Hoe een zakelijke memo te schrijven

Zakelijke memo`s zijn een interne manier van communiceren binnen een bedrijf. De memo`s kunnen ook extern tussen twee bedrijven worden gebruikt. Ze worden gebruikt om informatie te communiceren, zoals taken die moeten worden uitgevoerd binnen een afdeling of algemeen nieuws dat een groot publiek moet bereiken. Vooraf ontworpen memo`s en e-mail hebben communicatie eenvoudiger gemaakt, maar het is handig om te weten hoe je een memo helemaal opnieuw schrijft.

Inhoud

Stappen
Tips

stappen

Schrijf de memokop. De kop bevat informatie over de ontvangers van de notitie, wie deze heeft verzonden, de datum en het algemene onderwerp van het memorandum. Het onderwerp van het memorandum moet in een korte zin worden uitgedrukt.

Schrijf de openingsparagraaf. In de eerste alinea van een bedrijfsnota moet duidelijk de intentie van het memorandum en een samenvatting van de informatie worden vermeld die in de notitie van het memorandum zal worden gepresenteerd.

Beschrijf de kwestie kort. De reden om achter de verzending van een memorandum te zitten, moet bondig worden weergegeven. De zinnen om de zaak te definiëren moeten kort, direct en gebaseerd op feiten zijn.

Verklaar de lopende oplossingen. Als u werkt aan de oplossing van een probleem, of een idee hebt van hoe het kan worden opgelost, is de derde alinea de juiste plaats om het te beschrijven. Als de reden voor het memorandum is om slecht nieuws te geven, gebruik dan deze paragraaf om eventuele positieve aspecten te markeren.

In de vierde alinea kunt u uw bevindingen samenvatten. Als de memo kort is, is dit een optionele sectie. Maar als het meer dan één pagina is, is een gedeelte dat de belangrijkste punten benadrukt nuttig. Dit zorgt ervoor dat de belangrijkste punten niet zijn "verliezen" in het grootste deel van het memorandum. Je kunt het doen in de vorm van een lijst, omdat op deze manier de sectie zich onderscheidt van de anderen.

Voltooi het memorandum met een detail van wat de ontvangers moeten doen en een deadline om de taak te voltooien. Vermeld alle informatie over vervolgcommunicatie in de laatste alinea.

Onderteken het memorandum. Deze stap is optioneel, maar sommige bedrijven volgen de praktijk van het invullen van commerciële correspondentie met de handtekening van de afzender die op de geschreven naam daarvan staat.

Controleer het schrijven van de memo. Voordat u het intern of extern verzendt, moet u ervoor zorgen dat de inhoud grammaticaal correct is. Als de memo gevoelige informatie bevat, bekijk dan het beleid van uw bedrijf om te bepalen wie de memo kan bewerken of lezen. In sommige bedrijven is autorisatie vereist.

tips

Gebruik de juiste naam in de ruimte die is bedoeld voor de naam van de afzender. De manier waarop iemand in een sociale omgeving wordt genoemd, verschilt vaak van de manier waarop ze in een zakelijke omgeving moeten worden genoemd.

Delen op sociale netwerken:

Verwant