Hoe een presentielijst maken

Als een kleine ondernemer, kunt u uw werknemers ervoor kiezen om tijd te vellen in plaats van ondertekening af te ronden op een klok, of wilt u misschien uw werknemers op te sporen tijd besteed aan het werken aan verschillende projecten. In plaats van standaardformulieren te gebruiken die niet specifiek zijn voor uw bedrijf, kunt u uw eigen werkblad maken met behulp van een tekstverwerker en een spreadsheetprogramma.

2

Voeg regels toe voor uw werknemers om hun namen in te voeren, de datums waarop de presentielijst staat en andere informatie, zoals de naam van de supervisor.

3

Open uw spreadsheetprogramma. Sommige tekstverwerkers stellen u in staat een spreadsheet in het document te openen en zij bieden u de juiste menu`s om de presentielijst te maken en op te maken.

4

Voer aan de linkerkant van het werkblad de dagen van de week in.

5

Label de bovenkant van elke kolom met de functiecategorieën die u aan uw werknemers betaalt. U kunt bijvoorbeeld normale uren, overwerk, ziekteverlof en vakantie invoeren. Geef de laatste kolom een ​​label met het totale aantal gewerkte uren per dag. U kunt ook afzonderlijke kolommen maken om voltooide werkuren bij specifieke projecten of klanten vast te leggen.

6

Wijs aan het einde van de spreadsheet een rij toe voor de totale gewerkte uren in elke categorie.

7

Voeg, indien gewenst, een rij toe waarmee de werknemer zijn uurtarief voor normale uren, vertrektijden en overuren kan invoeren. Als compensatie is vertrouwelijk en iemand anders dan de balie of supervisor zal het blad te zien, laat u deze rij of instrueren uw medewerkers niet om het te voltooien.

8

Het eindigt met een rij van het totaal aantal uren vermenigvuldigd met het tarief voor elke categorie werk en een cel voor het totaal, wat de brutobetaling van de werknemer zal zijn.

9

Verbeter de weergave van de spreadsheet door vet te gebruiken voor de labels en de labels van de rijen met kleur te arceren.

10

Knip en plak een spreadsheet in het tekstverwerker-document. Met de meeste programmapakketten kunt u de spreadsheet naar het andere document verzenden en de grootte van de spreadsheet verkleinen om deze in te voeren. Als dat niet het geval is, moet u de grootte van de rijen en kolommen aanpassen zodat het werkblad wordt geopend.

11

Neem regels onder de spreadsheet op voor de werknemer en de supervisor om te ondertekenen, waarbij wordt gecontroleerd of de vermelde uren kloppen.

12

Sla het document op en druk het af, maak kopieën en geef het aan uw werknemers. Het kan handig zijn om een ​​gele pen te gebruiken om te schrijven "ORIGINAL" in het originele exemplaar, zodat werknemers het niet gebruiken en u dwingen een ander exemplaar af te drukken.

13

Nodig uw werknemers uit om hun presentielijsten op de computer bij te houden door een kopie te maken van het bestand dat beschikbaar is op uw netwerkserver. Zorg ervoor dat u het originele bestand beschermt, zodat uw werknemers het niet kunnen gebruiken of beschadigen.

14

Gebruik de functie "snelle som" of "automatische som" van de spreadsheet voor het programma om het aantal uren in elke rij en kolom toe te voegen en het resultaat in de rij en kolom van de totalen in te voeren.

15

Maak een formule of functie om het totaal aantal uren van elke werkcategorie te vermenigvuldigen met de snelheid en gebruik de snelle optelling en automatische somfuncties om het wekelijkse totaal te bepalen.

16

Zoek de functie van het werkblad op waarin u de labels en formules van het aanwezigheidsblad kunt beschermen, zodat ze niet kunnen worden bewerkt of verwijderd. Geef op dat deze cellen niet kunnen worden gewijzigd, maar dat uw werknemers de andere cellen kunnen invullen.

17

Plaats de spreadsheet in het tekstverwerkingsdocument en test deze om er zeker van te zijn dat deze automatisch opnieuw wordt berekend zodra de medewerkers het werkproces hebben voltooid.