Autofilters gebruiken in MS Excel

De automatische filterfunctie van Microsoft Excel is een snelle en gemakkelijke manier om grote hoeveelheden gegevens te sorteren. Met de filters kunt u een breed scala aan criteria vaststellen waarmee u de gegevens kunt sorteren. Om te beginnen, moet u een set gegevens genereren. Vervolgens hoeft u alleen maar het doel te selecteren en het automatische filter te activeren door op de knop "Filter" op het tabblad "Gegevens" te drukken en kunt u het filter naar wens aanpassen. Binnen enkele minuten beheerst u dit proces en verbetert u uw efficiëntie in Excel.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Tips
Waarschuwingen
Dingen die je nodig hebt

stappen

Deel 1

Begin met het gebruik van automatische filters

Titel afbeelding Gebruik AutoFilter in MS Excel Stap 1

Maak een tafel Zorg ervoor dat de gegevens kolomkoppen bevatten om aan te geven welke gegevens zich onder elke kolom bevinden. De filters gaan in de kopjes en zijn daarom niet opgenomen in de gegevens die moeten worden gesorteerd. Elke kolom kan een enkel gegevenstype hebben (bijvoorbeeld datum, aantal, naam, etc.), maar u kunt zoveel vermeldingen toevoegen als u wilt.

Selecteer de rij met de koppen en ga naar "Beeld> Panelen bevriezen" om de koppen te bevriezen. Dit helpt u bij het bijhouden van de gefilterde categorieën als u grote gegevenssets hebt.

Titel afbeelding Use AutoFilter in MS Excel Stap 2

Selecteer alle gegevens die u wilt filteren. Klik op de eerste van de cellen die u in het filter wilt opnemen en sleep de selectie naar beneden om ze allemaal te markeren. Omdat het automatische filter (zoals de naam al aangeeft) een automatisch proces is, kunt u niet-aangrenzende kolommen niet filteren. Alle kolommen in het midden worden ook gefilterd.

Titel afbeelding Use AutoFilter in MS Excel Stap 3

Activeer het automatische filter. Ga naar het tabblad "Gegevens" en druk vervolgens op "Filter". Nadat ze zijn geactiveerd, hebben de kopteksten van de kolom vervolgkeuzeknoppen. Via deze knoppen kunt u uw filteropties instellen.

Titel afbeelding Gebruik AutoFilter in MS Excel Stap 4

Selecteer de filtercriteria. De filteropties kunnen variëren, afhankelijk van het type gegevens dat in de cellen is opgeslagen. Tekstcellen kunnen worden gefilterd op basis van inhoud, terwijl numerieke cellen wiskundige filters hebben. Wanneer een filter actief is, verschijnt een pictogram in de kolomkop.

Oplopende volgorde: Sorteer de gegevens oplopend op basis van het gegevensformaat van elke kolom. De nummers worden gerangschikt in 1, 2, 3, 4, 5, etc. en de woorden worden alfabetisch gesorteerd, beginnend met a, b, c, d, e, etc.

Aflopende volgorde: sorteer de gegevens oplopend op basis van het gegevensformaat van elke kolom. De nummers worden gesorteerd in omgekeerde volgorde 5, 4, 3, 2, 1, etc. en de woorden worden in omgekeerde alfabetische volgorde gerangschikt beginnend met e, d, c, b, a, etc.

Eerste 10: de eerste 10 rijen met gegevens uit de spreadsheet of de eerste rijen van de gefilterde sectie worden geselecteerd.

Specifieke voorwaarden: sommige filterparameters kunnen worden vastgesteld met behulp van logische waarden, zoals filterwaarden groter dan, kleiner dan, gelijk aan, voor, na, tussen, die een bepaalde waarde bevatten, enz. Nadat u een van deze voorwaarden hebt geselecteerd, wordt u gevraagd een limiet voor de parameters in te voeren (bijvoorbeeld na 1/1/2011 of meer dan 1000).

Opmerking: de gefilterde gegevens zijn alleen uit het zicht verborgen, ze worden NIET verwijderd. U verliest geen gegevens door een filter toe te passen.

Deel 2

Autofilters aanpassen en deactiveren

Titel afbeelding Use AutoFilter in MS Excel Stap 5

Als u de gegevens op een complexere manier wilt sorteren, kunt u aangepaste filters gebruiken. Met aangepaste filters kunnen meerdere filters tegelijkertijd worden toegepast met behulp van de logische bewerkingen "y" en "o". De optie "Aangepast filter" bevindt zich onderaan het filter drop-down menu en opent in een apart venster. Van daaruit kunt u maximaal twee filteropties selecteren en vervolgens de optie "Y" of "O" markeren, zodat de criteria inclusief of exclusief zijn.

Bijvoorbeeld: u kunt een kolom filteren die namen bevat die filteren die beginnen met "A" of "B", zodat namen zoals "Andrés" of "Bruno" in de lijst verschijnen. Als u de filters instelt om namen weer te geven die beginnen met "A" en "B", geen van deze twee namen zou verschijnen.

Titel afbeelding Gebruik AutoFilter in MS Excel Stap 6

Wis de filters. Als u een enkel filter wilt verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu van de gefilterde kolom en kiest u `Filter verwijderen van [naam]`. Om alle filters te verwijderen, selecteert u een cel in de tabel, gaat u naar het tabblad "Gegevens" en drukt u op "Verwijderen" (naast de knop "Filter").

Titel afbeelding Gebruik AutoFilter in MS Excel Stap 7

Schakel automatische filters uit. Als u de filters volledig wilt uitschakelen, drukt u eenvoudig op de optie Automatisch filteren terwijl de tabel is geselecteerd en alle filters worden uitgeschakeld.

tips

U kunt zien welke filters zijn toegepast in de kopjes van elke kolom door op de vervolgkeuzeknop te drukken. Als de pijl op de knop blauw is, betekent dit dat er een filter in dat menu is toegepast. Als de pijl op de knop zwart is, is er in dat menu geen filter toegepast.
Het autofilter sorteert de gegevens verticaal. Dit betekent dat filteropties alleen kunnen worden toegepast in kolomkoppen en niet in rijen. U kunt echter hetzelfde resultaat behalen door voor elke rij categorieën in te voeren en vervolgens alleen die kolom te filteren.
Het filter wordt niet toegepast op de cellen die leeg zijn aan het einde van het vel (als u lege cellen hebt achtergelaten).
Maak een back-up van uw gegevens voordat u het automatische filter gebruikt. Hoewel u het op elk gewenst moment kunt uitschakelen, kunnen wijzigingen die u in de gegevens aanbrengt de oorspronkelijke informatie overschrijven.

waarschuwingen

Bij het filteren van de gegevens worden de rijen niet verwijderd, maar worden ze alleen verborgen. Als u een verborgen cel wilt zien, kunt u de rij selecteren die hierboven staat en de rij onder de rij die u wilt zien, klik er met de rechtermuisknop op en kies "Tonen".
Sla de wijzigingen regelmatig op, tenzij u een back-up hebt gemaakt en niet van plan bent de gegevens te overschrijven.

Dingen die je nodig hebt

computer
Microsoft Excel

Delen op sociale netwerken:

Verwant