Hoe een prestatierapport of een vergadering te schrijven

Moet u een prestatierapport schrijven? Voor veel banen moet je er een schrijven en vaak bestaat dit uit een zelfevaluatie waarin je moet rapporteren over wat je het hele jaar hebt gedaan. Aan de andere kant kunnen ze u vragen om een verslag over een vergadering te schrijven. Inzicht in het schrijven van dit soort rapporten kan een groot verschil maken in hoe anderen u als een succesvol persoon zien of niet.

Inhoud

Stappen

Deel 1een prestatierapport opmaken
Deel 2maak degelijke inhoud
Deel 3gebruik effectieve taal

Tips

stappen

Deel 1
Een prestatierapport opmaken

Titel afbeelding Write a Accomplishment Report Step 1

Start het rapport met een samenvattingsparagraaf. Op de top van de rapport over prestaties, vat het grote geheel samen Vertel de lezers wat uw prestaties in het algemeen waren.

Misschien schrijf je een prestatierapport voor een non-profitorganisatie. In dit geval zou je de gunstige punten kunnen samenvatten, zoals het feit dat je evenementen organiseerde die de aandeelhouders ten goede kwamen, erkenning kreeg in de sector en banden creëerde tussen de partners.
U hoeft de samenvatting niet in te vullen met te veel specifieke details. Wat u moet doen, is een samenvatting van de belangrijkste punten en een algemeen overzicht geven. Probeer ook niet om een erg lang rapport te schrijven. Twee pagina`s is een goede algemene richtlijn, tenzij uw werkgever een specifieke suggestie doet. Praat met uw werkgever om te bepalen of het bedrijf een specifiek formaat gebruikt.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 2

Geef details om elk punt van de samenvatting te ondersteunen. Dit is het moment om terug te gaan naar de hoofdpunten van de inleidende alinea en vervolgens door te gaan met het verstrekken van specifieke details verderop in het rapport.

Gebruik een schema Organiseer verschillende gebieden in hun respectieve secties en gebruik sub-punten onder elke kop. Misschien heeft bijvoorbeeld een van uw secties het recht "evenementen georganiseerd en gevierd".

Onder elke kop kunt u (met opsommingstekens of letters) een korte samenvatting van elk evenement opnemen, het doel ervan en hoe dit heeft geholpen de missie van de groep te vervullen. Wees specifiek

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 3

Gebruik een professioneel formaat Schrijf het rapport niet zomaar willekeurig. Uw rapport moet er georganiseerd uitzien, een professioneel lettertype hebben en op mooi papier worden afgedrukt.

Maak een titel en plaats deze in het midden van de pagina. Gebruik onderverdelingen vetgedrukt om de informatie te ordenen.

Biedt de basisinformatie bovenaan het rapport. Het presenteert de datums waarop het prestatieverslag betrekking heeft, evenals de naam en positie van de persoon die het heeft geschreven.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 4

Houd een dagboek bij voor de volledige periode in kwestie. Het zal veel gemakkelijker zijn om informatie over prestaties te verzamelen, terwijl ze zich voordoen.

Houd een dagboek bij of een map waarin je de prestaties tijdens de hele onderzoeksperiode bijhoudt. Dit maakt je leven een stuk eenvoudiger wanneer je gaat zitten en het rapport schrijft.

Als je dit niet doet, vergeet je misschien belangrijke prestaties die aan het begin van de betreffende periode zijn gebeurd.

Deel 2
Maak degelijke inhoud

Titel afbeelding Write a Accomplishment Report Step 5

Herinner anderen eraan wat uw doelen en prestatieverwachtingen zijn. U moet ze aan het begin van de desbetreffende periode aan uw doelen herinneren. Wat waren de doelstellingen? Wat zijn de verwachtingen van de baan? Als je niet weet wat ze zijn, praat er dan over met je werkgever.

Leg vervolgens met echte cijfers uit hoe u aan deze doelstellingen en verwachtingen hebt voldaan. Het punt is om te vergelijken wat uw activiteiten of resultaten waren met de oorspronkelijke projecties.
Als u bijvoorbeeld meer geld heeft opgehaald dan is verwacht, is dit iets positiefs voor beleggers of uw meerderen. Als u echter geen referentiepunt opgeeft, zal het moeilijker zijn om te beoordelen of het een overwinning is en in welke mate.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 6

Biedt visuele hulpmiddelen Neem een aantal tabellen of grafieken op als u bedenkt dat deze de lezer helpen de gegevens die u in het rapport presenteert beter te visualiseren.

Onthoud dat sommige lezers het rapport alleen oppervlakkig zullen lezen, omdat ze waarschijnlijk bezig zijn. Om deze reden kunnen visuele hulpmiddelen bij sommige gelegenheden uw punt effectiever overbrengen.

Evenmin moet u de lezer overspoelen met te veel grafische afbeeldingen. Selecteer 1 of 2 afbeeldingen die de belangrijkste punten benadrukken.

Titel afbeelding Write a Accomplishment Report Step 7

Focus op de DAR-techniek. Deze techniek helpt je je prestaties te documenteren. Het acroniem betekent uitdaging, actie en resultaten. Deze techniek helpt je om je prestaties te organiseren.

Ontdek de uitdagingen van de klus. Beschrijf vervolgens de actie die u hebt ondernomen om hem onder ogen te zien. Leg tot slot uw resultaten vast. Stel dat u bijvoorbeeld de manager van een restaurant bent. In dit geval zou u het volgende kunnen schrijven: Uitdaging: De lijnen waren te lang tijdens de lunchuren en klachten van klanten stegen met 10%. Actie: Laat de serveerster een uur eerder met haar shift beginnen om het ondersteuningspersoneel tijdens de spits te verhogen. Resultaat: klachten van klanten over wachttijden werden teruggebracht tot 2, dat wil zeggen 80%.

Op dit punt is het belangrijkste om specifiek te zijn. Algemene prestaties, zoals "Ik werk graag in een team"Ze zijn niet zo belangrijk omdat iedereen zoiets kan zeggen. Het belangrijkste is om de resultaten te verbinden met de belangrijkste problemen en succes aan te tonen door middel van gegevens en specifieke informatie.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 8

Presenteer uw methodologie Als uw programma gegevensverzameling overwoog, is het een goed idee om de methode die u daarvoor gebruikte kort uiteen te zetten.

Vertel lezers over de logica achter de sampling methodiek. Leg ook de voordelen en resultaten van bemonstering uit. Waarom was dit een betrouwbare methode? In het geval van het restaurant zou je bijvoorbeeld kunnen uitleggen waarom het zinvol is om klachten als een methodiek te gebruiken.

Leg de data van de sampling uit en wat u hiermee probeert te bereiken.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 9

Concentreer u op uw Prestaties. Om het aantal prestaties dat u wilt presenteren te verminderen, moet u nadenken over wat u het meest trots heeft gemaakt in de betreffende periode. Misschien was het om de bezorgde bezoekers te kalmeren of om andere mensen te trainen. Vergeet niet om de lezers met te veel details over te laten lopen.

Een andere methode die u kunt gebruiken om dit te bereiken, is de methode "situatie, taak, actie, resultaat" (STAR). Deze methode omvat een korte beschrijving van een situatie en een taak, de actie die u zult ondernemen om het uit te voeren en de behaalde resultaten. Net als bij de DAR-methode is het doel om problemen met resultaten te verbinden en uit te leggen hoe u ze hebt bereikt.

Concentreer u op punten zoals de moeilijkheidsgraad, iets dat uniek is in zijn klasse, dat voor de eerste keer gebeurt, dat een hoge zichtbaarheid heeft, voldoet aan de deadlines, evenals innovatie en de reikwijdte en impact van uw werk. .

Een voorbeeld kan zijn dat u uitlegde dat het personeelsverloop toen u begon als filiaalmanager 35% bedroeg. Daarom voerde u een onderzoek uit naar tevredenheid van medewerkers, gevestigde trainingsprogramma`s voor werknemers en bepaalde u dat u wekelijks een vergadering had met het personeel. Als gevolg hiervan werd de omloopsnelheid van personeel teruggebracht tot 15%. Zoals uit dit voorbeeld blijkt, mogen prestaties niet met welsprekende woorden worden uitgedrukt, zolang de juiste verbindingen tot stand worden gebracht.

Titel afbeelding Write a Accomplishment Report Step 10

Leg uit wat je waarde is Wees niet tevreden met alleen maar zeggen wat je resultaten waren. U moet ook uitleggen waarom uw prestaties waardevol zijn voor uw organisatie.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u vergaderingen met het personeel hebt geïmplementeerd. Wat gebeurde er daarna? Welke waarde heeft deze actie voor uw organisatie? Denk er eens over na. Als je actie geen concrete waarde had, zou je je misschien op iets anders moeten concentreren.

Als de stafvergaderingen hielpen de stemming van de werknemers te vergroten, wat bleek uit minder afwezigheden en het geld van de werkgever te redden, dan was je actie waardevol.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 11

Bekijk het rapport voordat u het presenteert. Je vermindert het doel van een prestatierapport als je iets geïmproviseerd en onprofessioneel presenteert.

Controleer de grammatica, interpunctie en spelling van het rapport. Leg het `s nachts opzij en lees het de volgende ochtend opnieuw. Vergeet niet om het rapport op het laatste moment te schrijven.

Druk een kopie van het rapport af en controleer op fouten. In sommige gevallen raken iemands ogen zo gewend aan het computerscherm dat ze duidelijke fouten over het hoofd zien.

Deel 3
Gebruik effectieve taal

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 12

Verwijs naar de negatieve aspecten op een positieve manier. Als er een punt is waarop je niet aan de verwachtingen hebt voldaan, kun je dit beter niet vermijden. Verander het niet in de focus van het rapport, maar ontwijk het ook niet volledig.

Gebruik positieve taal om te verwijzen naar die gebieden waar je het niet zo goed hebt gedaan. Richt u bijvoorbeeld op de concrete stappen die u zult nemen om het probleem op te lossen, in plaats van op zoek te gaan naar schuld of excuses.
Geef andere mensen geen schuld aan je prestatierapport. Integendeel, concentreer u op wat u hebt gedaan. Wees positief Concentreer u op de dingen die u of uw groep goed heeft gedaan en selecteer de gebieden waarover u kunt opscheppen.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 13

Gebruik getallen en gebruik de metriek. Als je heel specifiek kunt zijn, zullen je antwoorden geloofwaardiger zijn. Sta waar mogelijk op wat u zegt met iets dat kan worden gemeten.

Generieke superlatieven zoals "uitstekend" of "betrouwbaar" zijn niet erg significant. Vertel iemand: "Ik had een uitstekend jaar" het is iets dat iedereen kan zeggen.

Onthoud deze zin: bewijs het met feiten en niet met woorden. In plaats van anderen te vertellen dat je een uitstekend jaar had, laat je ze zien door middel van details en metingen. In plaats van hen te vertellen dat u goed bent in relaties met klanten, noemt u de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken, de brieven die u hebt ontvangen en het gebrek aan klachten van klanten.

Gebruik nummers Zeggen dat je de leiding hebt over een groot personeel, betekent niet zoveel als je niet weet hoe groot het was. Gebruik nummers om de grootte van een budget uit te drukken en een overzicht te geven van de omvang van uw taken.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 14

Vertel altijd de waarheid. Nooit overdrijven of liegen. Als u betrapt wordt op het doen, kunt u in ernstige problemen komen.

Het andere probleem met leugens, zelfs als het een voor de hand liggende omissie is, is dat je het vertrouwen in jezelf verliest en dat je niet in staat zult zijn om te verbeteren.

Integendeel, maak een eerlijke beoordeling van de periode in kwestie op basis van uw zwakheden en sterke punten. Laat de zwakheden ook niet buiten beschouwing. Je moet gewoon een positieve manier vinden om het te doen.

Titel afbeelding Write an Accomplishment Report Step 15

Geef erkenning aan het werk van anderen. Veel lessen in commercieel en technisch schrijven suggereren niet in de eerste persoon te spreken. U kunt dit echter in bepaalde gevallen doen in een prestatierapport.

U kunt bijvoorbeeld in de verleiding komen om te zeggen: "Ik heb 100 mensen aangenomen." Vergeet echter niet de andere mensen die hebben bijgedragen aan het behalen van succes. Verwijs indien nodig naar het team.

Je verdient punten als je niet arrogant kijkt. Het varieert de structuur van de zin, zodat het niet wordt uitgesproken in de eerste persoon in elk van hen.

tips

Gebruik nooit een toon van woede in een prestatierapport. Het is bijna altijd beter om positief te zijn.
Gebruik een professionele taal en niet informeel.

Delen op sociale netwerken:

Verwant