Hoe schrijf je een brief met een verzoek om terugbetaling?

Als u niet tevreden bent met een defect product, met de levering van een verkeerd product of met een beschadigd product en een restitutie wilt aanvragen, kunt u een claimbrief schrijven om de situatie op te lossen. Vaak is een directe brief die duidelijk het probleem uitdrukt en wat het bedrijf kan doen om het probleem op te lossen veel effectiever dan klagen bij een medewerker van de klantenservice.

Inhoud

Stappen

Deel 1verzamel de nodige informatie
Deel 2schrijf de brief
Deel 3krijg de resultaten die je wilt

Tips

stappen

Deel 1
Verzamel de nodige informatie

Bepaal je doel Wat kan het bedrijf doen om de situatie recht te zetten? Bent u verplicht om dit te verhelpen door een teruggave te doen, het product te vervangen door een nieuw exemplaar of een andere dienst te verlenen? Zorg ervoor dat uw klacht legitiem is voordat u de brief schrijft.

Zorg ervoor dat u controleert welke garantie het specifieke product heeft. Als u bijvoorbeeld het product hebt beschadigd maar wel een garantie hebt, krijgt u mogelijk nog steeds een vergoeding of krijgt u een nieuw product. Aan de andere kant, als u verantwoordelijk bent voor de schade (bijvoorbeeld als u het product op de grond laat vallen) en het product geen garantie heeft, moet u het mogelijk als een verlies beschouwen.
Als het product dat u niet tevreden bent met de vereiste montage (zoals in het geval van meubels), controleer dan of u alle instructies hebt gevolgd. In sommige gevallen heb je misschien een stap overgeslagen en jezelf niet bewapend. U kunt ook het klantenservicenummer bellen om hier hulp bij te vragen.
Als een product als zodanig wordt verkocht, zal het moeilijk of bijna onmogelijk zijn om een terugbetaling te verkrijgen, aangezien de klant alle risico`s op zich neemt die de aankoop van een product van dit type met zich mee zouden kunnen brengen.

Titel afbeelding Determine Assets in Accounting Step 7

Ontdek wie u moet contacteren. Nadat u hebt vastgesteld dat een claimbrief noodzakelijk is, moet u weten aan wie u dit moet richten. Als er een specifieke persoon of afdeling is die is gespecialiseerd in claims, moet u ervoor zorgen dat u de brief naar hen verzendt zodat ze snel uw probleem kunnen oplossen.

Als u een restitutie aanvraagt van een groot bedrijf, belt u eerst de klantenservice en drukt u uw probleem uit. Als u uw claim niet naar tevredenheid kunt beantwoorden, vraag dan om de naam en het postadres van de persoon of afdeling aan wie u de brief zou moeten sturen.

Als u met een kleiner bedrijf of een kleinere winkel te maken hebt, zoek dan naar uw contactgegevens op de bon of bestelling. Stuur de brief naar de persoon of het adres op de bon. Als er geen informatie op de bon staat, belt u de winkel of zoekt u op de website naar informatie over teruggaven en teruggaven.

Als u op zoek bent naar contactgegevens online, vindt u meestal een klantenservicenummer onderaan de pagina of door te klikken op de link die zegt "Neem contact met ons op" of "Contact informatie". Websites hebben meestal ook een zoekbalk bovenaan, waar u kunt zoeken "klantenservice" of "contact informatie".

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 3

Verzamel je materialen. Om de kans te vergroten dat uw probleem op de juiste manier wordt aangepakt, verzamelt u zoveel mogelijk documentatie om het samen met de brief op te nemen.

Voorzie kopieën van alle ontvangstbewijzen, facturen, inkooporders of andere ondersteunende documentatie. De documenten moeten de datum van aankoop, de kosten van het product of de dienst en de betalingsinformatie bevatten.

Als u al met een medewerker van de klantenservice hebt gesproken en uw probleem niet kon oplossen, noteer dan zijn naam en de datum en tijd van de oproep. Vervolgens kunt u deze informatie in de brief opnemen als bewijs dat u hebt geprobeerd de situatie zelf op te lossen, maar dat u een claimbrief moest gebruiken.

Deel 2
Schrijf de brief

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 4

Lees voorbeeldbrieven. Het lezen van voorbeelden van klachtenbrieven geeft u een idee van het formaat dat u aan de uwe moet geven en ook van de overtuigende uitdrukkingen die u in uw voordeel kunt gebruiken.

U kunt zoeken naar voorbeeldbrieven op internet. Hieronder vindt u een voorbeeld, maar vergeet niet dat dit slechts een sjabloon is en dat u in uw brief uw specifieke situatie moet beschrijven.

Adres en datum afzender
Met wie komt het overeen:
Ik schrijf over de lamp die ik via je website heb gekocht. Ik heb eerder andere artikelen gekocht via uw website en ben altijd tevreden geweest met uw onmiddellijke verzending en de kwaliteit van de producten. Toen ik dit verzoek ontving, merkte ik echter dat de lamp geen ondersteuning had en daarom kon ik deze niet correct installeren. Ik wil graag een teruggave van het totale bedrag aanvragen of een vervanging voor een lamp die wel werkt. Ik heb eerder via hun website andere producten gekocht en was tot nu toe nooit ontevreden. Ik stuur het aankoopbewijs bijgevoegd. Ik vertrouw erop dat u deze kwestie zo snel mogelijk zult behandelen. Heel erg bedankt voor je tijd.
Met vriendelijke groet,
Juan Pérez

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 5

Begin met het positieve. Zelfs als je boos bent, zou je de brief met een positieve toon moeten beginnen. U kunt vermelden dat u een loyale klant bent of dat u hun diensten altijd op prijs hebt gesteld. Woede neigt averechts te werken, terwijl de verborgen dreiging om een trouwe klant te verliezen vaak bedrijven motiveert om claims aan te pakken.

Een benadering kan die zijn van "roemt gearomatiseerde kritiek" of prijs ze eerst en dan klagen. U kunt de brief bijvoorbeeld starten door te zeggen: "Als klant van je levenslange onderneming ben ik meestal tevreden over je diensten. Helaas kan ik in dit geval niet hetzelfde zeggen, omdat de laatste service die ik ontving uiterst onbevredigend was".

Als dit de eerste keer is dat u zaken doet met dat bedrijf, kunt u beginnen met het noemen van een positief aspect van het product of de service of uw enthousiasme benadrukken. Een voorbeeld kan zijn "Hij was opgewonden om zijn diensten te proberen" of "Verschillende vrienden hebben me hun product aanbevolen, maar uiteindelijk was ik teleurgesteld".

Titel afbeelding Write a Letter Vraag om een terugbetaling Stap 6

Geef de belangrijke details op. Deze stap is vooral belangrijk als u een brief gaat schrijven naar een groter bedrijf waar het moeilijk kan zijn om de betreffende transactie te identificeren. Belangrijke informatie omvat bestelnummers, identificatie- of klantnummers en de namen van mensen met wie u hebt gesproken.

Bewaar alle kassabonnen, e-mails en ander bewijs van uw interacties, aangezien het mogelijk is dat het bedrijf hen vraagt tijdens het proces van het adresseren van uw claim. Telkens wanneer u met een medewerker van de klantenservice spreekt, dient u naar zijn naam te vragen en deze op te schrijven, zodat u ernaar kunt verwijzen als bewijs van de stappen die u hebt genomen voordat u de brief schreef.

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 7

Druk uw claim duidelijk en beknopt uit. Geef details over uw ontevredenheid over de aankoop of over de ervaring in het algemeen. Schrijf over onverwachte problemen of schade aan de koopwaar.

Stel bijvoorbeeld in plaats van alleen te verklaren dat u een beschadigd artikel hebt ontvangen, leg precies uit wat de schade is en maak duidelijk waarom u niet verantwoordelijk bent voor hen. Op deze manier vermijdt u elke poging van het bedrijf om u de schuld te geven van de schade.

Dit is een voorbeeldbeschrijving: "Toen ik het pakket met het product opende, ontdekte ik dat de stukjes waren gebroken, omdat het pakket geen polystyreen of ander verpakkingsmateriaal bevatte om het product tijdens verzending te beschermen".

Als u beweert een product niet te hebben ontvangen of een onvolledige service te hebben ontvangen, voegt u details toe die duidelijk maken waarom het de verantwoordelijkheid van het bedrijf is. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik kreeg te horen dat ik vanmiddag tot 18.00 uur thuis zou zijn, maar de werkers kwamen nooit en ik werd nog steeds voor de dienst in rekening gebracht. Ik zou niet moeten betalen voor een dienst die ik nooit heb ontvangen".

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 8

Geef op wat je wilt Geef duidelijk aan of u een terugbetaling wilt, een vervanging voor een nieuw product of iets anders dat u als een adequate vergoeding beschouwt. Als u uw verwachtingen duidelijk maakt, weet het bedrijf wat het kan doen om u tevreden te stellen.

Bij het schrijven van brieven over hun ontevredenheid over een product of dienst, vergeten veel mensen dat zij om specifieke compensatie moeten vragen. Vergeet niet dat het uw doel is om compensatie te ontvangen, niet alleen om te luchten.

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 9

Bepaal een tijdsperiode waarbinnen u op een antwoord zult wachten. Houd er rekening mee dat sommige bedrijven meer tijd nodig hebben om te reageren, vooral als het kleinere bedrijven zijn die geen specifieke afdeling hebben om de claims af te handelen.

Sommige grotere bedrijven hebben op hun website beleid dat aangeeft hoe lang u moet wachten om een reactie te ontvangen. Als u deze informatie echter niet kunt vinden, kunt u de klantenservice of de eigenaars van het bedrijf bellen (als het een kleiner bedrijf betreft). Als u met niemand in contact kunt komen, ligt de gemiddelde wachttijd tussen 2 weken en een maand.

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 10

Sluit de brief af met de belangrijkste punten. U moet de brief afsluiten door het kort te herhalen en uw interesse opnieuw te benadrukken om tot een oplossing te komen die voor beide partijen bevredigend is. Houd de brief zo direct en kort mogelijk (een pagina is ideaal), omdat bedrijven de neiging hebben brieven te lang te negeren.

Gebruik de wet in uw voordeel. Een manier om de brief af te ronden is om het bedrijf eraan te herinneren dat u als consument rechten heeft. Een van de meest erkende rechten van de consument is het recht om te worden gehoord, wat betekent dat het bedrijf moet luisteren naar uw zorgen en belangen. Door het bedrijf eraan te herinneren dat de wet aan uw kant staat, moedigen zij hen aan om uw claim op een snelle en bevredigende manier te behandelen om een mogelijk juridisch conflict te voorkomen.

Een mogelijke conclusie is: "Omdat ik een nieuw item in slechte staat heb ontvangen, wat niet mijn schuld was, hoop ik een terugbetaling van het totale bedrag te ontvangen. Als consument heb ik het recht om te ontvangen wat ik heb gekocht onder bedrijfsomstandigheden en als dit niet gebeurt, heb ik recht op volledige terugbetaling van de betaling".

Titel afbeelding Write a Letter Een terugbetaling vragen Stap 11

Zorg ervoor dat u al uw contactgegevens opneemt. Het is van cruciaal belang om de brief te dateren en een afzenderadres op te nemen, samen met rekeningnummers en andere nuttige informatie. Als u niet voldoende informatie verstrekt, kan het bedrijf u niet antwoorden.

Schrijf bij het ondertekenen van de brief uw telefoonnummer, e-mailadres en postadres onder uw naam. Op deze manier heeft het bedrijf geen excuus om niet op de meest geschikte manier met u te communiceren.

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 12

Formatteer de brief volgens de richtlijnen van de formele brieven. Formele brieven bevatten contactgegevens en een formele begroeting en hebben een professionele toon.

Aan het einde van de brief, schrijf "aandachtig", "Met vriendelijke groet" of iets dergelijks formeels voordat je je naam schrijft.

Voeg geen postscript toe, omdat deze meestal alleen geschikt zijn voor informele brieven. Bovendien moet u al alle relevante informatie in de hoofdtekst van de brief hebben opgenomen, dus een postscript moet niet nodig zijn.

Deel 3
Krijg de resultaten die je wilt

Titel afbeelding Sue for Trespass Step 6

Laat niet veel tijd verstrijken voordat je de brief schrijft. Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans dat het bedrijf uw claim zal behandelen. Schrijf de brief en verzend deze zodra u besluit dat u niet tevreden bent met de transactie of levering van de producten of services.

Titel afbeelding Write a Letter Een terugbetaling vragen Stap 14

Bewaar een kopie van de brief en alle informatie die u naar het bedrijf hebt gestuurd. U kunt dit exemplaar controleren wanneer u met het bedrijf praat om het op te volgen.

Als u wordt beantwoord met een gestandaardiseerde brief, wees dan niet ontmoedigd. Bel in plaats daarvan de klantenservice of de persoon met wie u sprak voordat u de brief schreef om hen te laten weten dat u niet tevreden bent met een gestandaardiseerde reactie en dat u wilt dat ze uw claim opnieuw evalueren. Soms verwachten bedrijven dat klanten opgeven na een gestandaardiseerde reactie, maar als je blijft claimen, nemen ze je probleem serieuzer.

Titel afbeelding Write a Letter Vragen om terugbetaling Stap 15

Blijf hoffelijk en professioneel. Als je niet meteen het gewenste resultaat krijgt, laat je dan niet gefrustreerd raken. Als je sarcastisch of boos bent, wordt de persoon met wie je communiceert, minder bereid om je te helpen het probleem op te lossen.

tips

Als u geen antwoord ontvangt gedurende de periode die u in uw brief hebt aangegeven, belt u het bedrijf. De meeste bedrijven sturen u een ontvangstbevestiging voor uw claim. Als u na twee weken tot een maand nog geen antwoord ontvangt, belt u opnieuw om te controleren of ze uw brief hebben ontvangen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant