Hoe een conventie te organiseren

Maak uw plan schriftelijk. Met zoveel te doen en zoveel details te verwerken, is het heel eenvoudig om belangrijke stappen onopgemerkt te laten. Plan je werk en werk je plan. Dit zal u ook helpen bij het beheren van het delegeren en handhaven van tijdige follow-ups.

Reserveer de lokale. Dit is de belangrijkste individuele beslissing die u neemt met betrekking tot de planning van uw congres. Kies een locatie die past bij de geschatte grootte van uw groep, die beschikt over schone en goed uitgeruste faciliteiten en waar u op een frisse en tijdige manier horecadiensten aan uw groep kunt aanbieden. Overweeg of deelnemers eerder aanwezig zijn of tot later blijven, wat betekent dat u nabijgelegen attracties moet beoordelen.

Maak een commissie Niemand zei dat je de hele conventie alleen moest plannen, toch? Vraag om hulp, maak een commissie en omring jezelf met enthousiaste mensen die nuttig, hard en toegewijd zijn. Daarnaast is het de moeite waard om kernideeën in een kleine referentiegroep op te stellen om toezicht te voorkomen.

Reserveer de audiovisuele service van tevoren. Audiovisuele ondersteuning is een van die dingen die mensen niet zullen merken tenzij deze ontbreken of storingen vertonen. Een effectieve audiovisuele ondersteuning moet perfect worden geïntegreerd met de hoofdpodium.

Vergeet niet dat als mensen honger hebben, ze eten. Aan de andere kant moeten ze ook af en toe de badkamer gebruiken. Zorg ervoor dat je programma zodanig is gestructureerd dat deelnemers de tijd hebben om iets te eten tijdens recessies en indien nodig ook naar de badkamer kunnen gaan.

Overleg met de eigenaars van het pand over uw verantwoordelijkheden met betrekking tot gemeentelijke verordeningen, enz. Laat je niet betrappen, vraag het! Als u eenmaal weet wat er nodig is, zorgt u ervoor dat al uw planning gedekt is. Het zou een goed idee zijn om een ​​persoon de leiding te geven over dit deel van het evenement.

Contact. Je kunt niet alles oplossen en alleen je eigen verantwoordelijkheid nemen. Houd een constante communicatie met uw personeel, vraag om hulp, zorg ervoor dat iedereen zijn taken uitvoert en vraagt ​​om hulp wanneer dat nodig is. Hoe sterker uw communicatie- en leiderschapsvaardigheden zijn tijdens het evenement, hoe beter het resultaat zal zijn.

Verzamel informatie Naast de gegevens moet u suggesties voor verbeteringen verzamelen, contactinformatie voor vertegenwoordigers die u bij uw volgende conventie kunnen sponsoren of presenteren, evenals feedbackonderzoeken van de deelnemers. Deze informatie is essentieel om u te helpen uw evenement te verbeteren, dus zorg ervoor dat u na het evenement even tijd nodig hebt om het te analyseren.

Laat je gezicht zien Glimlach, wees vriendelijk en gastvrij en herinner uw personeel eraan hetzelfde te doen. Wanneer het personeel actie onderneemt, toont het hun sterke punten. Maak uw meest sociale en ervaren personeel en commissieleden beschikbaar om te helpen met direct verkeer en om vragen te beantwoorden. Die mensen zijn vriendelijker en beter georganiseerd en ideaal om de registratie- en controlebalie te bezetten. De meest hardwerkende en timide mensen zijn de beste mensen om te dienen als gids en bij achterkameractiviteiten.

Voer de informatie in (indien van toepassing). Met een beetje geluk kon je informatie elektronisch verzamelen, waardoor het niet meer nodig was om het te registreren. Als dit niet het geval is, is het de moeite waard om van tevoren formulieren op te nemen in plaats van na het evenement. Op deze manier maakt u de lijst met contactpersonen die u zult gebruiken in de e-mail `Bewaar de datum` voor het evenement van het volgende jaar.

Analyseer de informatie. Evalueer, vat samen en analyseer de antwoorden van de deelnemersenquêtes. Besteed aandacht aan wat werkte, wat niet werd geaccepteerd en welke suggesties de deelnemers deden om het proces en de ervaring te verbeteren. Neem deze informatie op in uw aantekeningen uit de vorige stap. Controleer bovendien uw budget: heeft u zich aangepast aan het budget? Welke middelen zijn uitgegeven die in de toekomst kunnen worden vermeden of weggelaten? Hoe kunnen de fondsen beter worden besteed? (Deelnemersonderzoeken kunnen bijvoorbeeld aangeven dat er extra bewegwijzering nodig is om verwarring te voorkomen en de doorstroming van het verkeer te beheren - als u dit weet, kunt u fondsen toevoegen in het signagebudget van volgend jaar).

Thanks. Verzend na uw evenement notities of bedankbrieven aan de belangrijke personen die aanwezig waren. Dit omvat commissieleden, vrijwilligers, personeel, sponsors, presentatoren, verkopers die fondsen of items (bloemen, decoraties, drankjes, advertenties, enz.) Voor het evenement hebben geschonken. Onderschat nooit de kracht van dankbaarheid. Wanneer u de tijd neemt om uw oprechte dankbaarheid te uiten, zijn het diezelfde mensen en verkopers die het meest ontvankelijk zullen zijn wanneer u hen volgend jaar om hulp vraagt.