Hoe de brief van een project te maken

Een van de meest kritieke stappen in de levenscyclus van een project is het bestaan van het projectcharter. Zonder dit is uw project hetzelfde als een schip zonder roer. Je zult geen gids hebben om in een bepaalde richting te gaan.

Inhoud

Stappen

Download een sjabloon van een projectletter

De letter van uw project identificeert het plan van visie, doelen, rang, organisatie en uitvoering. Het zal u helpen om de richting van het project te bepalen en bij de aandeelhouders te kopen om te laten zien hoe het project zal worden gepland en hoe de doelen zullen worden bereikt. Het zal u ook helpen om de reikwijdte van het project te beheersen door precies te bepalen wat u moet bereiken. Volg de onderstaande stappen om de letter van uw project op te geven.

stappen

Titel afbeelding Make Your Project Charter Stap 1

Je moet de visie van het project kennen. De eerste stap die u moet nemen wanneer u de brief van uw project gaat doen, is het identificeren van de visie van het project. De visie geeft het doel van het project weer en is het vaste doel dat het team moet bereiken.

Identificeer je doelen Maak vervolgens, op basis van de visie, een lijst met tussen de 3 en 5 doelen die u met het project moet bereiken. Elk moet specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgevoelig zijn.
Bepaal de scope. Wanneer u een goed perspectief hebt op de visie en doelstellingen van het project, is het tijd om de reikwijdte te bepalen. Het bereik specificeert de limieten van het project en identificeert hoe het bedrijf zal veranderen of veranderen door de levering van het project. Deliverables: dan moet u elk van de deliverables onderscheiden die zullen worden gemaakt wanneer het project eindigt.

Titel afbeelding Make Your Project Charter Stap 2

Beschrijf het projectsysteem De volgende stap is om te identificeren hoe het project zal worden gestructureerd, een lijst met klanten, aandeelhouders, functies, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen te maken.

Klanten. Eerst moet u bepalen wie de klanten van het project zijn. Een klant is een persoon of een persoon die profiteert van de resultaten wanneer het project is voltooid.

Aandeelhouders. Vervolgens moet u bepalen wie de aandeelhouders van het project zijn. De aandeelhouders zijn personen of entiteiten buiten het project, maar die er een sleutelrol bij hebben. Een financieel controleur zal bijvoorbeeld betrokken zijn bij de prijs van het project, terwijl de directeur betrokken zal zijn als het project helpt om de visie van het bedrijf te bereiken.

Rollen. Maak een lijst van de belangrijkste rollen die nodig zijn om het project uit te voeren. Voorbeelden van deze rollen zijn de projectsponsor, projectmanager en projectbestuur. Voeg vervolgens elke bekende verplichting voor elke rol toe.

Structuur. Als u eenmaal goede informatie hebt over de essentiële functies om het project uit te voeren, kunt u de rapportagelijnen tussen deze doelen beschrijven in een projectbrief.

Titel afbeelding Make Your Project Charter Stap 3

Stelt de aanpak voor implementatie vast. Nu heb je een degelijke definitie van wat het project vereist om te voltooien. De volgende stap is om de aanpak voor implementatie op de volgende manier te definiëren.

Implementatieplan. Om vertrouwen te geven in de projectplanning en uitvoering aan klanten en investeerders, maakt u een implementatieplan met de fasen, activiteiten en tijdsbestekken die nodig zijn om het project uit te voeren.

Belangrijke punten Voeg als toevoeging enkele noodzakelijke kernpunten toe en beschrijf waarom ze van vitaal belang zijn voor het project. Een belangrijk punt is meestal een evenement in het project, zoals het bereiken van een van de tussendoelen.

Bijgebouwen. Noem enkele belangrijke afhankelijkheden en hun belang voor het project. Een afhankelijkheid wordt gedefinieerd als een actie die waarschijnlijk van invloed zal zijn op het project tijdens zijn levenscyclus.

Hulpbronplan. Ontwikkel een plan met alle fondsen die zijn opgenomen om het project uit te voeren, met vermelding van arbeid, uitrusting en benodigde materialen. Begroting dan de financiële middelen die nodig zijn.

Titel afbeelding Make Your Project Charter Step 4

Maak een lijst van de gevaren en problemen. De laatste stap die nodig is om de letter van uw project te voltooien, is om een aantal gevaren, problemen, premissen en beperkingen met betrekking tot het project te specificeren.