Hoe een fax te gebruiken

Als nu zijn goed en faxapparaten niet zo vaak gebruikt, toch zijn ze waardevol apparaten om belangrijke documenten, formulieren en handgeschreven notities te verzenden snel en efficiënt, vooral in kantoren. Faxmachines gebruiken vaste en actieve telefoonlijnen om documenten te verzenden en ontvangen en ze te gebruiken is net zo eenvoudig als het kiezen van een telefoonnummer. Nadat u uw faxmachine goed hebt voorbereid en vertrouwd raakt met de methoden voor het verzenden en ontvangen van een fax, verzendt u moeiteloos documenten.

stappen

Deel 1

2

Sluit de stroombron aan. Sluit het faxapparaat aan op het dichtstbijzijnde stopcontact. Zorg ervoor dat de verbinding stevig is en dat de stekker goed in het stopcontact past. Zodra het faxtoestel op de stroombron is aangesloten, moet u ervoor zorgen dat het uit de buurt blijft van andere dingen.

3

Zet de telefoonlijn vast. Een faxapparaat gebruikt een telefoonlijn om informatie te verzenden en te ontvangen om documenten te maken en af ​​te drukken. Het werkt niet via een telefoonlijn die internet gebruikt. Zorg ervoor dat u een actieve telefoonlijn en een telefoonnummer voor het faxapparaat hebt, zodat u signalen kunt verzenden en ontvangen om de documenten te maken.

4

Sluit de telefoonkabel aan. U moet een standaard telefoonsnoer aansluiten op de telefoonaansluiting van het faxapparaat, die zich meestal op de achterkant van het faxapparaat bevindt. Het andere uiteinde van het snoer moet rechtstreeks op de dichtstbijzijnde telefoonaansluiting op de muur worden bevestigd. Controleer zorgvuldig of de kabel is aangesloten op het apparaat en op de telefoonaansluiting aan de muur.

5

Voeg papier en inkt toe. De fax heeft papier en inkt nodig voor het maken en afdrukken van de documenten die binnenkomen. Zorg dat je deze benodigdheden bij de hand hebt.

6

Controleer de verbinding. Zodra uw faxapparaat is aangesloten en u het papier en de inkt hebt geplaatst, schakelt u het in en controleert u de telefoonverbinding. De verbinding moet beveiligd zijn om het faxapparaat te kunnen gebruiken.

Deel 2

2

Gebruik een presentatieblad. Een presentatiesheet is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat uw document de juiste persoon bereikt. Dit is erg handig wanneer u faxen verzendt naar bedrijven waar meerdere werknemers hetzelfde apparaat gebruiken. Een voorblad dient naam, faxnummer van de ontvanger en de jouwe, uw contactgegevens en het aantal pagina`s dat de ontvanger moet wachten om de fax te ontvangen op te nemen.

3

Bestel documenten op de juiste manier. Zorg ervoor dat u paginanummers toevoegt en plaats de documenten in de volgorde waarin u wilt dat de ontvanger ze ontvangt. U wilt niet dat de ontvanger alle pagina`s in wanorde ontvangt. Dit kan verwarring veroorzaken en kan het doel van het document verstoren. Sorteren en nummeren van de pagina`s staat garant voor een efficiënte overdracht van informatie.

4

Plaats de documenten in de scanner. Voor de meeste faxmachines moet u het document op de scanner plaatsen die op de scanner staat. Er is geen standaardmethode voor alle apparaten. De meeste faxmachines geven de methode aan die moet worden gebruikt met een gemakkelijk leesbaar symbool op de voorkant van het apparaat.

5

Kies het faxnummer van de ontvanger. Op het toetsenblok aan de voorkant van het faxapparaat kiest u het faxnummer van de ontvanger (inclusief het netnummer). Als u een document per fax naar een ander land gaat verzenden, moet u de landcode invoegen. Als er een bedrijfs-nummer dat wordt gebruikt om iemand van buiten het bedrijf (vaak "7" of "9") noemen, moet u het desbetreffende cijfer te controleren voordat het netnummer of land en het faxnummer.

6

Stuur de documenten. Nadat u het nummer hebt gekozen, vragen de meeste faxtoestellen u om op de knop "Verzenden" of "Start" te drukken om het document te verzenden. Let op hoe het bericht wordt verzonden voor het geval er een fout of een papierstoring is. Wanneer de overdracht van het document is voltooid, drukt de fax een voortgangsrapport of een bevestigingspagina af. Als u een foutmelding ontvangt, probeer het document dan opnieuw te verzenden.

Deel 3

2

Controleer de toevoer van papier en inkt. U moet voldoende papier en inkt in het faxapparaat plaatsen. Als u veel documenten per fax ontvangt, moet u deze benodigdheden regelmatig controleren. Anders zou dit kunnen voorkomen dat u een volledig document ontvangt of het aankomen uitstelt.

3

Luister naar de beltoon. Het faxapparaat zal klinken of een kiestoon horen wanneer het een binnenkomend document ontvangt. Het apparaat is geconfigureerd om deze documenten automatisch te verwerken - u hoeft dus op dat moment niets te doen. Druk niet op de knoppen van de machine op dat moment, anders kan de verbinding worden onderbroken of losgekoppeld.

4

Controleer het document. Nadat het faxapparaat het document met succes heeft ontvangen, drukt het de pagina`s af in de volgorde waarin de afzender ze heeft geplaatst. Controleer het presentatieblad om te controleren of u de beoogde ontvanger bent en of alle pagina`s goed zijn verzonden en afgedrukt.

5

Neem contact op met de afzender. Als u wilt bevestigen dat de fax ontvangen of als je bang bent dat je niet alle benodigde informatie hebben ontvangen, kunt u contact op met de afzender via telefoon of e-mail. De contactinformatie kan op het inzendingsformulier staan ​​- controleer daarom deze pagina als u de gegevens van de afzender niet bij de hand hebt.