Hoe een brief te schrijven om sponsorschap aan te vragen

Als u van iemand verwacht dat hij uw evenement of een andere activiteit sponsort, moet u een brief schrijven om sponsorschap aan te vragen. Uw brief moet de sponsor overtuigen dat het de moeite waard is om aan u bij te dragen, evenals een duidelijke beschrijving van de voordelen die de sponsor zal behalen. Het schrijven van een passende brief kan het verschil maken tussen sponsorschap of genegeerd worden.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Tips
Gerelateerde wikihow

stappen

Deel 1

Bereid je voor op sponsorschap

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 1

Bepaal je doelen. Wat wil je specifiek bereiken met de sponsorbrief? Wat wil je dat bedrijf doen? Waar gaat u het sponsorschap voor gebruiken en waarom is het belangrijk? Voordat u een brief schrijft om sponsorschap aan te vragen, moet u de antwoorden op deze vragen kennen.

De brieven om sponsorschap aan te vragen moeten specifiek zijn en gericht op één doel. Als ze te vaag zijn of als u niet weet waar u naar op zoek bent, of waarom, zijn ze niet erg effectief.
Begrijp waarom u de doelstellingen wilt bereiken. Sponsoringverzoeken zijn het meest succesvol wanneer ze gepaard gaan met een gevoel van doel of passie. Overtuig anderen waarom het de moeite waard is om uw tijd en geld aan uw zaak te besteden. Misschien kun je een verhaal vertellen over hoe de oorzaak een persoon of de gemeenschap heeft geholpen.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 2

Maak een lijst met bedrijven. Wie zou de motivatie kunnen hebben om jouw zaak te steunen? Misschien is er een ondernemer die een persoonlijke reden heeft om u te ondersteunen bij het vervullen van uw doelen of misschien is er een non-profitorganisatie die soortgelijke missies heeft gesponsord. Om dit te weten te komen, moet u het onderwerp onderzoeken.

Zorg ervoor dat u bedrijven of mensen opneemt met wie u of andere mensen die met u samenwerken een persoonlijke verbinding op uw lijst hebben. Onderschat nooit de waarde van persoonlijke connecties.

Onderschat geen kleine bedrijven of bedrijven die geen winkel hebben. Deze kunnen ook bereid zijn om een bijdrage te leveren. Vergeet niet dat u kunt wedden op `lokale` bedrijven. Vaak vinden bedrijven in uw stad het een voordeel om verbonden te blijven met hun gemeenschap.

Als u met een team werkt, deel de bedrijven op de lijst en geef elk teamlid de opdracht om contact op te nemen met een aantal van hen, zodat iedereen persoonlijk wordt betrokken.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 3

Bepaal wat u zoekt. Sponsoring kan op verschillende manieren worden gepresenteerd. Voordat u een brief schrijft om sponsorschap aan te vragen, moet u bepalen wat u wilt vragen.

Het is mogelijk om donaties in geld of in natura te ontvangen. De term "donaties in natura" verwijst naar de materialen of producten die het bedrijf in plaats van geld doneert en dat kan worden gebruikt in het evenement. Soms bestaan deze uit bepaalde niet-tastbare diensten of goederen.

Misschien ben je bereid om vrijwilligerswerk te accepteren in plaats van een product. Hoe dan ook, je moet heel duidelijk en specifiek zijn in wat je zoekt.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 4

Bepaal wat uw aanbod is Vaak kunnen brieven om werving te vragen mensen in staat stellen te kiezen tussen verschillende niveaus van sponsoring. Hierdoor kunnen bedrijven een bijdrage leveren als ze geen inkomsten hebben die net zo belangrijk zijn als andere grotere bedrijven.

Bepaal wat de niveaus van sponsoring zullen zijn. U moet duidelijk de verschillende voordelen aangeven die door de verschillende niveaus van sponsoring worden verkregen. De mensen die meer bijdragen, moeten grotere voordelen behalen.

Enkele voorbeelden van de voordelen die u kunt bieden, zijn het plaatsen van een advertentiepaneel, een openbare aankondiging over het bedrijf of sponsorschap en het logo van het bedrijf op een webpagina, in promotiemateriaal of in het programma van het evenement.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 5

Bepaal de naam van de specifieke persoon aan wie u uw brief moet sturen. Begin nooit met uw brief met een generieke begroeting zoals "aan wie het overeenkomt", omdat het te onpersoonlijk is.

Over het algemeen is de juiste persoon aan wie u uw brief moet richten de persoon die de afdeling Personeelszaken van het bedrijf of zijn algemeen directeur leidt. U moet het bedrijf bellen of kijken op hun website om te bepalen wie verantwoordelijk is voor de sponsoring. Vermijd gissen over dit probleem. Om effectiever te zijn, moet de brief om sponsoring aan te vragen worden gericht aan de juiste persoon. Schrijf je naam en je positie goed op.

U moet ook nagaan of de organisatie een goed doelbeleid heeft, zodat u uw tijd niet verspilt en uw verzoek kunt afstemmen op dat beleid.

Deel 2

Begrijp het formaat

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 6

Onderzoek lettermodellen om sponsorschap aan te vragen. U kunt verschillende modellen op internet vinden. Sommige zijn onderhevig aan een betaling, maar vele anderen zijn gratis. U moet deze brieven lezen om vertrouwd te raken met het formaat en de inhoud.

U moet echter niet exact kopiëren wat het model zegt. Pas uw brief aan aan de behoeften van de organisatie waarnaar u schrijft, zodat deze persoonlijk klinkt en niet te mechanisch.
Als u bijvoorbeeld weet dat de algemene manager een verleden heeft dat betrekking heeft op uw doel, kunt u de inhoud van die persoon aanpassen. U moet rekening houden met de achtergrond van de mensen of bedrijven die u schrijft, zodat u de brief kunt aanpassen.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 7

Kies de juiste toon. De toon is afhankelijk van het publiek. In de sollicitatiebrieven voor sponsoring moet je echter altijd professioneel en niet informeel klinken.

Print de brief erin briefhoofden Heb het logo en de naam van uw organisatie. Hierdoor ziet uw toepassing er professioneler uit. Als u zich aanmeldt voor sponsoring, kunt u ook een professioneel briefhoofd maken met uw naam bovenaan de brief.

Als u naar een bedrijf of een andere organisatie schrijft, is een meer formele stijl de beste optie. Als je naar een familielid of een vriend schrijft, ben je misschien minder formeel, maar niet zo nonchalant dat je oneerbiedig kunt klinken. Het is onwaarschijnlijk dat u goede resultaten zult behalen bij het schrijven van een informele e-mail, wat het geval ook moge zijn.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 8

Gebruik het formaat van a zakelijke brief standaard. In een sollicitatiebrief voor conventionele sponsoring wordt hetzelfde formaat als in zakelijke brieven gebruikt. U moet de juiste structuur gebruiken of uw brief zal er niet professioneel uitzien.

Begin de brief met de datum, gevolgd door de naam en het adres van de sponsor.

Verlaat vervolgens een spatie en schrijf de begroeting op: Geachte (naam van de persoon) en een komma.

Schrijf een korte brief Uw brief moet een extensie van één pagina hebben. Het is onwaarschijnlijk dat de andere persoon tijd heeft om meer te lezen. De meeste mensen die dit soort brief ontvangen, geven je maar één minuut van hun tijd. Zorg er naast een korte brief voor dat de taal bondig en duidelijk is.

Stuur uw brief per post. E-mailverzoeken geven de indruk dat u niet voldoende aandacht aan de brief hebt besteed toen u deze stuurde.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 9

Werk de letter af met een bedankzin. Aan het einde van uw sollicitatiebrief, bedank de andere partij voor uw aandacht. Zorg ervoor dat u spaties toevoegt tussen alinea`s en een spatie overlaat voor uw handgeschreven handtekening.

Het eindigt met een respectvol en professioneel afscheid, zoals: Met vriendelijke groet, en schrijf dan je naam en positie in. Onderteken de brief persoonlijk.

Omvat andere materialen. Misschien wilt u een gedrukte flyer bij uw brief voegen om meer informatie te geven over uw evenement of bedrijf. Dit geeft je meer geloofwaardigheid en stelt het bedrijf in staat om je beter op je gemak te voelen.

Evenzo, als uw organisatie berichtgeving in de media heeft ontvangen, kunt u een voorbeeldartikel toevoegen ter ondersteuning van uw prestaties.

Deel 3

Perfecte inhoud

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 10

Schrijf een goede introductie. In de openingsparagraaf van de brief moet u zichzelf of uw bedrijf en uw zaak onmiddellijk presenteren. Ga niet door de bush. Je moet mensen boeien de eerste keer dat ze je brief lezen.

Ga er niet vanuit dat anderen weten wie u bent of wat uw organisatie doet. Leg die punten duidelijk uit. Begin met een beschrijving van het bedrijf (als het een bedrijfsbrief is) of van uzelf (als het een persoonlijk sponsorschap betreft). Dit bedrijf is bijvoorbeeld een non-profit organisatie die zich inzet voor revalidatie, etc.
Als je een aantal verworvenheden meteen benadrukt, zul je duidelijk maken waarom sponsoring geen risico is. Maak duidelijk hoe u het geld gaat gebruiken.
In de eerste of tweede alinea moet u sponsoring rechtstreeks aanvragen en uitleggen waarom u deze wilt verkrijgen.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 11

Maak een lijst van de voordelen. Om u het sponsorschap te geven, moet een bedrijf of persoon ervan overtuigd zijn dat u hierdoor een voordeel zult krijgen. Om deze reden moet u de andere partij op de hoogte brengen van de voordelen in de middelste alinea`s van de brief.

Als de sponsors bijvoorbeeld goede publiciteit voor de deal krijgen, leg dan uit hoe. Wees zeer specifiek: wordt het evenement op televisie uitgezonden? Hoeveel mensen zullen aanwezig zijn? Zullen VIP-gasten aanwezig zijn? Misschien wilt u vermelden of andere prominente bedrijven of hun concurrenten uw evenement zullen sponsoren.

Geef de sponsors opties. Ze zullen het leuk vinden om meerdere opties te hebben die passen bij hun behoeften of individuele budgetten.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 12

Zorg voor overtuigend bewijs van ondersteuning Dit betekent dat u een paar cijfers moet vermelden: de grootte van het publiek, de demografische gegevens van potentiële bezoekers, enz.

Vergeet ook niet een beroep te doen op de emotionele kant: een persoonlijk verhaal van iemand die hulp zal ontvangen. Als je dit kort doet (in één of twee zinnen), kan het aangrijpend zijn.

Leg uit hoe je de steun van je sponsors zult herkennen. Misschien kun je een speciale stand op je evenement geven in ruil voor sponsoring.

Geef specifieke details over de overeenkomst die de andere partij nodig heeft om een beslissing te nemen. Vergeet niet om contactgegevens op te nemen. U kunt ook een aan u geadresseerde enveloppe toevoegen waarvan de stempel al gereed is om het voor hen gemakkelijker te maken om te reageren. Vergeet niet de datum op te nemen waarop u het antwoord moet ontvangen.

Vraag de sponsors hoe zij zouden willen dat hun steun wordt erkend. Hoe zou u bijvoorbeeld willen dat uw naam wordt weergegeven? Wilt u echt herkend worden? Het biedt mogelijkheden, maar neem nooit aan wat je keuze zal zijn. Vraag altijd.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 13

Het geeft volledige informatie over de basis van het evenement. U moet specifieke details in de brief verstrekken om uw organisatie of uw evenement te ondersteunen.

Als u bijvoorbeeld een brief schrijft voor een liefdadigheidsactiviteit, moet u de achtergrond van die activiteit uitleggen, zoals wanneer deze is opgericht, wie deze beheert, met wie hij helpt en met alle prijzen of prestaties die u hebt behaald.

Minder woorden, meer actie. Zeg niet alleen dat de groep of het evenement goed is. Overtuig anderen met specifieke details. Toon bewijsmateriaal dat ondersteunt waarom of hoe uw evenement of groep goed is. Over het algemeen is het bewijs overtuigender dan de superlatieven.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 14

Follow-up persoonlijk. De simpele handeling van het sturen van een brief naar een bedrijf is niet de meest persoonlijke manier om verbindingen tot stand te brengen. Hoewel het een goed idee is om een verzoek om een sponsorschap te sturen, volg dan een meer persoonlijke follow-up.

U kunt bellen of het kantoor van de sponsor bezoeken als u binnen 10 dagen geen reactie ontvangt. Vergeet niet dat algemene managers het erg druk hebben en zich geïrriteerd voelen. Om die reden moet u een afspraak scheiden of eerst bellen.

Zorg ervoor dat je opwinding over je project uitstraalt. Vermijd negatieve dingen te zeggen. Je wilt niet klinken als iemand die bidt of probeert om anderen zich schuldig te laten voelen voor een donatie.

Als het antwoord een "misschien" is, schaam je dan niet voor follow-up. Vermijd echter om het onmiddellijk of te veel te doen, of het kan irriterend zijn.

Wees nooit pretentieus. Ga er niet vanuit dat u een vergadering krijgt of dat u sponsor wordt. Dank de andere partij voor het feit dat u het in overweging hebt genomen.

Vergeet niet om een bedankbrief te sturen als u het sponsorschap krijgt.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 15

Controleer uw formulering Je kunt je kansen op sponsorschap saboteren als je de tekst van je brief niet controleert. Brieven met te veel grammaticale of orthografische fouten zijn niet professioneel. Geen enkel bedrijf zou graag zien dat zijn naam verschijnt in een onprofessioneel evenement.

Controleer de score. Veel mensen weten niet hoe ze komma`s of apostrofs op de juiste manier moeten gebruiken. In dit geval zijn de kleine details van belang.

Print een kopie van je brief, leg die apart en lees hem een paar uur later. Soms raakt het zicht zo moe van online content dat het gemakkelijker is om fouten over het hoofd te zien.

Zorg ervoor dat u uw brief met de juiste stempels verzendt en in een envelop die er professioneel uitziet.

Titel afbeelding Write a Letter Requesting Sponsorship Step 16

Bekijk het volgende voorbeeld:

Briefhoofd van uw brief (indien van toepassing)

Datum: ____

Adres: _________
_________________
_________________

Geachte heer / mevrouw / mevrouw _______

Onlangs werd ik uitgenodigd om deel te nemen aan de voorbereidende wedstrijd Miss USA. Tijdens de schoonheidswedstrijd, zal ik de gelegenheid hebben om te worden gekozen als de vertegenwoordiger van de Verenigde Staten van Amerika voor nationale competities.

Ik zou het zeer op prijs stellen als je je sponsorschap hebt bij de Miss United States America - Colorado om de kans te krijgen om te concurreren. In de wedstrijd zal ik strijden tegen meer dan 50 vrouwen. Dit evenement wordt op regionaal niveau op televisie uitgezonden en heeft een publiek van maximaal 300.000 mensen. Ik zal al mijn sponsors vermelden in de wedstrijd en in de webpagina`s van toekomstige producties.

De hoeveelheid waarmee u kunt bijdragen is flexibel. U kunt me ondersteunen via een van de onderstaande opties.

$ ____ - Naam, beschrijving en logo

$ ____ - naam en beschrijving

$ ____ - Naam en logo

$ ____ - Naam

Als je geïnteresseerd bent om mij te sponsoren, neem dan alsjeblieft contact met mij op via ___________________.

Heel erg bedankt voor je tijd.

Met vriendelijke groet,

Handgeschreven handtekening

Naam geschreven naar computer

tips

Zoeken naar een belangrijke contactpersoon in plaats van contact op te nemen met een secretaresse of een derde partij.
Wees niet veeleisend. Vraag wat je nodig hebt op een goed opgeleide manier.
Druk de brief af op papier van hoge kwaliteit voor een aangenaam effect.
Tenzij u een extreem mooie kalligrafie hebt, schrijft u de brief naar de computer. Op deze manier zult u het professioneler laten lijken.
Bedrijven ontvangen de hele tijd sponsoraanvragen, dus zorg ervoor dat u uitlegt waarom een bepaald bedrijf geschikt zou zijn om uw evenement te sponsoren.
Inclusief een sponsorformulier dat een bedrijfsvertegenwoordiger kan invullen.

Gerelateerde wikiHow

Meer weergeven ... (9)

Delen op sociale netwerken:

Verwant