Hoe een fotokopieerapparaat kopen

Elk kantoor heeft een fotokopieerapparaat nodig en besteedt vaak veel geld om er een te kopen. Voer een onderzoek uit en lees de huurovereenkomsten of services zorgvuldig door voordat u ze ondertekent. Het duurste kopieerapparaat of zelfs het beste fotokopieerapparaat is niet altijd de beste optie voor uw kantoor.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Tips

stappen

Deel 1

Kies een model

Koop een desktopmodel voor thuiskantoren. Als u een kopieerapparaat koopt om thuis te gebruiken of voor een bedrijf dat minder dan 700 exemplaren per maand nodig heeft, koopt u een desktopmodel. Deze zijn veel goedkoper en eenvoudiger dan een staand en groot apparaat. De rest van de informatie in dit artikel richt zich op de behoeften van grotere kantoren.

Over het algemeen kost een laserkopieerapparaat met scanner en printer u tussen de $ 150 (alleen in zwart en wit) en $ 500 (snel en met hoogwaardige kleuren).
Inktkopieerapparaten kunnen slechts $ 60 kosten, zelfs die met kleuropties. Ze kunnen echter twee of drie keer meer kosten in hun werking dan laser-fotokopieerapparaten. Verwacht 20 cent per pagina in zwart-wit te betalen.

Ken de basisprincipes Hoewel er nog steeds enkele soorten fotokopieerapparaten op de markt zijn, hebben bijna alle bedrijven geen problemen bij het kiezen van de optie die ze nodig hebben:

kopieermachines laser Ze zijn de snelste en goedkoopste om op de lange termijn te bedienen. Het wordt niet aangeraden om kopieerapparaten te gebruiken van inkt voor zaken.

kopieermachines digitaal ze zijn veel handiger en gebruikelijker dan fotokopieerapparaten analoog oud.

kopieermachines met kleur optie ze zijn veel duurder en bederven vaker dan fotokopieerapparaten zwart en wit. Als u soms alleen kleurendocumenten nodig heeft, overweeg dan een fotokopieerapparaat bastaard goedkoper.

Overweeg een multifunctioneel apparaat. Bijna alle moderne fotokopieerapparaten zijn ook printers en sommige kunnen ook documenten scannen en faxen. Vergelijk de voor- en nadelen van een "multifunctioneel apparaat" met een eenvoudig fotokopieerapparaat en andere machines:

Over het algemeen is een enkel apparaat goedkoper dan machines afzonderlijk, ervan uitgaande dat u elke functie nodig heeft.

Het gebruik van veel machines vermindert de impact van een storing.

Grote kantoren moeten verschillende machines gebruiken om de wachttijd van een enkele machine te vermijden.

Schat een groot aantal kopieën per maand in. Het aanpassen van het kopieerapparaat aan uw behoeften zal u geld besparen, vertragingen vermijden en zelfs de frequentie van schade verminderen. Voer deze essentiële stap als volgt uit:

Controleer uw records van kopieën, bij voorkeur van de laatste 6 tot 12 maanden. Als u geen eerdere facturen hebt, vraagt u naar uw huidige kopieerservice. Deze moeten veel gemaakte kopieën bevatten.

Zoek het gemiddelde van kopieën gemaakt per maand.

Vermenigvuldig 1,2 of zeker 1,5 of als uw berekening onzeker is. Dit geeft u een voorbehoud tegen toename van gebruik en tegen misleidende reclame. Zoek naar een fotokopieerapparaat met een maandelijks volume dat iets hoger is dan het cijfer dat u hebt berekend.

Kijk naar de snelheid van het fotokopieerapparaat. Onderzoek de snelheid van het afdrukken, maar ga er niet vanuit dat het feit dat je sneller bent, beter zal zijn. Kopieerapparaten die gedurende lange tijd niet werken, hebben meestal meer defecten. Zorg voor een goede balans tussen wachttijden en de goede staat van het fotokopieerapparaat met deze geschatte industriële richtlijnen:

Tussen 11 en 20 pagina`s per minuut ("Segment 1"): aanbevolen voor thuiskantoren of zeer kleine kantoren.

Tussen 21 en 30 ppm (S2): bijna alle kleine kantoren met 6.000 exemplaren of minder per maand. Houd er rekening mee dat deze "langzame" snelheid nog elke twee of drie seconden een pagina kopieert.

Tussen 31 en 44 ppm (S3): voor kleine tot middelgrote kantoren (tot 12.000 exemplaren per maand). Gebruik dit segment of een hoger segment als u het fotokopieerapparaat op het kantoornetwerk wilt aansluiten.

Tussen 45 en 69 ppm (S4): voor middelgrote tot grote kantoren. Over het algemeen is dit alleen nodig bij advocatenkantoren, accountantskantoren en andere kantoren met hoge pieken van kopieën en constant en beladen gebruik.

Tussen 70 en 90 ppm (S5): kantoren met extreme behoeften aan kopieën of mensen die een tijdelijke huur nodig hebben voor een oplage.

Onderzoek informatie over afwerkingsfuncties. Bijna alle fotokopieerapparaten bestellen automatisch documenten met meerdere pagina`s. Extra functies kunnen bij het fotokopieerapparaat komen of in een extra eenheid van "afwerkingsfuncties". Onderzoek het volgende:

Het aantal intervallen (hoeveel verschillende documenten u tegelijkertijd kunt bestellen)

De capaciteit van elk interval (het aantal voltooide pagina`s dat kan worden opgeslagen)

Kunt u documenten automatisch nieten of perforeren? Dit kan van vitaal belang zijn in kantoren met hoge oplagen van documenten met meerdere pagina`s.

Beëindig uw onderzoek. Bekijk het volgende voordat u een definitieve beslissing neemt:

Kan het fotokopieerapparaat dubbelzijdig worden afgedrukt (de mogelijkheid om op beide zijden van de pagina af te drukken)?

Hoeveel kan het fotokopieerapparaat een document verkleinen of verlengen?

Als u niet-standaard papierformaten gebruikt, accepteert het fotokopieerapparaat deze dan?

Bijna alle fotokopieerapparaten met een hoogwaardige kleurenoptie hebben een ingebouwde Raster Image Processor (RIP). Als de jouwe dat niet heeft, moet je misschien een externe kopen.

Hoe lang duurde het eerste exemplaar (de tijd om het eerste exemplaar af te drukken)? Als uw kantoor gewoonlijk maar één exemplaar neemt, is dit een belangrijke statistiek.

Deel 2

Leasecontracten of -diensten

Huur een kopieerapparaat om het op korte termijn te gebruiken. De huurcontracten zijn eenvoudig: u betaalt elke maand een bepaald bedrag, waarna u het kopieerapparaat terugstuurt als u klaar bent. Dit is de slechtste service voor de waarde van uw geld, dus het is meestal gereserveerd voor bedrijven met een plotselinge toename van hun kopieerbehoeften.

Vermijd complexe huurcontracten met extra kosten. U moet een service vinden met een vast tarief en zonder complicaties.

Koop het fotokopieerapparaat indien mogelijk direct. Dit vereist meer geld op het moment van aankoop. U moet er zeker van zijn dat u dit kopieerapparaat langer dan een paar jaar zult gebruiken. Als u over de middelen beschikt, zijn er twee belangrijke voordelen in deze tactiek:

U kunt de uitgave in een fiscaal jaar annuleren, waardoor u op korte termijn een financieel voordeel zou kunnen hebben. Raadpleeg een belastingadvocaat.

U hoeft niet vast te zitten onder een leaseovereenkomst, wat u een beetje geld kan besparen als u later de kopieermachines gaat vervangen.

Overweeg een gebruikt fotokopieerapparaat te kopen. Over het algemeen kost een gebruikt fotokopieerapparaat 1/5 van de prijs van een nieuw exemplaar. Als u een nieuw bedrijf start en niet weet welk volume kopieën u nodig heeft, is dit het laagste beleggingsrisico. Vraag naar de "kopie-account" van het kopieerapparaat of het aantal exemplaren dat wordt afgedrukt. Een printer van hoge kwaliteit met een snelheid van 45 tot meer pagina`s per minuut kan goed zijn voor 15 of 20 miljoen exemplaren. Een langzamere, oudere en lagere kwaliteit printer kan na 1 tot 5 miljoen verslechteren.

Lees de huurovereenkomst zorgvuldig door. Leasing is een veel voorkomend tussenpunt tussen kopen en huren. Betaal een maandelijks bedrag om het kopieerapparaat te gebruiken van één tot vijf jaar. Aan het einde van deze periode hebt u de mogelijkheid om het permanent te kopen. Het is erg moeilijk om te ontsnappen aan huurovereenkomsten als je ze eenmaal hebt ondertekend, dus lees ze goed.

Over het algemeen kosten huurovereenkomsten gebaseerd op eerlijke marktwaarde (FMV) tussen $ 100 en $ 650 per maand, op basis van de kwaliteit van het fotokopieerapparaat. Als het klaar is stelt de bank een prijs in voor het fotokopieerapparaat op basis van de huidige marktwaarde.

Met financiële lease-overeenkomsten kunt u het fotokopieerapparaat kopen voor $ 1 aan het einde van de huurovereenkomst. In wezen is dit een aankoop in termijnen, met hogere maandelijkse kosten.

Als u een nieuwe onderneming heeft, moet de eigenaar mogelijk een persoonlijke garantie ondertekenen. Dit betekent dat de eigenaar de lease-kosten uit eigen zak moet betalen als het bedrijf dit niet kan doen.

Ontvang een afzonderlijk servicecontract. Om geld te besparen, blijf weg van overeenkomsten met leasepakketten plus service. In plaats daarvan een ander bedrijf inhuren om uw fotokopieerapparaat uitgerust en gerepareerd te houden. Controleer het servicecontract om de volgende informatie te kennen:

Zoek de kosten van de service per exemplaar. Vermenigvuldig dit met uw maandelijkse aantal exemplaren om de maandelijkse kosten te vinden.

Zoek de minimale maandelijkse kosten. Tijdens de lagere maanden betaalt u mogelijk deze vergoeding in plaats van de service per exemplaar. Bereken de extra kosten op basis van de laatste twaalf maanden van het volume van de kopieën.

Idealiter zou je moeten zoeken naar een maximale responstijd van vier uur voor noodreparaties.

Als uw kantoor buiten de normale werkuren werkt, zorg er dan voor dat de noodreparaties op die momenten worden behandeld.

tips

Koop fotokopieerapparaten van gerenommeerde en vertrouwde bedrijven. Zoek indien mogelijk naar getuigenissen en opmerkingen van derden.
Vraag het IT-personeel om de netwerkverbinding van de printer te beveiligen en ongeoorloofde toegang te blokkeren.

Delen op sociale netwerken:

Verwant