Hoe prioriteiten te beheren met Excel

Het schrijven van je prioriteiten op papier is handig als je ze in één middag kunt doen. Met een stortvloed aan taken om thuis of op het werk te doen, stellen veel mensen ze eenvoudig de volgende dag (of week of maand) uit. Deze spreadsheet in Excel identificeert de dreigende deadlines in de taken en lokaliseert hun prioriteiten dienovereenkomstig. In slechts 20 minuten geven de volgende stappen u een efficiëntere manier om uw prioriteiten te beheren.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen

stappen

Titel afbeelding Klik op Rename and enter

Maak een spreadsheet met de naam `Home` of `Office`. Open een nieuwe Excel-werkmap ("werkboek"). Klik met de knop aan de rechterkant van de muis op de onderkant van de spreadsheet waar `Sheet1` staat en klik op de optie `Wijzigen` om de spreadsheet te hernoemen. Schrijf het woord `Huis` of `Kantoor`.

Herhaal de eerste stap, hernoem het volgende blad met de naam "Blad2" als "Sjabloon" en het blad "Blad3" als "Punten"

Maak de tabel Belang aan. Noteer in het werkblad "Punten" het volgende in de kolommen A, B en C:

Titel afbeelding Klik op OK als je klaar bent

Titel afbeelding Excel_Priority_Define_198.JPG

Definieert een Excel-variabele voor namen genaamd "Belang". Selecteer het bereik van de cellen van A2 tot C7. Bar Excel opdrachten te selecteren in het menu "Invoegen", dan is de "Name" en tot slot optie optie "Definieer" in het venster om namen schrijft "belang" te definiëren en druk op de knop "OK".

Maak de Effort-tabel. In dezelfde spreadsheet "Points", herhaalt u stap 3 en 4 om de tafel Inspanning in de kolommen E, F en G. Selecteert G6 E2 om cellen te maken en aan de naam "Inspanning".

Titel afbeelding Select Cells E2: G6 en define as

Maak de tabel "Urgency". Herhaal nogmaals stappen 3 en 4 om de tabel `Urgency` in de kolommen I, J en K te maken en noem ze `Urgency`.

Titel afbeelding The Urgency points table

Schrijf de koppen in de spreadsheet "Huis" of "Kantoor". Klik op het tabblad van de spreadsheet die u `Start` of `Kantoor` hebt genoemd en schrijf op de eerste regel de volgende kopjes:

A - "Prioriteit", bevat een Excel-formule die bestaat uit de waarde van nummer 1 voor de belangrijkste taak, maar kan uit meer dan 100 bestaan.

B - "Taaknaam", van de taak.

C - "Belang", een A, B, C, D, E of F van de tabel Belang.

D - "Inspanning", waarde van 1 tot 5, van de Effort-tabel.

E - "Urgentie", formule op basis van de deadline of vervaldatum van de taak.

F - "Deadline", om aan te geven wanneer de taak moet worden voltooid. De deadlines zijn niet moeilijk en snel. De kolom van verwachting vertelt u hoeveel dagen van tevoren u de taak en de kolom van kunt starten uitbreiding vertelt u hoeveel dagen de taak kan worden uitgesteld. Een taak als "haircut" kan misschien worden naar verwachting 5 dagen en een "verlenging" 4 -niet zinvol kapsel twee weken voor als mensen kunt merken dat het meer dan 5 dagen te laat.

G - "Anticipation", aantal dagen vóór de deadline waarop u de taak kunt starten.

H - "Verlenging", aantal dagen dat de deadline automatisch wordt uitgesteld.

I - "Resterende dagen", een formule die het aantal dagen vóór de deadline aangeeft - met een negatieve waarde als de deadline verouderd is.

J - "Datum voltooid", taak die nu is voltooid.

K - "Opmerkingen", alle details met betrekking tot de taak.

Afbeelding met de titel Voorbeeldtaken voor prioritaire spreadsheet

Schrijf de lijst met je taken. Houd er rekening mee dat de kolommen "Prioriteit", "Urgentie" en "Resterende dagen" leeg blijven. Deze kolommen bevatten formules. Hier is een voorbeeld van huishoudelijk werk.

Voer de formules in voor "Resterende dagen", "Urgentie" en "Prioriteit". De volgende formules zijn voor rij twee (2).

I (Resterende dagen) = F2-IF (ISBLANK (J2), VANDAAG (), J2)

E (Urgentie) = IF (I2> G2.5, IF (I2> 0.4, IF (I2 = 0.3, IF (I2 + H2> 0.2.1))))

A (prioriteit) = VLOOKUP (C2, Belang, 2, ONWAAR) + VLOOKUP (D2, inspanning, 2, ONWAAR) + VLOOKUP (E2, urgentie, 2, ONWAAR)

Wijzig het formaat van cel I2 in gehele waarde klik met de rechtermuisknop op de bovenkant van de cel, selecteer het formaat en definieer het als Getal met nul (0) decimalen.

Kopieer de formules voor "Prioriteit", "Urgentie" en "Resterende dagen" in de resterende cellen van elke kolom. Selecteer cel E2 en druk op de knoppen controle en de brief C. Selecteer cellen E3 tot E10 en druk op de knoppen controle en de brief V. Herhaal de kopie van cel I2 in cel I3 tot en met I10. Herhaal tot slot de kopie van cel A2 naar cellen A3 tot en met A10. En je negeert de vreemde waarden die ongedefinieerde taken lijken te hebben.

Titel afbeelding Sorteer rijen op Prioriteit

Rangschik de rijen op Prioriteit. Selecteer de cellen van A1 tot K met de laatste regel die u hebt gedefinieerd voor de taken. Selecteer vervolgens het menu "Gegevens" in de opdrachtbalk en vervolgens de optie "Sorteren".

Sla uw Excel-boek op met uw prioriteiten, inclusief de datum van de uitgave.

Markeer de uiteindelijke taken. Zodra u de taken hebt voltooid, geeft u uw voltooiingsdata op in de kolom `Datum voltooid`. Onthoud dit door op de knoppen te drukken controle en de puntkomma - Excel schrijft onmiddellijk de datum van de huidige dag in de cel waar u zich bevindt.

Titel afbeelding Prioriteiten escaleren na verloop van tijd

Elke dag herziet de wijzigingen in de prioriteiten. Dit zijn de prioriteiten gedurende meerdere dagen. Op 13 juli zijn alle taken vóór de periode van verwachting, dus we hebben de waarden van de cellen met vele dagen. Op 20 juli verschijnen er hoge prioriteiten (met waarden van een paar dagen) in vier taken, waaronder de taak van Snijd het gras, die is getroffen in de "Deadline". Voor 21 juli is de prioriteit groter omdat we in de "verlengingsperiode" zijn en tot 23 juli is de prioriteit veel hoger omdat deze al ver van de periode van uitbreiding. De taak van Betaal schulden de mate van prioriteit neemt ook toe op dagen 23 en 25.

tips

Houd de Excel-bestanden van het gezin / huis en de werkbestanden gescheiden.
Verdeel een grote taak in verschillende kleine.
Sorteer de takenlijst dagelijks als dat nodig is.
Kopieer repetitieve taken naar de spreadsheet met de naam "Sjablonen", zodat u ze opnieuw kunt vinden en gemakkelijk kunt kopiëren.
Gebruik het hulpmiddel Voorwaardelijke indelingen voor de taken in de kolom "Deadlines" om aan te geven wanneer ze zijn vertraagd.

Titel afbeelding Format lateue tasks in Red Bold

Wekelijks en maandelijks (of misschien dubbele perioden) telt het aantal voltooide taken voor elke periode. Dit is misschien de enige positieve feedback die u heeft op uw inspanningen.

Voel je vrij om de toegewezen punten voor elke prioriteit te veranderen.

Voel je vrij om meer kolommen toe te voegen, zoals: wie heeft de taak, de categorie, enzovoort toegewezen

Een manier om een terugkerende taak constant bij te werken, is door hem in de datumkolom op te nemen: (In dit voorbeeld wordt de dag vrijdag gebruikt, wat hier het getal "5" is.)

= IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5 online () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7 TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))

Deze formule zoekt naar de "huidige datum" (maandag = 1, dinsdag = 2, ... zondag = 7) en controleert of deze later is dan vrijdag. Als het later is, voegt het zeven dagen toe aan de huidige vrijdag van de volgende weken van vrijdag. Als het niet later is dan vrijdag, toont het eenvoudig de datums van vrijdag voor de huidige week.

In dit voorbeeld, maandag = 1, dinsdag = 2, woensdag = 3, donderdag = 4, vrijdag = 5, zaterdag = 6, en zondag = 7.

Als u deze formule wilt wijzigen en bijvoorbeeld op dinsdag wilt werken voor een andere dag, laten we de lijst dan met betrekking tot dinsdag = 2 bekijken, dus veranderen we eenvoudig de drie waarden van de vijf waarden in de formule met waarden van twee.

Gebruik de tool "Autofilter" om verouderde deadlines (Urgency = 1) of taken van groot belang te selecteren (Belang = "A")

waarschuwingen

Sla uw Excel-boek regelmatig op om het te kunnen herstellen.
De berekening van prioriteiten wordt niet gedefinieerd door ordinale getallen. Het voltooien van een prioriteitstaak "1" heeft geen invloed op het prioriteitsniveau van alle andere taken. Prioriteiten kunnen variëren tot meer dan honderd, niet alle nummers zijn mogelijk. Normaal, focus op prioriteiten tussen 1 en 12.
Maak je geen zorgen over het hebben van te veel taken - zelfs twee maanden aan taken kunnen aan het einde van de lijst wachten tot je deadline nadert.
Tijdbeheer is erg persoonlijk en dit Excel-boek is mogelijk niet geschikt voor uw behoeften en voorkeuren. Misschien kun je het vervelend of te veel voelen om het elke dag opnieuw te bekijken. Het kan handig zijn, maar niet voor je vrienden of andersom.
In plaats van de hele tijd uw Excel-bestanden te uploaden, gebruikt u de internettool `Google Spreadsheet`, zodat uw bestanden altijd voor u beschikbaar zijn.

Delen op sociale netwerken:

Verwant