Hoe georganiseerd te worden op het werk

Bepaal wat uw productiviteitstijden zijn. Sommige mensen zijn `s morgens efficiënter en anderen voelen paniek als ze alleen aan deze uren denken. U hebt waarschijnlijk een idee van de uren van de dag waarop u het meest productief bent. U kunt de voorkeur geven aan middagen, ochtenden, lunchtijd of de momenten vóór of na de ingewikkeldste uren van de werkdag - profiteer in elk geval van deze uren om uw productiviteit ten volle te verhogen.

Bepaal de prioriteit van uw taken. We weten allemaal dat sommige taken belangrijker zijn dan andere - maar we kennen ze niet altijd de prioriteit toe die ze verdienen. Om deze reden moet u een classificatiesysteem ontwikkelen waarin u de belangrijke taken signaleert, die oprecht en flexibel moeten zijn. Gebruik herinneringen met een digitale kalender of door aantekeningen op uw computer of bureau te plakken. Besteed meer tijd en energie aan de activiteiten op uw lijst die een hogere prioriteit hebben. Onder hen hebben we taken die een specifieke tijd vereisen, zoals die die aan het einde van de werkdag of de volgende dag moeten zijn voltooid. Ook zou je prioriteit kunnen zijn om te reageren op klanten, bazen of iedereen die de rekeningen betaalt. Het is ook altijd goed om te raadplegen als u niet zeker bent van de delicaatheid of het belang van een taak.

Voer de snelle taken onmiddellijk uit. Het is niet nodig om een ​​prioriteit toe te wijzen en alle taken in te plannen om deze in de toekomst te voltooien. Sommige taken kunnen worden voltooid op bijna hetzelfde moment dat u ze moet plannen of plannen. Als dat zo is, en u kunt deze taken meteen uitvoeren, doe ze dan zoals u wilt! Je stopt ook met het uitstellen van de snelle taken als je ze meteen doet.

Organiseer alle rommel en werkmaterialen. Uw bureau kan heel gemakkelijk rommelig worden, wat uiteraard een obstakel zal zijn voor uw organisatie. Sommige mensen hebben zelfs een beleid om met een schoon bureau te werken. Dit is niet absoluut noodzakelijk - u kunt echter wel stappen ondernemen om uw werkruimte te wissen.

Plan uw activiteiten en afspraken. Sommige mensen plannen alleen vergaderingen op hun lijst met dingen om te doen, maar houden geen rekening met de activiteiten. Als u de belangrijkste taken plant, naast afspraken, kan dit handig zijn. Je kunt ook je dagen groeperen, bijvoorbeeld door vergaderingen alleen op dinsdagen en donderdagen bij te wonen. Je moet ook wat vrije momenten meenemen in je schema, zodat je een tijd van ontspanning kunt doorbrengen of alles kunt aanpassen dat onverwacht opduikt.

Archiveer uw e-mails. Archiveer de mappen en markeer de e-mails om hiervan te profiteren, in plaats van dat de berichten zich ophopen in je inbox. U kunt bijvoorbeeld profiteren als u Outlook-mappen en -submappen of -labels en meerdere Gmail-trays gebruikt. Als u bijvoorbeeld een journalist bent, kunt u mappen hebben met de naam actuele verhalen, toekomstige verhalen, oude verhalen, interviews en bronnen, en presentaties en ideeën.

Gebruik andere soorten communicatie, als deze voor meer effectiviteit zorgen. Soms kan een kort telefoontje hetzelfde resultaat hebben als een uitwisseling van 10 e-mails. In dit geval moet u bellen! Soms is het beter om te bellen als u weet dat een e-mailuitwisseling een gesprek genereert of een aanzienlijke hoeveelheid e-mail bevat. Meestal kun je meer details krijgen via de telefoon en tegelijkertijd de andere persoon en je zult geen lange e-mails hoeven te schrijven die tijd kosten. U kunt zelfs een e-mail sturen naar een collega die zegt: "Ik wil u veel vragen over dit onderwerp stellen. Misschien is het beter dat we praten via de telefoon. Kan ik je binnen 5 seconden bellen? `

Onderbrekingen verminderen Strategische pauzes zijn nuttig, wat niet het geval is met onderbrekingen tijdens werkuren. Onderbrekingen kunnen ervoor zorgen dat je langzamer werkt, je werkratio vernietigt en ervoor zorgt dat je je gedachten kwijtraakt. Daarom, als u weet dat u het erg druk zult hebben, gebruikt u berichten en voicemails die aangeven dat u niet beschikbaar bent. Naast het gebruik van deze hulpmiddelen wanneer u niet op kantoor bent, kunt u ze ook gebruiken als u het te druk hebt. Veel mensen hebben een "open deurbeleid", maar in werkelijkheid hoeft uw deur niet altijd open te staan. Je kunt zelfs een vriendelijk bericht op de deur plaatsen met de melding "Bezig met conferentiegesprek" of "Ik ben bezig, kom later terug of stuur een e-mail".

Gebruik de cloud. Het is de moeite waard rekening te houden met cloud computing, omdat het goedkoper, uitbreidbaar en efficiënt kan zijn en gemakkelijker kan worden bijgewerkt. De inhoud die zich in de cloud bevindt, is vrij nuttig, omdat u hier toegang toe hebt via al uw apparaten: computers, tablets, smartphones, enz. Ook kan cloudopslag nuttig zijn als primaire of secundaire vorm van digitale ondersteuning. Raadpleeg uw IT-beheerder of softwareleverancier, aangezien u waarschijnlijk een vrije hoeveelheid ruimte in de cloud heeft, of tegen een kleine jaarlijkse vergoeding.

Gebruik online markers. De belangrijkste zoekmachines op internet hebben bladwijzers waar u uw favoriete webpagina`s of diegene die u vaker bezoekt kunt opslaan en organiseren, zodat u ze snel en gemakkelijk kunt openen. Maak er gebruik van om belangrijke pagina`s te onthouden waar u meer te weten kunt komen over nieuws- of branche-updates.

Maak een planning of een planning voor uw activiteiten. Gelukkig hoef je in de meeste banen niet elke minuut van je dag in te plannen. U kunt echter gefocust blijven als u een basisschema van belangrijke momenten en de belangrijkste taken en gebeurtenissen van de dag volgt.

Gebruik een timer-applicatie, een stopwatch of een wekker. Bij spaarzaam gebruik kunnen deze hulpmiddelen effectief zijn. Sommige mensen geven er de voorkeur aan om hun alarmen gedurende 10, 15 of 30 minuten door te geven, en ontvangen dus een voorafgaande melding of hebben een extra tijd voordat ze een activiteit uitvoeren. U kunt ook herinneringsalarmen instellen.

Stel activiteiten niet uit. Bepaal of het absoluut noodzakelijk is of dat je alleen maar dingen uitstelt. Als je bedenkt dat dit het laatste is, stel het niet uit, je moet voor alles klaar zijn! Als u echter een hele activiteit of een deel ervan moet uitstellen, moet u onthouden waar u verblijft en deze opnieuw programmeren met concrete plannen. Op dezelfde manier zou je een noodplan kunnen uitwerken. Als u bijvoorbeeld een vergadering persoonlijk moet annuleren, kunt u dit telefonisch of via een videoconferentie doen.

Slaap beter. Als u niet genoeg slaapt, kunt u zich de volgende dag duizelig, moe of lethargisch voelen, wat uw planning en uw werkefficiëntie negatief kan beïnvloeden. Slaap `s nachts tussen 7 en 8 uur, zonder onderbrekingen.

Vergelijk jezelf niet met je collega`s. De meeste functies van uw collega`s verschillen van die van u en elke persoon gebruikt verschillende organisatiemethoden die geschikt zijn voor hen. Een methode kan geschikt en effectief zijn voor een collega, maar deze is misschien niet de meest geschikte voor u, of omgekeerd.