Hoe een perfect archiveringssysteem op uw computer te creëren

In dit artikel wordt geprobeerd een manier te beschrijven om een goed systeem te maken voor het organiseren, onderhouden en back-uppen van uw bestanden en mappen op uw pc. Hoewel er een oneindig aantal manieren is om deze taak te volbrengen, geeft dit artikel u enkele richtlijnen en instructies om een systeem te maken dat het beste werkt voor het type informatie dat u wilt organiseren.

Inhoud

Stappen
Tips
Waarschuwingen
Dingen die je nodig hebt

stappen

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 1

Weet wat je bestanden zijn Bewaar al uw bestanden op een open plek om ervoor te zorgen dat u geen informatie verliest. Dus de eerste stap is om een centrale locatie te kiezen waar al uw bestanden bewaard kunnen blijven. Op Windows-machines is de map Mijn documenten een goede optie. Hoewel het besturingssysteem extra informatie toevoegt aan uw besturingssysteem. Een andere goede optie is om een aparte of externe harde schijf te installeren en daar uw informatie te bewaren. Weersta de verleiding om alles op de desktop van je pc te zetten. De map is begraven in uw besturingssysteem waardoor back-ups erg moeilijk zijn om te doen. Sla nooit bestanden op in de mappen waar de programma`s zich bevinden (bijv. Een woorddocument in c: programma bestanden officeXP word-map). Deze mappen worden vaak verwijderd of automatisch verplaatst.

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 2

Afzonderlijke gebruikers en groepen. Ontdek de beste manier om gebruikersinformatie gescheiden te houden (en in sommige gevallen privé). Windows heeft een zeer goede manier om de informatie in de map "Documenten en instellingen" te scheiden. Andere suggesties zijn om een map met de namen van de gebruikers te maken. Als u bestanden organiseert in een werkomgeving, is het ook een goed idee om aparte mappen voor groepen of projecten te maken. Het belangrijkste is dat een gebruiker al zijn informatie in één map weet te vinden, zodat back-ups eenvoudiger worden.

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 3

Houd uw werk en persoonlijke bestanden gescheiden. In één map blijven, taken, in een andere, foto`s, in een ander, persoonlijke bestanden, enz. Op die manier kunt u eenvoudig al uw persoonlijke en professionele informatie gescheiden krijgen. Belastingaangiften? Open uw map "Persoonlijk". Last minute baanrapport? Alles zit in "Werk". Bestanden met betrekking tot hetzelfde onderwerp gaan op dezelfde plaats. Een andere methode sommige mensen gebruiken is een soort chronologisch (houd elk semester werken in verschillende mappen), bedenk dan dat het bestandssysteem van uw computer houdt bij de datum waarop ze zijn gemaakt / gewijzigde bestanden, dus verspil geen tijd dit opnieuw doen. Daarnaast zijn er zeer goede tools zoals Google Desktop of Copernic Desktop Search om bestanden snel te openen vanaf een bepaalde datum.

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 4

Gebruik veel submappen. De lagen zijn goed, ze helpen alles specifiek te houden. Houd in de werkmap afzonderlijke mappen bij voor webprojecten, spreadsheets, enzovoort. Houd in de mappen van elk semester een map voor wiskunde, een andere voor de scheikunde, enz. Gewoon niet overdrijven. Een goede regel is dat als u meer dan 50 bestanden in een map hebt, u ze in submappen kunt ordenen.

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 5

Maak een back-upschema. Zodra alles in een map staat, kunt u eenvoudig een back-up maken. Als u alleen een Back-up voor Werk wilt maken, neemt u gewoon die map. Belegt op verschillende cd`s of dvd`s en in een goed backup-programma. Een back-up-programma zal alleen de gewijzigde bestanden branden elke keer dat u het uitvoert, waardoor u tijd en geld bespaart. Bewaar de schijven op een veilige plaats.

Titel afbeelding Create a Flawless Filing System op uw computer Stap 6

Houd u aan het systeem. Je hebt dat systeem met een reden! Bewaar niet alle bestanden in een enkele map, rangschik ze zoals u denkt of verkrijg ze. Als dit uit je handen komt, neem dan een uur van de dag om alles opnieuw te organiseren. Het is het waard

tips

consolideert: Haal al je cd`s, belangrijke bestanden van de oude computer en al die floppydisks op en bewaar ze op één plek. Op die manier is alles veilig en heb je niet zoveel afval.
Soms is het onmogelijk om alles waar je aan werkt te archiveren. Gebruik een tijdelijke map om dingen waar u aan werkt op te slaan, maar zorg ervoor dat de map aan het einde van de dag leeg is. Als een bestand langer dan een dag blijft staan, is het al rommel. Verwijder het.

waarschuwingen

Blijf georganiseerd: Uw nieuwe archiveringssysteem werkt niet als u de bestanden niet meteen in de juiste mappen opslaat.
Geen uitstelgedrag: Als u zich nu niet organiseert, zult u het misschien nooit doen.
Maak een back-up van alles: Vooral van digitale foto`s. Op een dag sterft uw computer en bent u dankbaar voor de back-ups.

Dingen die je nodig hebt

tijd
Goede back-upsoftware
CD-R / DVD-R

Delen op sociale netwerken:

Verwant