Hoe een gezondheidsbeurs te plannen

Een gezondheidsbeurs is een evenement waarbij organisaties de mogelijkheid hebben gezondheidsinformatie te verspreiden onder het publiek in hun kraampjes of de gezondheid te controleren. Gezondheidsbeurzen worden meestal mede gesponsord door groepen die ziekenhuizen, kerken, studentenverenigingen en maatschappelijke organisaties omvatten. Ze kunnen een paar uur tot een paar dagen duren.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Vorm een commissie en ontwikkel een budget.

Bepaal uw doelen en de onderwerpen waarop u zich zult concentreren.
Bekijk de wettelijke vereisten, verzekeringsdekking en vrijstellingsformulieren voor uw organisatie.
Stel operationele regels op, inclusief terugbetalingsprocedures, periodieke rapporten, opslagplaatsen voor materialen of donaties en de steun van uw commissieleden.
Delegeer verantwoordelijkheden, waaronder die met betrekking tot het verkrijgen van vergunningen, beveiliging, transport, parkeren, selecteren van verkopers, adverteren en ander gedrukt materiaal, selecteren van vrijwilligers, eten en drinken, lunches van leveranciers, de installatie van de tentoonstelling, uitsplitsingen, schoonmaak, contracten, donaties en verzekeringen.
Stel doelen en tijden in.

Bepaal de datum en bevestig de locatie.

Vraag een gastspreker om de welkomstwoorden te geven tijdens de openingsceremonie.

Start logistiek werk voor verkopers, inclusief die met betrekking tot vergunningen, contracten, beveiligingseisen, parkeren en transport. Het bepaalt het aantal leveranciers dat de winkel kan herbergen.

Bepaal of u verkopers wilt vertegenwoordigen die bedrijfsorganisaties, non-profitorganisaties of overheidsorganisaties vertegenwoordigen. Alle verkopers hebben een gezondheidsmissie.

Ontwikkel materialen, waaronder evaluatieformulieren, een evenementenlogo, promotionele advertenties (zoals afdrukken, online, televisie, radio of e-mail) en een brief over het evenement voor leveranciers en productdonors

Neem contact op met de verkopers Stuur ze een eerste brief waarin het evenement en de sponsors worden aangekondigd. Follow-up met telefoontjes en e-mails.

Neem contact op met donors of koop items die worden afgeleverd op de gezondheidsbeurs, indien van toepassing.

Stuur een bevestiging naar de verkopers die zullen deelnemen.

Het bevat de indicaties voor het evenement, de labels met de naam van de verkoper, de lunchopties en de parkeerpassen.

Bevestig donaties en opties voor materiële aflevering (dwz waar je dingen kunt downloaden op de dag van het evenement of waar je ze naartoe moet sturen).

Bevestig de gastspreker of gastsprekers en leef de behoeften van de presentator bij zoals een podium, microfoon en audiovisuele apparatuur.

Stuur een brief aan belangrijke mensen zoals directeuren en afdelingshoofden.

Het eindigt met de logistieke werkzaamheden, inclusief die met betrekking tot de lay-out van de tentoonstelling en de tabellen, de rokken van de tafels, de tassen van het evenement, de audiovisuele vereisten, de handtekeningen, de lunchselectie van de leverancier, de bevestiging van de tijd levering van de verkoper, vuilnisbakken, gereserveerde parkeerplaats, levering van water en glazen, de openingsceremonie, de tijd van installatie op de plaats, het tijdstip van toegang van vrijwilligers tot de plaats en coördinatie met de fotograaf.

Laat de vrijwilligers hun verantwoordelijkheden vaststellen en een werkschema opstellen.

Hun verantwoordelijkheden omvatten het ontvangen en vergezellen van leveranciers, het leveren van eten en drinken in de ochtend en middag, het installeren, schoonmaken en hosten, het distribueren van leverancierslunches, het werken in de ontvangstmodule, het distribueren van evenemententassen. en lever en verzamel de evaluatieformulieren.

tips

Als dit je eerste gezondheidsbeurs is, besteed dan speciale aandacht aan verspreiding in je gemeenschap. De betrokken leveranciers en organisaties vertrouwen erop dat mensen met wie ze kunnen communiceren, het evenement zullen bijwonen. Voor zover mogelijk vermijd het hebben van weinig concurrentie.
Begin vooruit te plannen en vorm het planningcomité een jaar van tevoren. Ongeacht hoe goed je gepland hebt, de laatste maand voor het evenement is tijdrovend.
Besteed aandacht aan de kleine details, waaronder die met betrekking tot vuilnisbakken, waterlocatie, stopcontacten, rookmelders (als je zoiets als een popcornmaker hebt), verloren voorwerpen en labels voor de namen

Delen op sociale netwerken:

Verwant