Hoe een uitnodiging te schrijven

Het schrijven van uitnodigingen voor een evenement kan een bron van stress zijn voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor de planning en organisatie. Door echter een beetje meer tijd te besteden aan het voorbereiden van uw gastenlijsten, het kiezen van de juiste media, het aanpassen van de uitnodigingen en het verzamelen van aanwezigheidsbevestigingsberichten, kunt u snel en gemakkelijk uitnodigingen versturen naar elk evenement en uw groeiende lijst met gasten.

Inhoud

Stappen

Deel 1maak een gastenlijst
Deel 2maak uitnodigingen
Deel 3verzamel aanwezigheidsbevestigingsberichten

stappen

Deel 1
Maak een gastenlijst

Titel afbeelding Write an Invitation Step 1

Maak een basislijst. Dit moet alle mensen omvatten die ongetwijfeld naar uw evenement zullen gaan, bijvoorbeeld uw directe familie en uw beste vrienden. Als het een professioneel evenement is, wilt u waarschijnlijk zakenpartners opnemen in uw lijst. Afstudeerfeesten en andere academische vieringen kunnen uw favoriete mentors of leraren omvatten. Bij bruiloften en andere vieringen met verschillende gastheren zou je moeten overwegen de mensen uit te nodigen die belangrijk zijn voor elke partij.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 2

Voeg andere vrienden en familie toe. Zodra u de basislijst hebt, vergelijk deze dan met het maximale aantal mensen dat uw feest of vergadering kan hebben. Op dit moment kunt u beginnen met het toevoegen van familieleden die u uit de lijst hebt verwijderd en vrienden die niet erg bij u in de buurt zijn. Als u met minder mensen dan het maximumbedrag komt, is het prima, maar probeer dat aantal niet te overschrijden.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 3

Overweeg de `extra mensen`. Als u uw gasten toestemming wilt geven om een gast te nemen, moet u er rekening mee houden bij het bepalen van de definitieve lijst met gasten. Het kan ook zijn dat u parameters wilt toevoegen voor extra personen. Als u bijvoorbeeld geen kinderen in uw evenement opneemt, kunt u opgeleide notities plaatsen die uw gast eraan herinneren dat de extra persoon niet minder dan een bepaalde leeftijd mag zijn.

Je zou zoiets als kunnen doen: "Meneer Tomás Pérez en zijn metgezel zijn van harte uitgenodigd om het bruiloftsmaal bij te wonen. We vragen dat alle gasten ouder dan 18 jaar zijn. "

Titel afbeelding Write an Invitation Step 4

Controleer de gastenlijst. Zorg ervoor dat je niemand van de lijst hebt verwijderd. Vraag een goede vriend of familielid om het voor u te bekijken en suggesties te doen om iemand toe te voegen of te verwijderen. Houd rekening met het maximale aantal gasten en vermijd het uitnodigen van veel mensen. Als u echter meent dat sommige van uw gasten niet aanwezig kunnen zijn, wilt u misschien wat extra uitnodigingen sturen.

Als u zich zorgen maakt dat sommige van de mensen die u uitnodigt uw aanwezigheid annuleren of zich verontschuldigen voor het niet-aanwezig zijn, overweeg dan om een eerste reeks uitnodigingen vooraf te verzenden. Stuur dan een tweede uitnodigingsronde als veel mensen niet aanwezig kunnen zijn.

Deel 2
Maak uitnodigingen

Titel afbeelding Write an Invitation Step 5

Maak je eigen uitnodigingen. U kunt een uitnodiging ontwerpen en afdrukken in Microsoft Word, Adobe Design Suite of in andere opties voor ontwerp- of tekstverwerkingsprogramma`s met open toegang. Als een vriend of jij goed schrijft, kun je er ook voor kiezen om de uitnodigingen met de hand te verzenden. Gebruik hoogwaardig papier dat op een kaart lijkt of een interessante textuur heeft.

U kunt ook gewicht maken door uw uitnodigingen over elkaar te leggen. Begin met een afgedrukte uitnodiging ter grootte van een standaardkaart en plak een dikker vel gekleurd papier dat iets groter is aan de achterkant met een beetje lijm of dubbelzijdig plakband.
Als u uw uitnodigingen wilt personaliseren en tijd wilt besparen, kunt u overwegen aangepaste stempels te gebruiken. U kunt een persoonlijke notitie of een afbeelding op een rubberstempel plaatsen. Vervolgens kunt u elke kaart snel kopiëren voor uw gast.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 6

Koop gepersonaliseerde uitnodigingen. Als u een beetje tijd wilt besparen in vergelijking met de optie om de uitnodigingen zelf te maken, kunt u gepersonaliseerde uitnodigingen aanvragen. Prijzen variëren drastisch afhankelijk van stijl, type papier, kleur of zwart-witafdrukken en andere variabelen, daarom hebben ze een idee van de look die u zoekt om een nauwkeurige offerte te krijgen.

Party City, Target, Staples, Office Max en lokale handwerkslieden en boekhandels bieden u de mogelijkheid om gepersonaliseerde uitnodigingen te printen.

De meeste rederijen zoals UPS en FedEx bieden ook gepersonaliseerde uitnodigingen.

Online providers zoals VistaPrint en Shutter Fly maken en versturen ook gepersonaliseerde uitnodigingen.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 7

Overweeg om uw taak te optimaliseren bij het maken van elektronische uitnodigingen. Als uw gasten moderner zijn of als uw evenement minder formeel is, kunnen uitnodigingstoepassingen zoals iTunes, Avoid of zelfs Facebook iedereen op uw gastenlijst snel en gemakkelijk uitnodigen. Met de meeste programma`s kunt u uw eigen aangepaste ontwerpen uploaden of een standaardsjabloon gebruiken, zodat u uw uitnodigingsproces kunt optimaliseren. Naast het sneller maken van het ontwerpproces, kunt u ook onmiddellijk uitnodigingen verzenden via een digitaal bestand en snel bevestigingsberichten ontvangen, wat uitstekend zal zijn in het geval van krappe deadlines.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 8

Schrijf een welkomstbriefje. Zorg ervoor dat uw notitie de gelegenheid van het evenement, de datum, de locatie en het tijdstip bevat. Je moet ook je gast informeren als een gast is toegestaan of niet. Vraag hen ook hun hulp te bevestigen door middel van een bijgevoegde kaart, e-mailadres, verzoek om bevestiging of per telefoon op basis van uw voorkeuren. Wees er kort en hartelijk mee, maar zorg ervoor dat u opgeleide verzoeksuitdrukkingen zoals "Let op" of "Vraag uw hulp" opneemt om ervoor te zorgen dat uw gasten zich welkom voelen.

Probeer bijvoorbeeld iets te zeggen als: "Kom alsjeblieft naar mijn verjaardagsfeestje. Het evenement is op 16 oktober in mijn huis. Het feest vindt plaats vanaf 15.00 uur. m. tot 16.30 uur m. Ik zou uw bevestiging van uw aanwezigheid zo snel mogelijk op prijs stellen via de bijgevoegde kaart, mijn e-mail of door mij te bellen. "

U moet ook speciale indicaties voor uw evenement of indicaties zoals de dresscode of andere relevante informatie toevoegen.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 9

Richt de gast op de juiste manier. Het belangrijkste om in gedachten te houden is de intentie. Het is uw bedoeling om uw gasten respect te tonen en daarom alles in het werk te stellen om het te onthouden en deze gegevens op te nemen. Als u een alleenstaande vrouw uitnodigt die niet getrouwd is, gebruikt u "Miss" of "Miss" of gebruikt u "Mr." als de uitnodiging is gericht aan een alleenstaande man. Als u een getrouwd paar uitnodigt, moet u "Mr." en "Mrs." gebruiken. Het wordt echter ingewikkelder als u vrienden of familieleden uitnodigt die speciale titels hebben zoals `Dr.` of `Ldo`.

Als je een uitnodiging stuurt en een fout maakt, verontschuldig je dan per telefoon, persoonlijk of schriftelijk. Dit is een meer dan adequate reparatie voor uw fout.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 10

Omvat het adres van de ontvanger en retourneert. In de linkerbovenhoek van de envelop moet je je naam, postadres, stad, staat en postcode vermelden. Het midden van de envelop bevat dezelfde informatie als uw gast. U kunt uw contactgegevens ook opnemen in de uitnodiging, op dezelfde uitnodiging of op een bevestigingskaart. Op deze manier, als uw gast de envelop misplaatst, hebben ze nog steeds toegang tot uw contactgegevens.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 11

Log in hoffelijk in. De slot- of afscheidslijn en handtekening moeten specifiek aan je publiek worden geadresseerd. Als je bijvoorbeeld je baas uitnodigt, is beleefd `oprecht` waarschijnlijk het beste afscheid. Als je de uitnodiging voor je ouders afsluit, kan een "Met genegenheid" geschikter zijn. Dit is een uitstekende gelegenheid om snel en eenvoudig een persoonlijke toets in uw uitnodigingsnotities op te nemen en bovendien kost het niet veel tijd.

Maak een speciale grap om de uitnodiging persoonlijk te maken. Bijvoorbeeld, zoiets als "Bedankt voor het kopen van mijn drankjes, Roberto" zal een zeer persoonlijke boodschap zijn die je snel kunt schrijven aan een kamergenoot van de universiteit in je huwelijksuitnodiging - maar het is waarschijnlijk niet passend in de uitnodiging om je ouders

Titel afbeelding Write an Invitation Step 12

Versier je uitnodigingen U vindt een breed scala aan decoratieve ornamenten zo eenvoudig als een rand naar meer gecompliceerde wijnstokken, rozen of pompoenen. Als je een vriend of familielid hebt die artiest is, kun je hem of haar vragen om je uitnodiging te ontwerpen en te personaliseren. Dit is een uitstekende gelegenheid om je persoonlijke stijl te gebruiken bij het maken van een uitnodiging. Zorg er echter voor dat je ontwerp bij het evenement past. Een schedel en gekruiste beenderen kunnen bijvoorbeeld een leuke decoratie zijn voor een uitnodiging voor een Halloween-feest, maar het is onwaarschijnlijk dat het een uitnodiging voor een bruiloft is.

Deel 3
Verzamel aanwezigheidsbevestigingsberichten

Titel afbeelding Write an Invitation Step 13

Bevestig aanwezigheidsbevestigingen handmatig. Als u uw gasten opdracht hebt gegeven om te reageren met een opgenomen kaart of een oproep, is het misschien eenvoudiger om een handmatige lijst met aanwezigheidsbevestigingen te maken. Dit kan zo eenvoudig zijn als een afgedrukte gastenlijst met vinkjes om aanwezigheid aan te geven of een "X" in te voeren om diegenen aan te wijzen die niet aanwezig kunnen zijn. Anders kunt u een geavanceerder handmatig volgsysteem maken met een Microsoft Excel-spreadsheet of met een online spreadsheet om het totale aantal aanwezigheidsbevestigingen, de extra personen, het aantal volwassenen of kinderen, het type voedsel en andere vooraf bepaalde factoren.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 14

Gebruik een online ondersteuningsbevestigingssysteem. Als u hebt vastgesteld dat digitale uitnodigingen de beste oplossing zijn voor uw evenement, hebt u hoogstwaarschijnlijk toegang tot een digitaal controleprogramma voor de aanwezigheidbevestiging. Dit is een van de vele redenen waarom mensen digitale uitnodigingen kiezen. Als u echter traditionele uitnodigingen op papier kiest, kunt u nog steeds uw lijst met uitnodigingen en de aanwezigheidbevestigingsinformatie in de digitale volgsystemen koppelen om het bevestigingsproces te stroomlijnen. Eventbrite, Avoid en andere vergelijkbare ondersteuningsbevestigingsbronnen zijn beschikbaar tegen minimale kosten of gratis.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 15

Bereid je voor op het juiste aantal gasten. Als je eenmaal een goed idee hebt van het aantal gasten dat het evenement kan bijwonen, zorg er dan voor dat de plaats, de voedselleverancier en andere regelingen aan hun behoeften voldoen. Controleer zorgvuldig het aantal maaltijden dat u hebt besteld, het maximale aantal mensen in de gebouwen en andere mogelijke problemen om ervoor te zorgen dat u zo goed mogelijk aan de behoeften van uw gasten voldoet.

Titel afbeelding Write an Invitation Step 16

Stuur bedankbriefjes Of je nu wel of geen geschenken ontvangt van aanwezigen, het is belangrijk om hen op de hoogte te stellen dat je het op prijs stelt dat ze de tijd nemen die ze nodig hebben voor je evenement. Gebruik een blad waarop de gasten ondertekenen of iemand bij de deur hebben om te weten wie er heeft deelgenomen. Stuur dan bedankbriefjes.

Bedankt opmerkingen kunnen zo simpel zijn als "Bedankt voor het bijwonen van mijn verjaardagsfeest!"

Als je een cadeau ontvangt, voeg dan een specifieke referentie in je notitie toe door iets te zeggen als "Heel erg bedankt voor het bijwonen van de afstudeerreceptie. Ik kijk er naar uit om goed gebruik te maken van de potloodgame die je me in mijn toekomstige carrière hebt gegeven! ".

Net als dezelfde uitnodigingen kunnen deze bedelnotities op een traditionele manier worden afgedrukt of uitgewerkt volgens uw specifieke situatie.

Delen op sociale netwerken:

Verwant