emkiset.ru

Hoe u uw Outlook-e-mail effectief kunt beheren

Een rommelige mailbox kan het voor gebruikers moeilijk maken om hun vereiste e-mails te vinden. Microsoft Outlook biedt enkele handige hulpmiddelen waarmee gebruikers hun berichten op een beter beheersbare manier kunnen filteren en ordenen. Outlook kan zelfs de efficiëntie en prestaties voor gebruikers verhogen. Of u nu Outlook 2010, Outlook 2007 of Outlook 2003 gebruikt, u kunt eenvoudig uw e-mails beheren. U kunt de volgende hulpmiddelen gebruiken om uw Postvak IN schoon te maken en om het gemakkelijker te maken om de informatie te vinden die u nodig hebt.

stappen

Methode 1
filter

Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 1
1
Filter berichten snel. Outlook 2010 heeft een nieuwe functie waarmee berichten op datum kunnen worden gesorteerd en in conversaties kunnen worden georganiseerd.
  • Wanneer u deze functie gebruikt, verschijnen berichten met hetzelfde onderwerp als een gesprek en kunnen gebruikers ze bekijken, vergroten of verkleinen door op het pictogram links van de onderwerpregel te klikken. De berichten in elk gesprek worden geclassificeerd met het nieuwste bericht bovenaan. Wanneer u een nieuw bericht ontvangt, wordt het hele gesprek naar de bovenkant van de e-maillijst verplaatst, zodat u eenvoudig de stroom van e-mails kunt volgen.
  • Om het gesprek te activeren, vinkt u op het tabblad Weergave van de gespreksgroep het vakje Bekijken als gesprek aan. U kunt de grootte van een gesprek verminderen met de functie Opschonen. Deze functie helpt om herhaalde berichten in het gesprek te verwijderen.
  • Klik op het tabblad Start in de groep met verwijderde berichten op Opruimen en klik vervolgens op Gesprek wissen. In alle versies van Outlook kunnen gebruikers sneller berichten in de mailbox vinden door de manier te veranderen waarop ze in de e-mailmap worden ingedeeld. U kunt bijvoorbeeld uw e-mails sorteren op datum, afzender en bestandsgrootte of belangrijkheidsniveau.
  • Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 2
    2
    Gebruik gestandaardiseerde rubrieken. De mentale energie die nodig is om de focus tussen de veranderende thema`s te veranderen, put je uit, niet het volume. Je hebt de neiging om te lezen in volgorde, hetzij chronologisch of door "belangrijkste persoon". Dit is een cerebrale uitputting. Gebruik in plaats daarvan deze regel - van toepassing op direct rapport-e-mails en het werkt beter dan een kettinggesprek.
  • Identificeer de 2 tot 5 grote projecten die u het meest aangaan - maak een kop om ze weer te geven.
  • Laat het team weten dat u de eerste aandacht zult besteden aan die e-mails met deze gestandaardiseerde koppen. Dit zijn momenteel uw belangrijkste prioriteitsprojecten, uw e-mail wordt gesorteerd op onderwerp en de prioriteits-e-mails worden eerst gelezen en beantwoord.
  • Maak duidelijk dat niet correct geleide e-mails de afzender voor 1-x dagen op de zwarte lijst plaatsen.
  • Methode 2
    groep

    Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 3


    1
    Groepeer dezelfde berichten in de mappen. Bij het maken van een nieuwe e-mailmap kunnen gebruikers gerelateerde berichten in mappen groeperen. U kunt bijvoorbeeld de berichten groeperen op onderwerp, project, communicatie of andere categorieën die geschikt zijn voor uw werk of hobby`s. Gebruikers kunnen ook een map maken voor alle berichten die door hun baas of iemand belangrijk worden verzonden, inclusief de belangrijkste informatie die moet worden opgeslagen. Als u in Outlook 2010 een nieuwe map wilt maken, gaat u naar het tabblad Map. Klik in Nieuw op Nieuwe map. Als u een nieuwe map in Outlook 2007 of Outlook 2003 wilt maken, gaat u naar de menubalk, klikt u op Bestand, kiest u Nieuw en vervolgens Map.

    Methode 3
    Zoekmap

    Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 4
    1



    Maak een zoekmap om de berichten te vinden. De zoekmap is een snelle en handige manier om een ​​verzameling e-mails te vinden. Hiermee worden geen berichten opgeslagen, maar wel virtuele mappen die alle berichten in uw Inbox weergeven op basis van de kenmerken die u zoekt. Outlook-zoekmappen bieden standaardfuncties zoals ongelezen e-mails, maar u kunt ook uw eigen regels maken. U kunt bijvoorbeeld de zoekmappen gebruiken om alle informatie over een specifiek project, een belangrijke klant of een volgende vergadering te vinden.
    • Om een ​​zoekmap in Outlook 2010 aan te maken, klikt u in de mail op het tabblad Map, klikt u onder Nieuw op Nieuwe zoekmap.
    • Als u een zoekmap in Outlook 2007 of Outlook 2003 wilt maken, klikt u in de e-mail op het menu Bestand, verplaatst u de muis naar Nieuw en klikt u op de zoekmap.

    Methode 4
    E-mail filter

    Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 5
    1
    Verminder ongewenste e-mails met het e-mailfilter. Houd onnodige e-mailberichten uit de buurt van de Inbox met behulp van het e-mailfilter van Outlook. Dit filter verzendt e-mails die zijn gemarkeerd als ongewenste e-mails binnen een aparte map in de mailbox. Gebruikers kunnen de inhoud van deze map zien om er zeker van te zijn dat er geen belangrijke e-mail is verzonden. Als dit het geval is, moet u het filter aanpassen om onjuiste signalering in berichten in de toekomst te voorkomen.

    Methode 5
    Categorie op kleur

    Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 6
    1
    Ken een categorie toe op kleur. Ken een kleur toe aan groepen niet-gerelateerde e-mails en andere categorieën in Outlook, zoals notities, contacten en afspraken. Vanaf daar kunnen gebruikers gemakkelijk identificeren en bestellen. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijk alle berichten, afspraken en contacten voor computerverkoopprojecten volgen door een categorie met de naam `Verkoop van computers` te maken en er berichten aan toe te wijzen.

    Methode 6
    mark

    Afbeelding met de titel Manage Your Outlook Email Effectively Step 7
    1
    Merk om op te volgen Gebruikers kunnen de banner gebruiken voor de trackingfunctie om e-mailberichten en taken te markeren om ze te helpen sorteren of markeren. De vlaggen zullen u vragen om een ​​onderwerp te volgen, iemand zijn verzoek te onthouden of een aangegeven bericht of contactpersoon te bestellen. Deze kunnen ook uw e-mailmap gemakkelijk organiseren, omdat ze precies weten wat ze moeten doen en wanneer ze dit moeten doen. Houd er rekening mee dat wanneer u een taak maakt en een vervaldatum voor de taak instelt, deze automatisch wordt gemarkeerd, zodat u de vervaldatum voor die actie niet vergeet en uitvoert.
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe een PST-map toe te voegen in Outlook 2010Hoe een PST-map toe te voegen in Outlook 2010
    Items archiveren in Outlook 2007Items archiveren in Outlook 2007
    Hoe elektronische berichten automatisch naar verschillende e-mails in Outlook worden verzondenHoe elektronische berichten automatisch naar verschillende e-mails in Outlook worden verzonden
    Hoe e-mailberichten van Thunderbird naar Outlook te exporterenHoe e-mailberichten van Thunderbird naar Outlook te exporteren
    Hoe Outlook Express elektronische berichten op de server achter te latenHoe Outlook Express elektronische berichten op de server achter te laten
    Google Outlook laten synchroniseren om met Outlook 2013 te werkenGoogle Outlook laten synchroniseren om met Outlook 2013 te werken
    Hoe e-mail te behandelen met behulp van de Microsoft Outlook-regelsHoe e-mail te behandelen met behulp van de Microsoft Outlook-regels
    Hoe de Outlook-agenda met iPhone te synchroniserenHoe de Outlook-agenda met iPhone te synchroniseren
    Outlook-fout 0x800ccc0b oplossen bij het verzenden van een e-mailOutlook-fout 0x800ccc0b oplossen bij het verzenden van een e-mail
    Hoe fout 0x800c0133 in Outlook op te lossenHoe fout 0x800c0133 in Outlook op te lossen
    » » Hoe u uw Outlook-e-mail effectief kunt beheren
    © 2021 emkiset.ru