Hoe visitekaartjes te organiseren

Contactgegevens zijn essentieel om netwerken van contacten tot stand te brengen en zaken te doen. Wanneer u een zakelijke of presentatiekaart ontvangt, neemt u de tijd om ervoor te zorgen dat deze ergens eindigt waar u de informatie kunt vinden wanneer u deze nodig heeft. Of u nu een eigen bedrijf hebt of gewoon veel contacten hebt, als u de visitekaartjes organiseert, kunt u de gegevens van die mensen sneller vinden, wat kan leiden tot meer verkopen en meer geld. Hier geven we u enkele ideeën over het organiseren van uw visitekaartjes.

2

Zoek een plek om alle visitekaartjes die u ontvangt te plaatsen. Als u meestal een map of koffer meeneemt, laat dan een plaats vrij om de visitekaartjes te plaatsen. Of gebruik het tweede gedrag van uw eigen kaarthouder. Wat je ook doet, meng ze niet met de rest van je papieren of de doelen in de zakken van je kleding, je zou ze uiteindelijk kunnen verliezen, ze naar de schoonmakers of wasmachines sturen.

3

Organiseer de informatie van uw contacten op de computer. Wanneer u terugkeert van een zakelijke lunch, beurs of vergadering, plaatst u de visitekaartjes die u hebt ontvangen op een veilige plek, zoals de la van uw bureau, of ergens buiten het bereik van andere mensen. Als u tijd heeft, neemt u de visitekaartjes die u hebt verzameld in de bureaula en schrijft u alle informatie in Outlook, Excel, Access of zelfs Word.

4

Gebruik een veld of kolom genaamd "Notes" in elk van de records. Schrijf daar informatie die niet op de kaart stond en die belangrijk is: wat zij doen, welke informatie of vooruitzichten zij u hebben aangeboden, wanneer u ze hebt ontmoet, enzovoort.

5

Maak een beoordelingssysteem voor zakelijke contacten, bijvoorbeeld door aan te geven of het zeer goede contacten zijn, of ze regelmatig zijn, of dat het contacten zijn die niet van belang zijn, althans tijdelijk. Je kunt een getallensysteem gebruiken, bijvoorbeeld alle goede contacten ontvangen een 1, contacten met potentiële (reguliere) a 2, en degenen met wie je denkt dat je nog nooit een 3 zult spreken. Je kunt ook een kleursysteem gebruiken, bijvoorbeeld groen, geel en rood. Gebruik een systeem dat gemakkelijk te onthouden is, zodat u gemakkelijk alle contactpersonen kunt categoriseren die u bereiken.

6

Organiseer contacten op de manier die het beste bij u past. Je kunt ze alfabetisch sorteren op achternaam, naam, bedrijf, stad waar je de contactpersoon, categorie of branche hebt ontmoet. Op deze manier kunt u, gewoon door de informatie in het zoekgedeelte te typen, de contact (en) vinden die u nodig hebt.

7

Organiseer de ouderwetse bedrijfs- of presentatiekaarten. Bewaar de kaarten in een Rolodex of apparaat om visitekaartjes te plaatsen. Je kunt ze bij de kantoorwinkel krijgen.

8

Wanneer u een nieuw visitekaartje krijgt, noteert u de naam van de plaats waar u die persoon op de achterkant van de kaart hebt ontmoet. Je moet het zo snel mogelijk doen. Op deze manier vergeet je het niet. Als u het nodig acht, kunt u ook kort het onderwerp schrijven dat u met die persoon hebt behandeld. Dus wanneer u later contact met hem opneemt, kunt u hem eraan herinneren waar u hem hebt ontmoet en waar u het over had.

9

Je hebt het gehaald!