Hoe afspraken inplannen

Afspraken plannen en hiernaar toe gaan is onderdeel van het leven van bijna alle mensen. Als u zich van tevoren organiseert, kunt u snel en gemakkelijk afspraken voor uzelf plannen. U kunt ook voorkomen dat uw plannen in conflict komen en uw tijd elke dag efficiënt beheersen.

Inhoud

Stappen

Deel 1blijf georganiseerd door afspraken te maken
Deel 2maak afspraken
Deel 3afspraken bereiken

stappen

Deel 1
Blijf georganiseerd door afspraken te maken

Titel afbeelding Use Your Time Wisely Step 9

Gebruik een agenda of een digitale kalender. Met deze maatregel kunt u uw tijd nauwkeuriger indelen en kunt u op de hoogte blijven van afspraken. Voer afspraken in de agenda in zoals u ze doet. Plan dan de rest van je dagen rond die verplichtingen. Probeer uw dagen de nacht ervoor of het eerste in de ochtend te plannen, voordat de dag begint. Start de dag niet voordat je het gepland hebt.

Als je een strak schema hebt, plan dan je dag vlak voor de tijd. U kunt zelfs tijd toewijzen aan taken zoals ontbijt en lichaamsbeweging, zodat u elke dag het maximale uit uw dag haalt.
Gebruik uw dagplan gedurende de dag om op schema te blijven.
Als u kiest voor een digitaal systeem, probeer dan Google Agenda. U kunt het synchroniseren met uw mobiele telefoon of tablet, zodat u uw schema op elk gewenst moment kunt bekijken, zelfs als u onderweg bent.

Titel afbeelding Get Your Employment History Step 5

Zorg voor een vulsysteem voor belangrijke documenten. Gebruik een kabinet of een organizer om documenten, medische dossiers, testresultaten en ander materiaal bij te houden voor toekomstige afspraken. Deze maatregel voorkomt dat u op het laatste moment problemen ondervindt bij het zoeken naar wat u nodig hebt en dat u te laat bent voor uw afspraken.

Sorteer uw bestanden alfabetisch zodat u alles wat u nodig heeft op een bepaald moment kunt hebben.

Titel afbeelding Apply for Scholarships Step 13

Houd rekening met afspraken en terugkerende deadlines. Als u om de zes maanden een tandarts ziet, moet u een herinnering instellen om de afspraak van tevoren te maken. U kunt ook herinneringen instellen voor dringende afspraken, zodat u de deadlines niet vergeet of verrast bent.

Titel afbeelding Be a Successful Entrepreneur Step 3

Rangschik afspraken op basis van belangrijkheid en nabijheid. Wanneer u zich voorbereidt op het plannen van afspraken, zet dan eerst de belangrijkste opzij. Als je veel afspraken moet maken, verzamel die dan die locaties in de buurt hebben en plan ze opeenvolgend op dezelfde dag.

Met deze maatregel bespaart u een extra reis en houdt u uw uitgaven onder lage reiskosten.

Titel afbeelding Use Your Time Wisely Step 2

Houd een lijst met telefoons bij de hand. Tegenwoordig vertrouwen de meeste mensen alleen op hun mobiele telefoon om belangrijke telefoonnummers op te slaan. Over het algemeen is dat prima, maar probeer een geschreven lijst met afspraaktelefoonnummers te hebben, voor het geval je een probleem hebt met de telefoon en geen toegang hebt tot je contacten.

Je digitale agenda zal waarschijnlijk je contactnummers opslaan, maar misschien moet je toch een geschreven lijst hebben, voor het geval je er geen toegang toe hebt.

Deel 2
Maak afspraken

Titel afbeelding Buy a Stock Without a Stockbroker Stap 1

Oproep om de afspraak te maken. Als je een volledige dag moet plannen, zorg dan dat je de eerste afspraak zo vroeg mogelijk maakt en plan de anderen achtereenvolgens. Voordat u stopt met praten aan de telefoon met de persoon die de afspraak plant, vraagt u de geschatte tijd die het duurt en of er eerder wachttijd is.

Op basis van die informatie kunt u dezelfde dag nog een afspraak plannen.
Vraag de persoon die de afspraak plant om de dag en tijd te bevestigen die u zojuist hebt gepland.
Nadat u de juiste informatie hebt herhaald, voert u de afspraak in uw agenda of in uw agenda in.

Titel afbeelding Do a Monthly Budget Step 11

Bereken de reistijd voor elke afspraak. Terwijl u afspraken plant en uw dag plant, vergeet dan niet om te berekenen hoe lang het duurt om van punt A naar punt B te gaan. Houd rekening met reistijden wanneer u andere afspraken maakt en andere taken voor dezelfde dag plant.

Als u geen rekening houdt met de reistijd, komt u vaak te laat aan.

Vergeet ook niet om een tijdsbestek tussen afspraken in te voegen.

Bereken de reistijd en zorg voor een kleine extra time-lapse (5 tot 15 minuten) voor een incident of een onverwachte stop.

Titel afbeelding Use Your Time Wisely Step 7

Voorkom overbelasting. Wees realistisch wanneer u afspraken maakt en uw dag plant. Stel geen agenda op voor een dag die onmogelijk exact te volgen is. Verwacht veel tijd tussen afspraken en verplichtingen, zodat de dagen niet stressvol zijn en je gefocust kunt blijven.

Haast je niet om alles op één dag te zetten.

Stel prioriteiten en als er een aantal dingen zijn waarvoor u geen tijd heeft, kunt u ze plannen voor een andere dag.

Titel afbeelding Reach the Masses Step 15

Programmeer vooraf vrije tijd van het werk of school. Zodra u een afspraak hebt gemaakt, meldt u op het werk of op school over de afspraak van tevoren om te zorgen dat u die dag en op dat moment kunt vertrekken. Onthoud de persoon die is aangegeven voor de afspraak de dag erna.

Bevestig de tijd met die persoon en vertel hem de meest waarschijnlijke geschatte tijd voor de tijd dat u buiten bent.

Deel 3
Afspraken bereiken

Plan herinneringen voor afspraken. Maak een alarm op de mobiele telefoon dat u herinnert binnen een bereik van 30 minuten tot 2 uur voordat de afspraak begint. Omdat de meeste digitale agenda`s een herinneringsfunctie hebben, plannen we ook de dag voorafgaand aan de afspraak een herinnering om op tegenslagen te anticiperen.

Als u uw mobiele telefoon of tablet hebt gesynchroniseerd met de kalender, ontvangt u herinneringen op alle apparaten.

Neem elk document of materiaal mee dat u nodig hebt. Zorg ervoor dat u op de afspraak bent voorbereid met de juiste materialen, gereedschappen of benodigde documenten. In sommige gevallen kan het vergeten van deze dingen de afspraak volledig vertragen of belemmeren, waardoor u gedwongen wordt opnieuw te plannen.

Voeg een notitie toe aan de herinnering die van toepassing is voor de afspraak met vermelding van materiaal dat u bij u moet hebben.

Titel afbeelding Negotiate an Offer Step 18

Plan om vroeg te arriveren. Ga minimaal 15 minuten vroeg naar de afspraak. Als u van plan bent om precies op het geplande tijdstip op een afspraak aan te komen, is het zeer waarschijnlijk dat u te laat komt. Verkeer en andere onvoorziene vertragingen komen vaak voor (je weet nooit wat je kunt verwachten), dus vertrek vroeg om er zeker van te zijn dat je op tijd aankomt.

Begin de dag vroeg door het alarm iets vroeger in te stellen dan normaal, voor het geval dat.

Zorg ervoor dat je jezelf de nodige tijd geeft om je gebruikelijke ochtendritueel te voltooien zonder je te moeten haasten of benadelen.

De bedrijven geven er de voorkeur aan dat u vroeg en niet laat aankomt. Hoe dan ook, de meeste inwoners waarderen het dat je iets eerder bent aangekomen

Titel afbeelding Get Your Employment History Step 16

Als je vastzit, waarschuw dan de persoon met wie je de volgende afspraak hebt. Als u afspraken opeenvolgend hebt gepland en met de eerste bent uitgesteld, pauzeert u en belt u om de persoon op te geven met wie u de volgende afspraak hebt. Bevestig dat je nog steeds bij de afspraak kunt komen als je een paar minuten te laat aankomt.

Vraag om een herprogrammering voor dezelfde dag als laat aankomen geen optie is.

Als u die dag niet meer afspraken kunt hebben, verontschuldig u zich dan en plan u de afspraak opnieuw in voor een andere dag.

Titel afbeelding Get Your Employment History Step 13

Bel en annuleer zo ver mogelijk van te voren. Als u geen afspraak kunt maken, bel dan de persoon om zo snel mogelijk te annuleren. Stel de afspraak zo mogelijk opnieuw in terwijl u telefonisch spreekt, zoals u later kunt vergeten als u het uitstelt.

Af en toe, zullen sommige plaatsen je sanctioneren als je hen 24 uur van tevoren niet op de hoogte stelt dat je niet bij de afspraak kunt komen.

Wanneer u het originele telefoongesprek voert om de afspraak te plannen, vraag dan naar het annuleringsbeleid zodat ze u niet verrassen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant