Hoe een sollicitatiebrief te schrijven

Op een gegeven moment moeten de meeste mensen een brief schrijven waarin ze iets vragen. Of het nu gaat om een bijdrage aan het goede doel, een kans om een examen te geven dat je niet kon bijwonen, een ontmoeting met een expert in jouw vakgebied of een document dat je nodig hebt om een rapport te maken dat je schrijft, de stijl van het schrijven van deze letters blijft hetzelfde. Volg deze instructies om uw sollicitatiebrief professioneler en overtuigender te maken.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Tips
Waarschuwingen

stappen

Deel 1

Bereid je voor om te schrijven

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 1

Poses de belangrijkste ideeën. Om een brief te schrijven die duidelijk en effectief is, is het belangrijk dat u een duidelijk beeld hebt van de doelstellingen en het doel ervan.

Een goede manier om ervoor te zorgen dat je gedachten zijn duidelijk over deze kwesties is om drie stukken van papier te krijgen en label ze met, "Het doel van deze brief" en "andere gedachten", "waarom ik deze brief te schrijven".
Maak je geen zorgen te veel over de details, neem een paar minuten de tijd en schrijf je gedachten over de brief op deze drie stukjes papier. Maak lijsten en schets de meest algemene ideeën die u heeft over de situatie die u heeft geleid om de brief te schrijven, wat u verwacht dat de brief zal bereiken en andere belangrijke informatie waarvan u denkt dat deze moet worden opgenomen.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 2

Overweeg je publiek. Het belangrijkste om de juiste toon van uw brief te krijgen, is het publiek begrijpen waarnaar u schrijft. Na de eerste brainstorm, schrijf op een ander stuk papier wat u weet over de ontvanger van uw brief.

Wat is bijvoorbeeld de taak van deze persoon en hoe kan hij of zij daarbij behulpzaam zijn? Zal deze persoon de uiteindelijke beslissing over uw aanvraag nemen of een beslissing nemen over het feit of uw aanvraag naar een hogere autoriteit gaat?

Een goed idee is ook om te kijken naar de kennis die de ontvanger heeft over het onderwerp dat u schrijft. Als de lezer niet goed thuis in het onderwerp dat u schrijft, moet je een ander type te gebruiken van het schrijven van (dat wil zeggen, met behulp van eenvoudige taal en bevatten meer achtergrondinformatie) naar de manier waarop je zou doen als de ontvanger is een expert in de zaak.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 3

Maak een schema. Tot slot, voordat je begint met het schrijven van de brief, maak een schema zodat je je gedachten in een logische en samenhangende volgorde ordent.

Houd rekening met de belangrijkste punten die u wilt ontwikkelen en de secundaire punten die u zult gebruiken om dergelijke punten te ondersteunen. Zorg ervoor dat uw ideeën zijn georganiseerd op een manier die logisch is voor de lezer.

Deel 2

Schrijf een ontwerp

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 4

Gebruik het juiste formaat Het schrijven van uw brief in het juiste en professionele formaat van een zakelijke brief is een goede manier om de eerste indruk positief te maken.

In de linkerbovenhoek moet u eerst uw volledige adres opnemen. Dan de datum en ten slotte het volledige adres van de afzender. Er moet een spatie zijn tussen elk van hen.
U kunt ook een onderwerpregel achter het adres van de ontvanger opnemen, maar dit is optioneel.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 5

Begin met een groet. Start de hoofdtekst van uw brief met een respectvolle en passende begroeting.

Als u de persoon kent naar wie u schrijft, kunt u zijn voornaam gebruiken, bijvoorbeeld `Geachte Timothy`. Anders moet u de achternaam van de persoon en een toepasselijke titel gebruiken (bijvoorbeeld: Dr., Mr, Mrs. of Ms.).

Als u de naam niet kent van de persoon naar wie u schrijft, gebruik dan een begroeting zoals `Geachte heer of mevrouw` of `Aan wie het kan gaan`.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 6

Schrijf een inleidende paragraaf. In de eerste paragraaf van elke sollicitatiebrief, moet je jezelf voorstellen en duidelijk aangeven kort, maar het doel ervan, bijvoorbeeld: "Ik schrijf in de hoop dat u overwegen om een bijdrage aan het liefdadigheidsfonds van Bostonians" .

Als u al eerder contact hebt gehad met de ontvanger van de brief, is de openingsparagraaf ook een goede plaats om u te herinneren aan de aard van uw vereniging of het contact dat u eerder had.

Bijvoorbeeld: "Ik ben een student in zijn drama klasse 101", "Ik ben de voorzitter van het liefdadigheidsfonds van de burgers van Boston, een organisatie waar u royaal gaf donaties de afgelopen 10 jaar" of "Ik heb contact opgenomen vorige maand op de mogelijkheid van een klaslokaaltrip naar je amusementspark. "

Het tot stand brengen van een verbinding is niet alleen nuttig voor de ontvanger, maar kan ook gevoelens van affiniteit met u bevorderen die de kans vergroten dat uw verzoek wordt ingewilligd.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 7

Schrijf een paragraaf body. Uw alinea-hoofdtekst (of alinea`s) moet aanvullende informatie en context en meer specifieke details over uw toepassing bevatten. Dit is uw kans om precies uit te leggen wat u vraagt en uw zaak te laten toewijzen door degene die u schrijft.

Wees grondig maar kort. U moet duidelijk uitleggen wat u vraagt en waarom het de moeite waard is om de zaak te overwegen. U moet echter weten dat de lezer uw levensverhaal niet wil lezen.

Wees direct en specifiek over wat u vraagt. De ontvanger moet niet twijfelen over wat je wilt. Bijvoorbeeld: "Ik hoop dat u dit jaar overweegt om uw gulle bijdrage te herhalen" of "Ik zou op respectvolle wijze een gelegenheid willen vragen om dit document opnieuw te presenteren".

Wees hoffelijk en gebruik een toon die geschikt is voor uw lezer.

Wees objectief en houd je emoties onder controle. Als je moet praten over je gevoelens over een probleem, geef ze dan objectief aan in plaats van emotioneel. Bijvoorbeeld: "Ik was erg teleurgesteld toen ik mijn notitie zag" - nee "ik ben zo boos op dit briefje!"

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 8

Schrijf een laatste alinea. In uw laatste alinea moet u de ontvanger op de hoogte stellen van de relevante tijdsbeperkingen die u heeft en ook uw dankbaarheid uitspreken voor de behandeling van uw verzoek.

Als je bijvoorbeeld schrijft om informatie aan te vragen of een ontmoeting met iemand die vóór een bepaalde datum moet plaatsvinden om van enig nut voor je te zijn, maak dat dan op een beleefde manier duidelijk in de conclusie.

Zelfs als de ontvanger uiteindelijk uw verzoek niet inwilligt, is het bedankje waard dat hij de tijd heeft genomen om uw brief te lezen en uw wensen in overweging te nemen.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 9

Voeg een sluiting toe Eindelijk heeft je brief een correcte en hoffelijke afsluiting nodig. Goede keuzes zijn "Respectvol", "Oprecht" of "Groeten" gevolgd door uw naam.

Als u een fysieke brief gaat verzenden, laat u vier regels lege ruimte tussen de afsluitende en uw geschreven naam achter. Teken in deze ruimte je naam met een pen.

Als u materiaal met uw brief opneemt, moet deze informatie na het sluiten komen. Bijvoorbeeld: "Bijlagen: 2".

Deel 3

Maak de brief af

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 10

Ontspan. Nadat u de eerste versie van uw brief hebt voltooid, laat u deze een paar dagen liggen als de tijd het toelaat. Dit geeft je een ander perspectief wanneer je het terugneemt.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 11

Bewerk en herschrijf de brief. Geef de brief een zorgvuldige aflezing zodat u ervoor kunt zorgen dat uw schrijven helder is, goed loopt en de doelstellingen bereikt die u in deel 1 hebt voorgesteld. Breng de nodige wijzigingen aan.

Een goede manier om uw schrijfvaardigheid te evalueren, is door uw brief hardop te lezen. Hiermee kunt u ontbrekende woorden opmerken en krijgt u meestal een idee van de vraag of de taal goed loopt en de juiste toon heeft.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 12

Controleer de definitieve trekking. Nadat je alle belangrijke wijzigingen hebt aangebracht, kijk je nog een keer naar de brief om de spelling- en grammaticafouten te vangen die je de eerste keer hebt gemist.

Een goed idee is ook om iemand uw brief voor dit doel te laten lezen. Het is veel gemakkelijker om je eigen fouten over het hoofd te zien.

Titel afbeelding Write a Letter of Request Step 13

Stuur je brief Stuur uw brief naar uw ontvanger. Bewaar een kopie voor uw administratie totdat de kwestie is opgelost.

tips

Maak uw verzoek zo gemakkelijk mogelijk om hieraan te voldoen. Om dit te doen, maakt u duidelijk wat uw ontvanger precies kan doen om u te helpen, ook informatie te verstrekken die u kan helpen bij het verlenen van uw verzoek. Als u bijvoorbeeld een aanbevelingsbrief aanvraagt, kunt u overwegen uw cv op te nemen.
Let op dat u zich tegelijkertijd aan het hoofdidee van uw brief houdt. Overtollige informatie, vooral als deze niet waardevol is voor de lezer, kan afleiding en verwarring veroorzaken.
Stel uw verzoek op een veilige en overtuigende manier op, maar stel geen eisen.

waarschuwingen

Grammatica en slechte spelling kunnen pijn doen aan een brief die verder goed geschreven is. Ze kunnen de lezer afleiden en de indruk wekken dat uw verzoek er niet genoeg toe doet om het goed te doen. Corrigeer het altijd en zoek waar mogelijk naar een tweede lezer om naar uw brief te kijken.
Probeer de lezer niet te manipuleren met emotionele oproepen, bedreigingen of onrealistische beloften. Dit soort bezwaren heeft meer kans de lezer te beledigen dan te overtuigen.

Meer weergeven ... (24)

Delen op sociale netwerken:

Verwant