Hoe u uw Outlook-e-mail effectief kunt beheren

Filter berichten snel. Outlook 2010 heeft een nieuwe functie waarmee berichten op datum kunnen worden gesorteerd en in conversaties kunnen worden georganiseerd.

• Wanneer u deze functie gebruikt, verschijnen berichten met hetzelfde onderwerp als een gesprek en kunnen gebruikers ze bekijken, vergroten of verkleinen door op het pictogram links van de onderwerpregel te klikken. De berichten in elk gesprek worden geclassificeerd met het nieuwste bericht bovenaan. Wanneer u een nieuw bericht ontvangt, wordt het hele gesprek naar de bovenkant van de e-maillijst verplaatst, zodat u eenvoudig de stroom van e-mails kunt volgen.
• Om het gesprek te activeren, vinkt u op het tabblad Weergave van de gespreksgroep het vakje Bekijken als gesprek aan. U kunt de grootte van een gesprek verminderen met de functie Opschonen. Deze functie helpt om herhaalde berichten in het gesprek te verwijderen.
• Klik op het tabblad Start in de groep met verwijderde berichten op Opruimen en klik vervolgens op Gesprek wissen. In alle versies van Outlook kunnen gebruikers sneller berichten in de mailbox vinden door de manier te veranderen waarop ze in de e-mailmap worden ingedeeld. U kunt bijvoorbeeld uw e-mails sorteren op datum, afzender en bestandsgrootte of belangrijkheidsniveau.

Groepeer dezelfde berichten in de mappen. Bij het maken van een nieuwe e-mailmap kunnen gebruikers gerelateerde berichten in mappen groeperen. U kunt bijvoorbeeld de berichten groeperen op onderwerp, project, communicatie of andere categorieën die geschikt zijn voor uw werk of hobby`s. Gebruikers kunnen ook een map maken voor alle berichten die door hun baas of iemand belangrijk worden verzonden, inclusief de belangrijkste informatie die moet worden opgeslagen. Als u in Outlook 2010 een nieuwe map wilt maken, gaat u naar het tabblad Map. Klik in Nieuw op Nieuwe map. Als u een nieuwe map in Outlook 2007 of Outlook 2003 wilt maken, gaat u naar de menubalk, klikt u op Bestand, kiest u Nieuw en vervolgens Map.

Maak een zoekmap om de berichten te vinden. De zoekmap is een snelle en handige manier om een ​​verzameling e-mails te vinden. Hiermee worden geen berichten opgeslagen, maar wel virtuele mappen die alle berichten in uw Inbox weergeven op basis van de kenmerken die u zoekt. Outlook-zoekmappen bieden standaardfuncties zoals ongelezen e-mails, maar u kunt ook uw eigen regels maken. U kunt bijvoorbeeld de zoekmappen gebruiken om alle informatie over een specifiek project, een belangrijke klant of een volgende vergadering te vinden.

• Om een ​​zoekmap in Outlook 2010 aan te maken, klikt u in de mail op het tabblad Map, klikt u onder Nieuw op Nieuwe zoekmap.
• Als u een zoekmap in Outlook 2007 of Outlook 2003 wilt maken, klikt u in de e-mail op het menu Bestand, verplaatst u de muis naar Nieuw en klikt u op de zoekmap.

Verminder ongewenste e-mails met het e-mailfilter. Houd onnodige e-mailberichten uit de buurt van de Inbox met behulp van het e-mailfilter van Outlook. Dit filter verzendt e-mails die zijn gemarkeerd als ongewenste e-mails binnen een aparte map in de mailbox. Gebruikers kunnen de inhoud van deze map zien om er zeker van te zijn dat er geen belangrijke e-mail is verzonden. Als dit het geval is, moet u het filter aanpassen om onjuiste signalering in berichten in de toekomst te voorkomen.

Ken een categorie toe op kleur. Ken een kleur toe aan groepen niet-gerelateerde e-mails en andere categorieën in Outlook, zoals notities, contacten en afspraken. Vanaf daar kunnen gebruikers gemakkelijk identificeren en bestellen. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijk alle berichten, afspraken en contacten voor computerverkoopprojecten volgen door een categorie met de naam `Verkoop van computers` te maken en er berichten aan toe te wijzen.

Merk om op te volgen Gebruikers kunnen de banner gebruiken voor de trackingfunctie om e-mailberichten en taken te markeren om ze te helpen sorteren of markeren. De vlaggen zullen u vragen om een ​​onderwerp te volgen, iemand zijn verzoek te onthouden of een aangegeven bericht of contactpersoon te bestellen. Deze kunnen ook uw e-mailmap gemakkelijk organiseren, omdat ze precies weten wat ze moeten doen en wanneer ze dit moeten doen. Houd er rekening mee dat wanneer u een taak maakt en een vervaldatum voor de taak instelt, deze automatisch wordt gemarkeerd, zodat u de vervaldatum voor die actie niet vergeet en uitvoert.