Hoe een bedrijfscontinuïteitsplan te maken

De bedrijfscontinuïteitsplannen bieden procedures over hoe werkgevers en werknemers contact zullen houden en blijven werken in het geval van een ramp of noodsituatie, zoals een brand op kantoor. Helaas nemen veel bedrijven nooit de tijd om een ​​dergelijk plan te ontwikkelen, meestal omdat ze het niet nodig achten. Als u echter een uitgebreid bedrijfscontinuïteitsplan opstelt, kunt u het vermogen van uw bedrijf om normale activiteiten voort te zetten tijdens of na aanzienlijke onderbrekingen van de bedrijfsactiviteiten vergroten.

stappen

2

Verwar bedrijfscontinuïteitsplannen niet met plannen voor noodherstel. Soms verwijst het naar bedrijfscontinuïteitsplannen als noodherstelplannen en beide hebben veel gemeen. Rampenherstelplannen moeten erop gericht zijn om het bedrijf na een ramp te herstellen en de negatieve gevolgen van de ramp te verzachten. De bedrijfscontinuïteitsplannen daarentegen zijn gericht op het opstellen van een actieplan dat ten doel heeft de negatieve gevolgen van een ramp te voorkomen.

3

Overweeg de bedreigingen en mogelijke risico`s waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd. Analyseplannen voor bedrijfseffecten houden rekening met de mogelijke gevolgen voor uw bedrijf wanneer het vermogen om te werken en te verwerken is onderbroken door een dreiging of risico. Het resultaat is dat u met een analyse van de bedrijfseffecten kunt bepalen welke problemen, risico`s en bedreigingen uw bedrijfscontinuïteitsplan moet aanpakken. U moet rekening houden met de mogelijke effecten die een onderbreking van commerciële activiteiten kan veroorzaken, zoals:

2

Documenteer het cruciale kantoorteam. De face-to-face computers van het bedrijf bevatten vaak de meest cruciale informatie die u en uw werknemers moeten kunnen raadplegen, zelfs wanneer u buiten kantoor werkt. U moet een lijst maken van de cruciale gegevens en apparatuur en een strategie creëren voor beveiligde toegang in geval van een onderbreking. Vergeet de software niet die vaak als cruciale apparatuur wordt beschouwd, vooral als het gespecialiseerde software is of als het niet kan worden vervangen.

3

Identificeer de cruciale documenten. U moet alle benodigde documentatie verzamelen om uw bedrijf opnieuw op te starten in geval van brand of een andere ramp die cruciale documenten vernietigt die zich op de locatie bevinden. Zorg ervoor dat er alternatieve exemplaren fysiek worden opgeslagen buiten het kantoor en manieren om toegang te krijgen tot cruciale documenten, zoals statuten en andere juridische documenten, rekeningen van nutsbedrijven, bankinformatie, cruciale HR-documenten, documenten voor verhuur van onroerend goed, verklaringen van belastingen en andere cruciale documenten.

4

Identificeer wie telewerken kan. In het geval dat de bedrijfsactiviteiten niet op de normale locatie kunnen doorgaan, is telewerken een geweldige manier voor werknemers om hun taken zoals gewoonlijk te blijven uitvoeren. Het vermogen van uw werknemers om te werken, zelfs buiten het kantoor, betekent dat op zijn minst een deel van de vertragingen bij het klaren van de klus zoals altijd kan worden voorkomen. Sommige mensen in uw bedrijf kunnen perfect in staat zijn om zaken te doen vanuit een thuiskantoor.

2

Identificeer uw onvoorziene locatie. Dit is de plaats waar u uw activiteiten zult uitvoeren terwijl uw hoofdkantoren niet beschikbaar zijn.

3

Maak een hoofdstuk met instructies in uw bedrijfscontinuïteitsplan. Het moet stap-voor-stap instructies bevatten over hoe het bedrijfscontinuïteitsplan moet worden uitgevoerd en wat moet worden gedaan, wie het moet doen en hoe. Maak een lijst van elke verantwoordelijkheid en noteer de naam van de persoon aan wie het is toegewezen. Doe ook het tegenovergestelde: maak voor elke persoon een lijst van hun verantwoordelijkheden. Op deze manier kunt u zoeken als u wilt weten wie de verzekeringsmaatschappij moet bellen "verzekering" en als je wilt weten wat Juan Pérez aan het doen is, kun je zoeken "John" om die informatie te krijgen.

4

Document externe contacten. Als u leveranciers of externe contractanten hebt, moet u een speciale lijst met contactpersonen ontwikkelen met een beschrijving van het bedrijf (of de persoon) en alle andere informatie die absoluut cruciaal is, inclusief de contactgegevens van sleutelpersoneel.

5

Verzamel de informatie! Een bedrijfscontinuïteitsplan is nutteloos als alle informatie op verschillende plaatsen verspreid is. Een bedrijfscontinuïteitsplan is een referentiedocument en moet op dezelfde plaats worden bewaard, zoiets als een drieringerband.

2

Biedt essentiële informatie over het bedrijfscontinuïteitsplan aan niet-kernpersoneel. Laat dingen niet aan het toeval over! Zelfs als sleutelpersoneel is geïnformeerd over hun rollen in het kader van het bedrijfscontinuïteitsplan, moet u er toch voor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de evacuatieprocedures van het gebouw en van de locaties voor onvoorziene omstandigheden. Op deze manier zal de onvoorspelbare afwezigheid van sleutelpersoneel niet voorkomen dat niet-kernpersoneel weet hoe te reageren op verstoringen van bedrijfsactiviteiten.

3

Plan om uw bedrijfscontinuïteitsplan te wijzigen en bij te werken. Ongeacht hoe goed je plan is, er zijn waarschijnlijk storende gebeurtenissen die er niet in worden voorzien. U moet openstaan ​​om uw bedrijfscontinuïteitsplan bij te werken of aan te passen, rekening houdend met aanvullende informatie of gewijzigde omstandigheden. Telkens wanneer iets verandert, werkt u alle exemplaren van uw bedrijfscontinuïteitsplan bij en laat u het nooit verouderen.