Hoe een incidentrapport te schrijven

Als u een bewaker of een politieagent bent die naar de plaats van een incident wordt gestuurd, is het schrijven van een gedetailleerd en nauwkeurig rapport belangrijk om uw werk goed te doen. Een goed incidentrapport vertelt zorgvuldig wat er gebeurde zonder onaangename informatie te bagatelliseren of belangrijke feiten uit te sluiten. Het is belangrijk om het juiste protocol te volgen, het incident duidelijk te beschrijven en een onberispelijk rapport te sturen.

Inhoud

Stappen

Deel 1volg het protocol
Deel 2beschrijf wat er is gebeurd
Deel 3bekijk het rapport

stappen

Deel 1
Volg het protocol

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 1

Ontvang de juiste formulieren van uw instelling. Elke instelling heeft een ander protocol om een incident op te lossen en een rapport in te vullen.

Volg alle instructies die bij de formulieren horen. Elke organisatie gebruikt een ander formaat, dus let op de richtlijnen.
In sommige gevallen bent u verantwoordelijk voor het invullen van een formulier dat is uitgegeven door de instelling. In andere wordt u gevraagd om het rapport alleen te schrijven.
Gebruik indien mogelijk een tekstverwerkingssoftware. Het ziet er netter uit en u kunt een spellingscontrole gebruiken om het te controleren wanneer u klaar bent. Als u uw rapport met de hand schrijft, schrijft u dit duidelijk in plaats van cursief. Laat mensen niet raden of jouw 7 echt een 1 is.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 2

Start het rapport zo snel mogelijk. Schrijf dit indien mogelijk op de dag van het incident. Als u een dag of twee wacht, raakt uw geheugen in de war. U moet de basisfeiten schrijven die u moet onthouden zodra het incident zich voordoet. Maak uw schriftelijke rapport binnen de eerste 24 uur erna.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 3

Geef de basisfeiten. Het formulier heeft mogelijk lege velden om in te vullen met de incidentinformatie. Als dat niet het geval is, start u het rapport met een zin die duidelijk de volgende basisinformatie bevat:

De tijd, datum en locatie van het incident (specifiek zijn, het exacte adres schrijven, etc.)

Uw naam en uw identificatienummer

De namen van de andere leden van uw organisatie die aanwezig waren

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 4

Bevat een regel over de algemene aard van het incident. Beschrijf wat u naar de plaats van het incident bracht. Als u een oproep hebt ontvangen, beschrijf de oproep en noteer hoe laat u deze hebt ontvangen. Schrijf een feitelijke en objectieve zin die beschrijft wat er is gebeurd.

U kunt bijvoorbeeld schrijven dat u bent geroepen om naar een bepaald adres te gaan nadat een dronken persoon een stoornis heeft gemeld.

Houd in gedachten dat je niet moet schrijven wat Je denkt dat het zou kunnen gebeuren. Beperk jezelf tot de feiten en wees objectief.

Deel 2
Beschrijf wat er is gebeurd

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 5

Schrijf een verhaal in de eerste persoon die vertelt wat er is gebeurd. Schrijf een chronologisch verslag van wat er precies gebeurde toen je op het podium kwam.

Gebruik de volledige namen van elke persoon die in het rapport is opgenomen. Start een nieuwe alinea om de acties van elke persoon afzonderlijk te beschrijven. Reageren op wie, wat, wanneer, waar en waarom van wat er is gebeurd.
Wanneer de bovengenoemde politieagent bijvoorbeeld aankomt in de woning waar hij de oproep heeft ontvangen, kan hij zeggen: "Bij aankomst observeerde de officier een witte man, bekend Pérez, Juan, schreeuwend tegen een blanke vrouw, bekend als Pérez, Juana, in de voortuin van de vorige locatie (het adres dat eerder was verstrekt). De officier scheidde de betrokken partijen en voerde de veldinterviews uit. Meneer Juan Pérez vertelde de officier dat hij thuiskwam van zijn werk en ontdekte dat het eten nog niet klaar was. Toen gaf hij te kennen dat hij boos was op zijn vrouw omdat hij het eten niet had voorbereid".
Voeg zo mogelijk directe citaten toe van getuigen en anderen die bij het incident zijn betrokken. In het vorige scenario kan de officier bijvoorbeeld schrijven "Mevr. Juana Pérez vertelde me dat haar man van streek was omdat hij niet op tijd klaar had met eten".
Het bevat een nauwkeurige beschrijving van de rol die u in de loop van het incident hebt gespeeld. Als je fysieke kracht moet gebruiken om iemand te stoppen, laat het dan niet weg. Rapporteer hoe u de situatie en de gevolgen ervan hebt aangepakt.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 6

Wees grondig. Schrijf alles wat je kunt onthouden (hoe meer details, hoe beter). Laat mensen die het rapport lezen, het niet verkeerd interpreteren. Maak je geen zorgen over het lange of uitgebreide rapport. Het belangrijkste is om een volledig beeld van het incident te geven.

Bijvoorbeeld in plaats van te zeggen "Toen ik aankwam, was zijn gezicht rood", je kunt zeggen "Toen ik aankwam, schreeuwde hij, buiten adem, en zijn gezicht was rood van woede". Het tweede voorbeeld is beter dan het eerste omdat er meerdere redenen zijn waarom het gezicht van een persoon rood kan worden, niet alleen omdat ze boos zijn.

Of, in plaats van te zeggen "Toen ik op het podium kwam, kwam hij naar mij toe", je moet zeggen "Toen ik ter plekke aankwam, eiste ik dat de partijen zouden stoppen met vechten. Nadat hij diep ademhaalde en naar mij keek, begon hij snel naar mij toe te rennen terwijl hij zijn hand ophief alsof hij op het punt stond mij aan te vallen".

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 7

Wees precies. Schrijf niets in het rapport dat u niet zeker weet dat het is gebeurd. Meld de geruchten als geruchten, niet als feiten.

Als een getuige bijvoorbeeld zegt dat iemand iemand op het hek heeft zien springen en wegloopt, geeft dit duidelijk aan dat uw melding van het incident is gebaseerd op het account van de getuige en dat dit geen bewezen feit is.

Als u bovendien rapporteert wat de getuige u heeft verteld, moet u alles noteren wat u zich herinnert over het gedrag van de getuige. Als uw verklaring later tot controverses leidt, kan uw rapport nuttig zijn. Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om te weten dat de getuige er erg opgewonden uitzag terwijl hij je vertelde wat er gebeurde of dat hij heel kalm en onpartijdig leek.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 8

Wees duidelijk Gebruik geen bloemrijke en verwarrende taal om te beschrijven wat er is gebeurd. Uw schrijven moet duidelijk en beknopt zijn. Gebruik korte, directe, feitgeoriënteerde zinnen die zich niet lenen voor interpretatie.

Houd je schrijven duidelijk en beknopt.

Gebruik bovendien geen juridische of technische woorden. Zeg bijvoorbeeld "persoonlijk voertuig" in plaats van "particulier voertuig" en "plaats delict" in plaats van de typische numerieke code die de politie gebruikt om hun aankomst bij anderen aan te geven.

Gebruik korte, directe zinnen die de nadruk leggen op feiten en zich niet lenen voor interpretatie. In plaats van schrijven "Ik denk dat de verdachte wraak wilde nemen op zijn vrouw, omdat hij slechte bedoelingen leek te hebben toen hij haar benaderde en haar pakte.", schrijf "De verdachte (schrijft de naam) liep naar zijn vrouw (naam) en greep haar energiek van de pols".

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 9

Wees eerlijk Zelfs als je niet trots bent op hoe je met de situatie omgaat, is het absoluut noodzakelijk dat je een eerlijk verhaal schrijft. Als je iets schrijft dat niet waar is, kan het uiteindelijk aan het licht komen, je werk in gevaar brengen en problemen veroorzaken bij de mensen die betrokken zijn bij het incident. Bewaar uw integriteit en die van de instelling die u vertegenwoordigt door de waarheid te vertellen.

Deel 3
Bekijk het rapport

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 10

Controleer de basisfeiten. Controleer of de basisinformatie (spelling van namen, datums, tijden, adressen, kentekennummers, enz.) Overeenkomt met wat u in het rapport hebt geschreven.

Probeer niet ervoor te zorgen dat de uitspraken in uw rapport overeenkomen met die van uw collega`s. De individueel gevulde rapporten zorgen ervoor dat er meer dan één incidentverhaal overblijft. Incidentenrapporten kunnen later in een rechtbank verschijnen. Het is strafbaar om de feiten van een rapport aan te passen aan anderen.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 11

Bewerk en corrigeer uw rapport. Lees alles om er zeker van te zijn dat het consistent en gemakkelijk te begrijpen is. Zorg ervoor dat u geen informatie weglaat die moet worden opgenomen. Zoek naar duidelijke gaten in het verhaal dat je moet invullen.

Controleer spelling- en grammaticafouten nog een keer.

Verwijder alle woorden die subjectief of veroordelend lijken, zoals woorden die gevoelens of emoties beschrijven.

Titel afbeelding Write an Incident Report Step 12

Presenteer uw incidentrapport. Ontdek de naam van de persoon of afdeling waarnaar u het rapport wilt verzenden. Indien mogelijk een incidentrapport persoonlijk voorleggen en beschikbaar blijven om aanvullende vragen te beantwoorden of enige opheldering te geven. In situaties waarin een incidentrapport per e-mail of traditionele post moet worden verzonden, moet u binnen een periode van 10 dagen een telefoontje volgen om te controleren of het rapport is ontvangen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant