Hoe een bestandssysteem op kantoor te vestigen

Weinig dingen zijn belangrijker voor een functionerend kantoor dan een archiefsysteem dat werkt. Of u nu de enige bent die toegang heeft tot de bestanden of deze met anderen deelt, het bestandssysteem dat u selecteert, moet zodanig zijn georganiseerd dat iedereen kan vinden waarnaar hij op zoek is. Als het bestandssysteem moeilijk te gebruiken is, blijven al je papieren achter, uit angst om ze tussen de andere bestanden te verliezen en al snel heb je een stapel papieren op je bureau.

2

Vul je archiefkasten met hangende mappen. De hangende mappen worden niet van hun plaats verwijderd en fungeren als sluitingen voor de enveloppen van manilla die u uit de la wilt halen.

3

Organiseer uw papieren in stapels op categorieën. Als een stapel meer dan 5 cm hoog is, deel deze dan in subcategorieën. Als de batterij te dun is, combineert u deze met een andere batterij en wijzigt u de naam. De namen van de stapels moeten gemakkelijk te bepalen zijn in welke stapel elk stuk papier gaat.

4

Plaats elke stapel in een manilla-map en label deze duidelijk. Het is beter om mappen te gebruiken met tabs die in het midden staan ​​en niet worden gespreid omdat de bestanden er meer geordend uitzien.

5

Plaats de manilla-mappen in de hangende mappen. Voor de meeste bestanden kunt u elke hangende map gebruiken, maar als het dikke bestanden of bestanden zijn die u in subcategorieën gaat verdelen, gebruikt u mappen met de harde bodem. U kunt mappen sorteren zoals u dat wilt, maar de meeste organiseren ze in alfabetische volgorde.

6

Label de hangende mappen met dezelfde namen als de manilla-mappen. Plaats alle plastic tabs aan de linkerkant van de map, tenzij u een zijkast gebruikt. Voor zijladekasten, die van links naar rechts lopen wanneer u de lade opent in plaats van achter naar voren, plaatst u de lipjes aan de rechterkant.

7

Plaats verschillende manilla-mappen en hangende mappen in de buurt van de bestanden, zodat u snel een map kunt toevoegen als u een bestand tegenkomt dat niet thuishoort in de map waarin het zich bevindt. Vermijd mappen die te dik of te dun zijn. U kunt de mappen ook hernoemen en de bestanden opnieuw distribueren als u de noodzaak ziet om alles opnieuw te categoriseren.

8

Aan het einde van het jaar verwijdert u alle mappen, labelt u nieuwe mappen met dezelfde categorienamen en plaatst u de bestanden erin. Controleer de mappen om te zien of je iets moet overbrengen en plaats de rest in je bestand.