emkiset.ru

Hoe een situatierapport te schrijven

Het schrijven van een situatierapport lijkt misschien een hele klus, maar het is echt een geweldige kans om met de administratie te communiceren. In welk project je ook gaat werken, focus je op het verstrekken van specifieke details die betrekking hebben op het budget en de projectdeadline. Zet de belangrijkste informatie in een samenvatting aan het begin van het rapport. Vervolgens bevat het de belangrijkste details over het project in termen van prestaties en uitdagingen. Als u een kort maar informatief rapport schrijft, zal de administratie u bedanken

stappen

Deel 1
Maak de omtrek van het rapport

Titel afbeelding Write a Status Report Step 1
1
Focus op kosten en deadlines. Wat uw project ook is, verzekeringsmanagers willen weten hoe het gaat in termen van budget en deadlines. Begin met het maken van de omtrek van het rapport. Hiertoe verzamelt het informatie over de financiële status van het project. Let ook op enkele opmerkingen over de vraag of de deadlines van het project op schema liggen of niet.
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 2
    2
    Wees direct met de problemen. Als je merkt dat er problemen zijn in termen van kosten en deadlines, probeer ze dan niet te verbergen, omdat je pas later grotere problemen zult creëren. Begin beter na te denken over deze problemen samen met wat goed gaat.
  • Als uw project bijvoorbeeld 1000 shirts moet produceren en verzenden voor $ 1000, maakt u zich misschien zorgen dat ze slechts 300 shirts hebben geproduceerd en al $ 500 hebben uitgegeven.
  • Het is echter waarschijnlijk dat u ook ziet dat ze twee dagen voor de deadline liggen. Noteer dit.
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 3
    3
    Brainstorm mogelijke oplossingen voor problemen. Een situatierapport gaat gedeeltelijk over het helpen van een bestuurder om te beslissen welke stappen hij in de toekomst zal nemen. U kunt helpen door oplossingen voor te stellen voor de problemen die u opmerkt. Maak tijdens de schets notities over hoe uw oplossingen relevant zijn met de deadlines en kosten.
  • Als uw T-shirtbedrijf bijvoorbeeld eerder wil verzenden dan gepland, maar het budget overschrijdt, kunt u het als een bewijs beschouwen dat het versnellen van de productie zou helpen om dingen in balans te houden.

    • Deel 2
    Alles bewapenen

    Titel afbeelding Write a Status Report Step 4


    1
    Geef een titel aan het rapport. Start het rapport met een korte samenvattingstitel en -datum. Omdat de situatierapporten kort moeten zijn, hoeft de titel niet op een apart blad te staan. Als u het rapport per e-mail wilt verzenden, schrijft u slechts één duidelijk probleem zodat de regisseur weet waar de e-mail over gaat.
    • Bijvoorbeeld: "Rapport over de verzending door Gonzales van augustus 2017".
    • Zorg ervoor dat de datums van de periode waarover je rapporteert altijd duidelijk zijn.
    • Als uw bedrijf specifieke indelingsrichtlijnen heeft, moet u deze gebruiken.
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 5
    2
    Begin met een samenvatting. Bestuurders zijn meestal bezig en moeten eerst de belangrijkste informatie zien. Een paar regels aan het begin van het rapport moeten de essentie van de zaak toelichten: hoe het project verloopt qua budget en deadlines.
  • Probeer ervoor te zorgen dat de directeur al deze informatie kan ontvangen na de eerste minuut van het lezen van uw rapport.
  • U kunt uw rapport bijvoorbeeld starten met iets dat lijkt op het volgende: "De zending Gonzales is momenteel gepland voor de deadline. We hebben 50% van ons budget uitgegeven om 30% van de uiteindelijke productie te produceren. Het versnellen van de productie zou de kosten helpen verlagen. "
  • Als de regisseurs het begin leuk vinden, is het waarschijnlijk genoeg. Als er iets in de samenvatting staat dat u op een probleem attent maakt, kunt u snel naar het overeenkomstige gedeelte van het rapport gaan.



  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 6
    3
    Geef de meest relevante details. Maak een lijst van de belangrijkste prestaties tot nu toe, altijd gericht op de belangrijkste gebeurtenissen en belangrijkste gegevens. Richt de directeur op resultaten, niet op activiteiten.
  • Vermijd bijvoorbeeld het schrijven van iets als het volgende: "De leidinggevenden, Francisco en Samantha, hebben uitstekend werk afgeleverd. Francisco komt al vroeg en Samantha is te laat om er zeker van te zijn dat ze het lot op tijd produceert. "
  • In plaats daarvan worden de belangrijkste gegevens benadrukt: "We lopen 20% voor op de termijn, omdat de managers van de lijn (Francisco en Samantha) de productietijd met 2 uur per dag hebben verlengd".
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 7
    4
    Organiseer de details. In deze stap kunt u het rapport aanpassen aan de stijl van de regisseur. Als u de stijl van de regisseur kent, kunt u het rapport aan hem aanpassen. Als je het niet zeker weet, focus je dan op het schrijven van een korte, duidelijke samenvatting met een stijl die je goed kent.
  • Als uw regisseur graag de grote afbeelding ziet, kunt u een sectie met de naam `Prestaties` toevoegen, nog een `Uitdagingen` en een derde `Oplossingen`.
  • Voor een regisseur die meer bedreven is in een chronologische geschiedenis, probeer een sectie zoals "Vooruitgang deze week" gevolgd door "Toekomstige stappen".
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 8
    5
    Gebruik optelling punten. Opdrachtgevers moeten de informatie die ze nodig hebben ontvangen in een gemakkelijk en snel te lezen formaat. Alinea`s kunnen te veel vergen om belangrijke informatie te lezen en te verbergen. Opsommingspunten maken het echter gemakkelijk om een ​​rapport te lezen.
  • Als uw directeur of bedrijf specifiek in een volledige paragraaf om een ​​schriftelijk rapport vraagt, volg dan hun instructies.
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 9
    6
    Voeg desgewenst visuele elementen toe. Visuele aanwijzingen helpen sommige regisseurs de status van een project beter te begrijpen. U kunt bijvoorbeeld een groen licht naast het optelpunt op de kosten opnemen als ze goed gaan - een oranje licht naast de projectdeadlines als ze een beetje achterblijven.
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 10
    7
    fixes en bewerk het rapport voordat het aan de regisseur wordt overhandigd. Zelfs in een kort en relatief informeel situatierapport zullen verkeerde spellingen of slechte bewoordingen een slechte indruk maken. Wees niet alleen afhankelijk van spellingscontrole en grammatica. Je moet in het hele document kijken of er woorden zijn die je kunt verwijderen (zoals bijwoorden en onnodige bijvoeglijke naamwoorden), zodat het rapport duidelijk en direct is.
  • Vermijd bijvoorbeeld zinnen als de volgende: "De verkoop in augustus is zeer sterk, trouwens de beste van het jaar tot nu toe, dankzij het werkelijk uitzonderlijke werk van María en Sandra."
  • Dezelfde informatie kan eenvoudiger worden geschreven: "De verkoop in augustus is de beste van het jaar dankzij het harde werk van María en Sandra".
  • Titel afbeelding Write a Status Report Step 11
    8
    Maak minstens één keer per maand een rapport, tenzij anders aangegeven. Uw bedrijf kan statusrapporten opvragen volgens een specifieke frequentie, zoals wekelijks of tweewekelijks. Het is raadzaam om minstens eenmaal per maand een rapport op te stellen om bestuurders op de hoogte te houden. Neem contact op met de uwe als u niet zeker weet wanneer u een rapport moet indienen.
  • Als uw manager echter minder frequente rapporten opvraagt, respecteert u uw beslissing.
    • Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe een casusrapport van een medische studie te schrijvenHoe een casusrapport van een medische studie te schrijven
    Hoe een verslag van een evenement te schrijvenHoe een verslag van een evenement te schrijven
    Hoe een creatief marketingrapport te schrijvenHoe een creatief marketingrapport te schrijven
    Hoe u een rapport snel en gemakkelijk schrijftHoe u een rapport snel en gemakkelijk schrijft
    Hoe een prestatierapport of een vergadering te schrijvenHoe een prestatierapport of een vergadering te schrijven
    Hoe een samenvatting te schrijven met behulp van de APA-stijlHoe een samenvatting te schrijven met behulp van de APA-stijl
    Hoe een voortgangsrapport te schrijvenHoe een voortgangsrapport te schrijven
    Hoe een aanvraag voor een voorstel (RFP) te schrijvenHoe een aanvraag voor een voorstel (RFP) te schrijven
    Hoe een uitstekend project voor de school te makenHoe een uitstekend project voor de school te maken
    Hoe een project te maken (voor de school)Hoe een project te maken (voor de school)
    » » Hoe een situatierapport te schrijven
    © 2021 emkiset.ru