Hoe een verslag van een evenement te schrijven

Was u aangewezen om een gebeurtenisverslag te schrijven? Deze rapporten bepalen of een evenement succesvol was of niet bij het vergelijken van de resultaten met de aanvankelijk gestelde doelen. Het is ook een belangrijk middel waarmee individuen of bedrijven die net een evenement hebben gehouden, kunnen bepalen welke wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Er zijn verschillende manieren waarop u het succes van uw rapporten kunt waarborgen, vooral als u besluit in de toekomst een ander evenement te houden.

Inhoud

Stappen

Deel 1organiseer uw evenementverslag
Deel 2zorg dat uw rapport de juiste inhoud heeft
Deel 3finaliseer je rapport

Tips
Dingen die je nodig hebt

stappen

Deel 1
Organiseer uw evenementverslag

Titel afbeelding Write an Event Report Step 1

Bepaal de stijl van presentatie en indeling voor elke doelgroep. Gebeurtenisrapporten kunnen spiraalvormige of genietbare fysieke documenten zijn, evenals PDF-documenten of Power Point-presentaties verzonden per e-mail, enz.

Zorg ervoor dat u uw rapport in duidelijke secties ordent. Uw doel is om de resultaten van het evenement te vergelijken met de doelen die u in eerste instantie voor hem had achterhaald. Maak een samenvatting van de belangrijkste prestaties van het evenement.
Pas het rapport aan op de behoeften en interesses van elke sponsor en publiek. Overweeg de doelstellingen van de sponsors. In zekere zin zijn de sponsors de belangrijkste doelgroep van de evenementverslagen. Ze willen weten of het het waard was of niet om je evenement te sponsoren. Om deze reden moet u overwegen welke punten u wilt weten en wat uw interesses zijn.
U moet het rapport ook aanpassen aan de specifieke behoeften van het evenement en de sponsors, omdat beide uniek zijn. Schrijf een rapport niet mechanisch. Andere doelgroepen zijn topmanagers en financieel managers.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 2

Maak een proces om informatie bij te houden die u nodig heeft voor uw rapport in de loop van het evenement. Vertrouw niet alleen op uw geheugen.

Als u belangrijke informatie voor, tijdens en na het evenement bijhoudt, kunt u een specifieker en effectiever rapport schrijven. Ook kunt u hiermee informatie op een meer tijdige manier verzamelen.

Verzamel continu informatie en vraag zonodig hulp aan andere mensen (inclusief potentiële beoefenaars) om gegevens te verzamelen. Vergeet nooit dat je niet moet wachten tot het evenement eindigt om het rapport te schrijven.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 3

Gebruik alleen belangrijke informatie. Een van de problemen in verband met de verslagen van evenementen is dat ze niets anders doen dan de agenda herhalen of zich concentreren op oppervlakkige of optimistische zinnen. Maak die fout niet. Wat je moet doen, is de aandacht vestigen op de belangrijkste punten met een duidelijke en analytische stijl.

Kies enkele van de meest representatieve momenten van het evenement en beschrijf deze in detail. Een goed idee is om drie positieve punten te overwegen en misschien drie punten die voor verrassing zorgden.

Vermijd te veel alledaagse details in het artikel, zoals het lunchmenu of een gedetailleerde samenvatting van de openingstoespraak. Wat je moet doen, is de details benadrukken die er echt toe doen.

Deel 2
Zorg dat uw rapport de juiste inhoud heeft

Titel afbeelding Write an Event Report Step 4

Schrijf een samenvatting. Uw evenementrapport moet een samenvatting bevatten, die een beknopte versie van een volledig en meer gedetailleerd rapport zou moeten zijn. Deze samenvatting geeft invulling aan de rol van introductie.

U kunt twee rapporten maken: a samenvatting ontworpen voor mensen die geïnteresseerd zijn in de resultaten van het evenement en een completer en gedetailleerder rapport voor de organisatoren of sponsors van het evenement.
Richt u in de samenvatting alleen op de belangrijkste doelstellingen en resultaten. De samenvatting moet kort zijn en slechts één of twee pagina`s beslaan. Je moet ook de belangrijkste punten van het evenement samenvatten en een korte interpretatie van de gegevens bevatten.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 5

Voeg visuele hulpmiddelen toe aan uw rapport. Het is vaak effectiever om een grafiek aan te bieden die statistische trends illustreert, in plaats van alleen een groot aantal cijfers te presenteren.

Als het evenement een nieuw product betreft, kunt u er een foto van maken. De foto`s die tijdens het evenement zijn gemaakt, kunnen u helpen uw rapport te illustreren. Probeer foto`s te krijgen van de deelname van de sponsors aan het evenement. Nogmaals, dit is een taak die je na het evenement niet meer kunt uitvoeren.

In uw rapport kunt u voorbeelden, reproducties en andere voorbeelden van objecten opnemen die u tijdens het evenement kunt krijgen. Evenzo omvat het het aantal mensen die kortingsbonnen ontvangen van sponsors, etc. Document de dekking van de media zowel op de evenemententerrein als buiten het voor de sponsors.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 6

Het documenteert zowel reclame als media-aandacht. Later moet u een vergelijking maken tussen de gegenereerde media-aandacht en de doelstellingen van het evenement.

Concentreer u op brochures en gedrukte artikelen waar de advertenties van de sponsors verschijnen of waar hun namen worden genoemd. Daarnaast probeert het de hoeveelheid circulatie- en advertentiekosten te verzamelen.

Document televisiereclame, aankondigingen van gemeenschapsdiensten, beoordelingen, de kosten van reclame en berichtgeving.

Vergeet niet om de radio-advertenties en de bijbehorende kosten te documenteren, evenals de promotiekosten, de gecontroleerde rapporten, enz.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 7

Voeg enkele regels toe over de doelstellingen van het evenement. Het is erg belangrijk om de doelstellingen van het evenement te koppelen aan uw resultaten. Vergeet niet een herinnering te vermelden van wat de oorspronkelijke missie van het evenement was en welke doelen werden gesteld.

U kunt ook het evenementprogramma opnemen. U moet op een bepaald moment bespreken welke de belangrijkste deelnemers waren. Vergeet niet dat je kort moet zijn.

Zorg ervoor dat u de meeste tijd besteedt aan het vermelden en gedetailleerd maken van de belangrijkste resultaten van het evenement en deze vervolgens kunt vergelijken met de doelstellingen. Wees realistisch en probeer geen dingen te versieren die niet werkten.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 8

Bevat financiële informatie in het rapport. Het is belangrijk om een gedetailleerde uitleg te geven van budget van het evenement en het geld dat daadwerkelijk is uitgegeven (of mogelijk gewonnen). Zorg ervoor dat u een vergelijking van gebudgetteerde uitgaven en werkelijke uitgaven opneemt, evenals de positieve punten en gebieden waarop u moet verbeteren.

Het beschrijft de kosten, inclusief de kosten van afzet en promotionele activiteiten, uitgaven in verband met personeels- en sponsorkosten. Het is een goed idee om een gedetailleerd budget op te nemen. Financiële managers en leidinggevenden van het hoger management willen bewijsmateriaal zien om uw conclusies te ondersteunen.

Bevat een record van de verdiensten, zoals tarieven, sponsors en bijlagen. U moet er echter wel voor zorgen dat u de inkomsten vergelijkt met de aanvankelijk vastgestelde projecties.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 9

Bevat statistieken die relevant zijn voor lezers. U wilt geen rapport schrijven dat geladen is met oppervlakkige informatie. Het aantal personen dat deelnam aan het evenement is een statistisch cijfer dat u moet opnemen. Het is een goed idee om gegevens te verstrekken die kunnen worden gekwantificeerd.

Andere statistische of algemene gegevens die relevant zijn om op te nemen zijn: het aantal gegenereerde verkopen en het aantal bezoekers met betrekking tot een specifieke stand. Het verstrekken van dit soort informatie geeft het rapport meer geloofwaardigheid. Geef informatie over de deelnemers of deelnemers. Het bevat demografische gegevens, cijfers over de aanwezigheid en de resultaten van onderzoek uitgevoerd in het publiek (zoals bijvoorbeeld koopgedrag).

Het informeert het aantal mensen dat reageert op de campagnes van de sponsors, evenals de donaties ten gunste van liefdadigheidsorganisaties. Documenteer de economische impact en participatie van werknemers.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 10

Het bevat een kwalitatief element dat de gegevens contextualiseert. Uw rapport moet statistieken bevatten, maar u moet ook de woorden van de deelnemers citeren, zodat u een contextuele feedback geeft.

Verzamel offertes en ontvang feedback van de deelnemers en de leden van het organisatieteam, zodat de beoordeling van de voor- en nadelen van het evenement niet alleen van de auteur van het rapport komt. Dit geeft uw rapport meer geloofwaardigheid.

Overweeg het opnemen van onderzoek uitgevoerd door derden. Het plaatsen van de waarde op berichtgeving in de media is iets dat een derde partij zou kunnen onderzoeken.

Evalueer ruimte en faciliteiten. Neem de tijd om de effectiviteit van de locatie en faciliteiten te evalueren vanuit het standpunt van andere mensen. Bespreek hoe ruimte werd gebruikt voor de conferentie, het evenement, etc.

Deel 3
Finaliseer je rapport

Titel afbeelding Write an Event Report Step 11

Dien uw melding op tijd in. Probeer het rapport zo snel mogelijk te schrijven en te publiceren. Zorg ervoor dat u uw tijd inroostert om dit mogelijk te maken. Sommige mensen stellen voor het rapport binnen 30 dagen uit te geven, maar anderen denken dat dit binnen een paar dagen moet worden gedaan.

Ongeacht de deadline, zorg ervoor dat u het rapport op tijd afwerkt. Misschien schrijf je het rapport voor een bureau dat is ingehuurd door een specifieke klant. Besteed aandacht aan alle vereisten.
Het belangrijkste is dat uw publiek een volledig en tijdig rapport verwacht te ontvangen. Neem de tijd om rigoureus te zijn en uw werk goed te doen, maar verwacht niet te veel, omdat uw rapport er gedateerd uit zal zien.

Titel afbeelding Write an Event Report Step 12

Controleer uw rapport. Zorg ervoor dat de grammatica van het rapport correct is en voorkom interpunctie en spelfouten.

Zorg ervoor dat uw antwoorden gedetailleerd zijn. Je moet de gouden regel van het schrijven volgen: "demonstreren met feiten en niet met woorden". Dit betekent dat het een goed idee is om specifieke voorbeelden te geven ter ondersteuning van de algemene punten die in het rapport worden beschreven.

Vergeet uw publiek niet en zorg ervoor dat uw schrijven formeel en professioneel is. Een gebeurtenisrapport is geen toevallig document, maar een essentieel document om het succes van een evenement te bepalen, dus het moet respect waard zijn.

tips

Maak meer foto`s dan je denkt dat je nodig hebt. Je zult ze in de toekomst waarderen.
Om wat woorden van de leiders en organisatoren te krijgen, ga niet eerst naar hen, want ze zullen nog lange tijd op de juiste plek blijven staan, zelfs nadat het evenement voorbij is. Zorg ervoor dat u eerst het publiek vraagt, want zij zullen als eerste vertrekken. Evenzo, blijf niet aandringen spreken met een spreker of een leider als je het te druk hebt met iets anders. Je kunt later met ze praten.
Stel veel vragen aan de leiders of organisatoren, natuurlijk totdat de persoon zijn of haar gedachten uitspreekt.
Krijg meer uitspraken dan je denkt dat nodig is. Je zult ze in de toekomst waarderen.
Als je goede foto`s maakt, zullen ze de actie laten zien die plaatsvond tijdens het evenement of de reactie van de mensen ervoor.
Probeer foto`s te maken van het hele evenement, inclusief een afbeelding van het publiek en de spreker om de grootte van het evenement aan de lezer te communiceren.