Hoe u uw e-mail professioneel kunt beheren

Denk niet dat je anoniem bent. Als u aanstootgevende correspondentie verzendt, denkt u misschien dat niemand de afzender kan ontdekken omdat u een onjuist adres gebruikt. Denk nog eens na. Een e-mail bevat onzichtbare informatie over de afzender. Die informatie staat in de kop. Alle e-mailprogramma`s kunnen de koptekstinformatie weergeven. Het is zo gedaan:

Vermijd het verzenden van e-mails naar de verkeerde mensen. Huidige e-mailprogramma`s willen zendingen vergemakkelijken. Dit betekent dat wanneer u begint met het invoeren van het adres van een ontvanger waar u al naartoe hebt gestuurd, het veld Aan: kan alleen worden gevuld. Wees voorzichtig, controleer altijd of de ontvanger de gewenste is. En als je iets slechts over iemand gaat schrijven, zul je zeker zijn naam in gedachten hebben. Stuur de e-mail niet naar die persoon.

Gebruik geen enkel e-mailadres voor alles. Heb verschillende e-mailadressen: voor privégebruik, voor openbaar gebruik, voor mailinglijsten en om online te kopen. De meeste providers geven u tot een half dozijn e-mailaccounts. U kunt ook webadressen gebruiken voor persoonlijke accounts. Zowel Gmail als Yahoo! ze bieden goede diensten. Je hebt overal toegang tot die accounts, ervan uitgaande dat je toegang hebt tot internet.

Vergeet niet om al uw e-mailaccounts te controleren. Het kan een routine worden, vooral thuis. Om de tijd te verkorten, kunt u ePrompter (eprompter.com) gebruiken, die tot 16 verschillende wachtwoordaccounts kan controleren. Het beste van alles is dat ePrompter gratis is. Er zijn andere programma`s die dit ook gratis doen, zoals Active Email Monitor (emailmon.com).

Klik niet op Stuur te snel. Lees alle e-mails opnieuw voordat u ze verzendt! Zelfs als je niet op zoek gaat naar een baan, moet je voorzichtig zijn. Mensen zullen je fouten onbewust beoordelen. Niemand is perfect, maar je kunt 99% van deze problemen vinden als je de tekst opnieuw leest. En hang niet af van de spellingcontrole, die alleen typefouten vindt, maar geen woorden detecteert die iets anders zouden kunnen betekenen (huis in plaats van jacht, had in plaats van buis). Ook vindt u geen ontbrekende woorden in de tekst. Ga niet voorbij aan onwetendheid.

Stel een timer in U kunt dit in Outlook doen door een regel toe te voegen die de verzending vertraagt, bij voorkeur tussen 1 en 5 minuten, gedurende welke de e-mail zich in de outbox bevindt en kan worden verwijderd. U zult voorkomen dat op de verkeerde knop en per ongeluk een e-mail te sturen naar terminal middelen, plus geef je een minuut om te heroverwegen en te elimineren deze litanie van beledigingen bloemrijke schreef in een moment van woede van het bereiken van je baas.

Denk aan de bijlage. Zoals vaak iedereen overkomt, is het ook geen serieus probleem. Als je echter deze fout constant maakt, zul je mensen (misschien belangrijke mensen) laten denken dat je gek wordt. Misschien twijfelen ze er zelfs over om in de toekomst zaken met je te doen. Wanneer u klaar bent om uw e-mail te verzenden, denk dan: Wat ben ik vergeten?

Gebruik uw eigen domeinnaam. Laat uw bedrijf er geweldig uitzien. Als u een webaccount of de naam van uw internetprovider in uw bedrijf gebruikt, ziet u er niet professioneel uit.