? Wat een teleurstelling Je hebt gewoon alles verpest. Dat is waarom je een lijst moet maken, het twee keer moet controleren en alles moet doen wat nodig is!
  • Als dingen zich op verschillende plaatsen bevinden, wijs dan een persoon toe aan elke specifieke taak. Op die manier, op de dag van het evenement, zul je geen 8 uur hardlopen van de ene plaats naar de andere om alles wat je nodig hebt te verzamelen en de papieren te verliezen. Deel de lading, verlicht het gewicht ... of dat is wat het gezegde luidt.

    • Deel 4
    De dag van het evenement

    Titel afbeelding Reach the Masses Step 15
    1
    Kom vroeg op het evenemententerrein aan samen met uw teamleden en vrijwilligers. Controleer of iedereen aanwezig is en of alle elektronische apparatuur correct werkt. Nog een last minute vraag? Als er tijd is, geef wat drankjes, geef ze een praatje om hen te motiveren en een pauze te nemen! Ze verdienen het, ze zijn goed voorbereid.
    • Zorg ervoor dat de organisatoren een kenmerkend embleem of een ander bekend element gebruiken, zodat de deelnemers hun hulp kunnen vragen als dat nodig is. Soms zijn uniformen niet genoeg.
  • Titel afbeelding Set up a Fundraising Event Step 21
    2
    Installeer alles Zowel binnen als buiten de evenementenlocatie. Heb je ballonnen nodig om in de brievenbus te stoppen? Een poster in de hoek? Wat ga je in de deuren en gangen doen? Als uw gasten door een echt doolhof moeten gaan om aan te komen, hoe meer signalen u plaatst, hoe beter.
  • Welkomstborden en andere informatie voor de zaal zullen zeer nuttig zijn. Je zult willen dat de assistenten vanaf de straat de plaats van het evenement kunnen zien. Geen twijfel mogelijk!
  • Plaats een ontvangstpunt en registratie. Wanneer de gasten naar de deur gaan, moeten ze precies zien wat ze moeten doen. Anders zullen ze onveilig en ongemakkelijk in de omgeving gaan circuleren. Herinner je je het bovengenoemde onthaalcomité? Laat een persoon bij de ingang zijn om ze te ontvangen en hun twijfels op te lossen.
  • Zet wat muziek! U kunt elke gênante situatie elimineren die anders in de omgeving zou kunnen blijven.
  • Titel afbeelding Get a Job Fast Step 4
    3
    Zorg ervoor dat belangrijke mensen weten wat er gebeurt. Als een spreker te laat is, is het noodzakelijk om hem / haar te informeren. Als het eten langer duurt dan verwacht, moet u hen de wijzigingen in het programma laten weten. In zeer zeldzame gevallen gaan de gebeurtenissen zoals gepland, verlaat u in dat geval uw huidige werk en zorgt u ervoor dat de aanwezigen op de hoogte zijn van de wijzigingen.
  • Titel afbeelding Become a Petite Model Step 7
    4
    Maak foto`s! Misschien wilt u een herinnering aan het evenement hebben. Ook kan het zien van iemand die rondloopt met een camera in de hand de gasten opwinden. Vergeet niet de banners van de sponsors, de jouwe, de ingang, de receptie, etc. Misschien kun je ze gebruiken bij het volgende evenement!
  • Zorg er indien mogelijk voor dat een vriend of een professionele fotograaf hiervoor zorgt. Je hebt al genoeg te doen! Je zult moeten socialiseren en wat drinken met je gasten, dus laat iemand anders de foto`s maken.
  • Titel afbeelding Do Research Step 4
    5
    Geef je gasten iets om mee te nemen. Je hebt waarschijnlijk een idee in hun hoofd geplant en wilt dat ze vertrekken wanneer ze weggaan, ergens aan denken, iets afvragen of actie willen ondernemen. Dus verdeel een brochure of iets dat ze mee naar huis kunnen nemen en geef ze ideeën die ze kunnen uitvoeren na het evenement
  • Een deel hiervan zou kunnen zijn om een ​​forum te creëren om reacties te ontvangen. Bied hen een manier om te analyseren en hun mening te geven over de verbeteringen die ze zouden aanbrengen en wat ze de volgende keer graag zouden willen zien. En, natuurlijk, hoe zij zouden willen deelnemen!
  • Titel afbeelding Make Your Wife Happy Step 11
    6
    Reinig de hele plaats! Controleer de elektriciteitsmeter, verwijder de posters, tafels, etc. willen de plaats zo schoon als je gevonden plaats te verlaten, vooral als je voor betaald en willen om opnieuw te gebruiken bij een andere gelegenheid, kunnen eigenaren willen bedragen die u had kunnen voorkomen verlaten van de plek schoon overladen. Verdeeld het werk onder de leden van uw team om zo snel en gemakkelijk mogelijk voltooien.
  • Zorg ervoor dat de gasten niets waardevols vergeten zijn. Als dat het geval is, plaats dan een punt van verloren voorwerpen.
  • Als u iets kapot bent gegaan, vertel dit dan aan de eigenaar van het pand. Het is beter om eerlijk en direct te zijn.
  • Zorg voor het afval zo goed als je kunt. De onderhoudsservice zorgt voor de rest.
  • Titel afbeelding Start a Gratitude Journal Step 2
    7
    Zorg voor alle taken na het evenement. Afhankelijk van uw evenement hoeft u helemaal niets te doen of moet u een uitgebreide lijst met bevestigingen en facturen naleven. Hier zijn enkele ideeën om te beginnen:
  • Dank aan alle teamleden, vooral sponsors en vrijwilligers. Je zou het niet zonder hen hebben kunnen doen!
  • Eindigt en annuleer de schulden. Je moet het zo snel mogelijk doen. Hoe minder losse eindjes je weggaat, hoe beter.
  • Houd een bedankfeest voor degenen die je hebben geholpen. U wilt dat uw team zich gewaardeerd voelt en dat de belastingbetalers denken dat ze een verschil hebben gemaakt ten gunste van een goed doel.
  • Verspreid herinneringen of andere publicaties aan relevante personen.
  • Verzend bonnen naar sponsors en andere bijdragers.
  • Plaats de foto`s op de website van uw evenement.
  • Titel afbeelding Succeed in Netwerk Marketing Stap 10
    8
    Maak een vergadering om te evalueren hoe u de volgende keer een beter evenement kunt maken. Nadat alles was gezegd en gedaan, wat zou je dan anders gedaan?, Wat werkte en wat ze niet organiseren?, Een evenement als dit ook alweer? Wat heb je geleerd van de ervaring?
  • Als je kritiek hebt ontvangen, evalueer ze dan. En als uw gasten niets hebben opgemerkt, vraag het dan aan uw team! Wat vond je ervan? Tenminste hadden plezier?, Dan is dat omdat de mueslireep en gratis pen gewonnen, toch?

    • tips

    • Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van de plaats en het onderhandelen over de prijs
    • Capaciteit van de kamer (aantal gasten, niet inclusief onbeslist)
    • Voedselvoorziening (als je eten wilt serveren)
    • Tijdschema (hoeveel uur is de zaal beschikbaar?)
    • Verlichting (indien het evenement `s nachts plaatsvindt)
    • Air conditioning
    • Vereiste technische apparatuur (microfoon, luidsprekers, etc.)
    • Meubels voor het platform (tafels, stoelen, tafelkleden)
    • Muziek, als het is toegestaan ​​(voor informele evenementen)
    • Reserve kracht
    • Toegang tot het evenement, ongeacht of de plaats zich in het centrum van de stad bevindt (ongeacht of de gasten zonder problemen kunnen aankomen)
    • Speciale kamers voor organisatoren, voor dressing, etc.
    • Totale kosten
  • Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van de datum
  • Als de eregast en de andere VIP-gasten beschikbaar zijn op de aangegeven datum (s)
  • Wat het beste werkt voor uw publiek
  • Zorg dat er mensen zijn die de leiding hebben op de dag van het evenement
  • Algemene coördinatie
  • Groene kamer
  • eten
  • Activiteiten op het podium
  • Ceremoniemeester
  • Computer, LCD-projector,
  • fotograaf
  • receptie
  • Crowd Management en Public Relations
  • Parkeerplaats
  • veiligheid
  • Verspreiding van verschillende items (geschenken, certificaten aan vooraanstaande personen en deelnemers)
  • Lach veel Wees hoffelijk voor iedereen, zowel binnen als buiten je team.
  • Wanneer iemand je zijn hulp biedt (inclusief monetaire hulp), reageer dan onmiddellijk en bedank ze eerlijk.
  • Stel vóór het evenement een persoon of commissie aan die belast is met:
  • De sponsors
  • De lokale deelnemers
  • De eregast, de sprekers
  • Ontwerp, drukwerk en verzameling van artikelen en evaluatie daarvan
  • Awards, souvenirs, geschenken, posters, certificaten
  • Transport, leveranciers van levensmiddelen, opstelling van de evenementensite, decoraties, gordijn, parkeren
  • Media, Public relations, marketing
  • De verschillende taken van de organisatie zijn vergelijkbaar met verschillende functies. Het budget en de rekeningen komen overeen met de financiën - het informeren van de gasten en hen laten participeren in het evenement komt overeen met het werk van Marketing- teammanagement is de taak van Human Resources- vervoer komt overeen met logistiek- in een geval het lijkt op de activiteiten- Het hebben van goede relaties met de media en anderen is vergelijkbaar met public relations.
  • Bepaal welke dingen outsourcing van externe services vereisen en welke taken kunnen worden uitgevoerd door leden van uw team. Uitbesteding is afhankelijk van het budget, de tijd, de kwaliteit, het belang van werk, etc.
  • Lijst van documenten (onder andere) om voor te bereiden
  • budget
  • Het programma van het evenement (schema van elk programma van het evenement)
  • uitnodigingen
  • Gastenlijst
  • Een actieplan
  • Planning (werkafrondingskalender)
  • Materialen voor de persconferentie
  • spraak
  • Lijst met deelnemers
  • Vergelijkende aantekeningen (samen met het curriculum vitae van de sprekers)
  • dagboek
  • Minute-per-minuut-evenementenschema
  • Lijst met contacten (mobiele telefoonnummers van de organisatoren)
  • Checklist van dingen om mee naar het evenement te nemen
  • Checklist van het werk dat moet worden gedaan
  • Verslag van het evenement (voor de media en anderen)
  • Wees punctueel in al je werk. Als u vertraging oploopt, moet u onmiddellijk de persoon informeren waarvan u afhankelijk bent.
  • Neem het initiatief, evalueer en vind wat werk in afwachting dat je kunt doen en voltooi het.
  • Planning is noodzakelijk. Bakken van (belangrijke) taken vindt plaats in teamvergaderingen. Blijf bij hen.
  • Echter, in kleine groepen plannen is het "hoe iets te doen" en "hoe moet het worden gedaan" net zo belangrijk.
  • Als u iets leent, neemt u de verantwoordelijkheid en stuurt u het terug op het afgesproken tijdstip.
  • Wanneer u een probleem hebt, niet de schuld van de anderen of je alle verantwoordelijkheid te nemen of niet stress, echter, proberen op te lossen.
  • Herhaal niet dezelfde fouten.
  • Bekritiseer niemand, tenzij je een suggestie of oplossing hebt.
  • Delegeer uw werk of verantwoordelijkheden niet aan een andere persoon.
  • De juiste implementatie van een idee is cruciaal. Plan alles om een ​​succes te worden tot het laatste moment ...
  • Ga langzaam maar zeker. Haast u niet tijdens de planning van het evenement, want het verspilt alleen maar uw tijd.
  • Houd een goed humeur en een positieve houding met iedereen. En bedel niemand
  • Wees verantwoordelijk voor je werk.
  • Informeer de persoon die je de taak toegewezen heeft vrijwillig, ongeacht of je het goed hebt gedaan of niet. Doe het op de afgesproken tijd.
  • Noteer alle belangrijke details.
  • Wees heel blij, vooral wanneer je midden in de menigte bent.
  • Verlaat het punt of de positie waaraan u bent toegewezen niet.

    • waarschuwingen

    • Bereid je voor op elke situatie. Soms lopen dingen uit de hand. Als je deel uitmaakt van een team, raak dan niet boos als iemand tegen je schreeuwt (die persoon kan veel stress hebben). Als u een coördinator bent, raak dan niet gespannen of in paniek. Doe de dingen rustig. Probeer erachter te komen wat er zal gebeuren en wat u kunt doen om het op te lossen.
    • Geen paniek of stress. Een koude geest zal op het juiste moment betere resultaten opleveren.
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe een privé-evenement op Facebook openbaar te makenHoe een privé-evenement op Facebook openbaar te maken
    Hoe evenementen op Facebook te organiserenHoe evenementen op Facebook te organiseren
    Hoe een inzamelingsactie te organiserenHoe een inzamelingsactie te organiseren
    Hoe een marathon te organiserenHoe een marathon te organiseren
    Hoe vrijwilligers te organiserenHoe vrijwilligers te organiseren
    Hoe koud te bellenHoe koud te bellen
    Hoe een modeshow organiserenHoe een modeshow organiseren
    Hoe een succesvolle strategie voor productpromotie te ontwerpenHoe een succesvolle strategie voor productpromotie te ontwerpen
    Hoe advertentiemateriaal distribuerenHoe advertentiemateriaal distribueren
    Hoe een liefdadigheidsevenement organiserenHoe een liefdadigheidsevenement organiseren
    » » Hoe een evenement organiseren
    © 2021 emkiset.ru