Hoe een lijst in Microsoft Excel te sorteren

Excel is een uitstekend programma voor het maken van gegevenstabellen, maar hoe kunt u het manipuleren en organiseren op een manier die aan uw behoeften voldoet? Met het gereedschap Sorteren kunt u snel kolommen in verschillende indelingen sorteren of uw eigen aangepaste sortering maken voor meerdere kolommen en gegevenstypen. Gebruik de functie Sorteren om de gegevens logisch in te delen en begrijpelijker en gebruiksvriendelijker te maken.

Inhoud

Stappen

Deel 1sorteer alfabetisch of numeriek
Deel 2sorteer met meerdere criteria
Deel 3sorteer op cel of op letterkleur

Tips
Waarschuwingen

stappen

Deel 1
Sorteer alfabetisch of numeriek

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 1

Selecteer de gegevens Om de kolom die u wilt bestellen selecteert, kunt u klikken en slepen of klik ook een van de kolom cellen te activeren en Excel selecteert automatisch de gegevens.

U moet dezelfde indeling opgeven voor alle gegevens in de kolom om ze te sorteren (bijvoorbeeld tekst, cijfers, datums).

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 2

Zoek de sorteerknoppen. Ze zijn te vinden op het tabblad Gegevens van het gedeelte "Sorteren en filteren". Om snel te bestellen, moet u de knoppen gebruiken "AZ ↓" en "AZ ↑".

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 3

Sorteer de kolommen door op de juiste knop te klikken. Als u nummers gaat bestellen, kunt u dit doen van de kleinste tot de grootste ("AZ ↓") of omgekeerd ("AZ ↑"). Als u tekst gaat bestellen, kunt u dit doen in oplopende alfanumerieke volgorde ("AZ ↓") of aflopend ("AZ ↑"). Als u datums of uren gaat bestellen, kunt u dit van voor tot na ("AZ ↓") of omgekeerd ("AZ ↑").

Als er een andere gegevenskolom naast de kolom staat die u gaat sorteren, wordt u gevraagd of u die gegevens wilt opnemen. De classificatie is nog steeds de kolom die u oorspronkelijk hebt geselecteerd, maar de bijbehorende gegevenskolommen worden samen met de kolom gesorteerd.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 4

Het lost de fouten op van een kolom die niet kan worden gesorteerd. Als u fouten ondervindt bij het sorteren van de gegevens, is de meest waarschijnlijke reden dat u formatteringsproblemen hebt.

Als u nummers gaat bestellen, moet u ervoor zorgen dat alle cellen de notatie en niet de tekst hebben. Nummers kunnen per ongeluk worden geïmporteerd als tekst in sommige boekhoudprogramma`s.

Als u teksten gaat bestellen, kunnen er fouten optreden wanneer u lege spaties achterlaat of een verkeerd formaat geeft.

Als u datums en tijden wilt bestellen, treden de problemen meestal op bij het formatteren van de gegevens. Om Excel succesvol te sorteren op datum, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens aanwezig zijn opgeslagen als een datum.

Deel 2
Sorteer met meerdere criteria

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 5

Selecteer de gegevens Stel dat u een spreadsheet met een lijst met klantnamen heeft, evenals de stad waarin ze zich bevinden. Om uw leven gemakkelijker te maken, moet u eerst alfabetiseren op stad en vervolgens elke klant alfabetisch rangschikken binnen elke stad. U kunt dat doen door een aangepaste volgorde te maken.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 6

Klik op de knop Sorteren. Deze knop vindt u in het gedeelte "Sorteren en filteren" van het tabblad Gegevens. Het sorteervenster wordt geopend, zodat u een aangepaste volgorde met meerdere criteria kunt maken.

Als de kolommen headers in de eerste cel, zoals "City" en "Name", moet u het vakje "Mijn gegevens heeft headers" in de linkerbovenhoek van het commando venster.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 7

Maak je eerste regel. Klik op het menu "Sorteren op" om de gewenste kolom te selecteren. In dit voorbeeld sorteert u eerst op stad, dus selecteer de juiste kolom in het menu.

Bewaar het vakje "Sorteren op" in "Waarden".

Stel de volgorde in als "A tot Z" of "Z tot A" afhankelijk van hoe je de gegevens wilt sorteren.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 8

Maak de tweede regel. Klik op de knop "Niveau toevoegen". Hiermee wordt een regel onder de eerste toegevoegd. Selecteer de tweede kolom (de kolom Naam in ons voorbeeld) en vervolgens de volgorde (om lezen te vergemakkelijken, kies dezelfde volgorde als in de eerste regel).

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 9

Klik op OK De lijst wordt volgens uw regels gesorteerd. U ziet de steden in alfabetische volgorde en vervolgens de namen van de clients alfabetisch gesorteerd in elke stad.

Dit is een voorbeeldimplement en bevat slechts twee kolommen. U kunt echter zo complex bestellen als u wilt en veel kolommen toevoegen.

Deel 3
Sorteer op cel of op letterkleur

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 10

Selecteer de gegevens Om de kolom die u wilt bestellen selecteert, kunt u klikken en slepen of klik op een van de kolom cellen te activeren en laat Excel selecteert automatisch de gegevens.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 11

Klik op de knop Sorteren. De knop Sorteren is te vinden op het tabblad Gegevens van het gedeelte `Sorteren en filteren`. Als u hierop klikt, wordt het Sorteervenster geopend. Als u een andere gegevenskolom hebt naast de kolom die u gaat sorteren, wordt u gevraagd of u die gegevens in de sortering wilt opnemen.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 12

Selecteer "Celkleur" of "Letterkleur" in het menu "Sorteren op". Als u dit doet, kunt u de eerste kleur kiezen die u wilt bestellen.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 13

Selecteer eerst de kleur die u wilt bestellen. In de kolom "Sorteren" kunt u de vervolgkeuzelijst gebruiken om de kleur te kiezen die u als eerste of als laatste in de sortering wilt plaatsen. U kunt alleen de kleuren kiezen die in de kolom aanwezig zijn.

Er is geen vooraf bepaalde volgorde om de kleuren te bestellen. U moet de volgorde zelf bepalen.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 14

Voeg een andere kleur toe U moet een andere regel toevoegen voor elke kleur in de kolom die u wilt sorteren. Klik op "Niveau toevoegen" om een nieuwe regel toe te voegen aan het sorteren. Kies de volgende kleur die u wilt bestellen en vervolgens de gewenste volgorde voor de gegevens.

Zorg ervoor dat elke bestelling voor elke regel hetzelfde is. Als u bijvoorbeeld van boven naar beneden gaat bestellen, zorgt u ervoor dat het gedeelte `Bestelling` voor elke regel `Aan de bovenkant` zegt.

Titel afbeelding Sorteer een lijst in Microsoft Excel Stap 15

Klik op OK Elke regel wordt één voor één toegepast en de kolom wordt gesorteerd op basis van de kleuren die u hebt gedefinieerd.

tips

Sorteer de gegevens op verschillende manieren - deze nieuwe perspectieven kunnen verschillende aspecten van de informatie verlichten.
Als de spreadsheet totalen, gemiddelden of andere beknopte informatie heeft, zorg er dan voor dat u deze ook niet bestelt.